Ang mga account na pwedeng bayaran, o AP, ay naiuri bilang mga kasalukuyang pananagutan at iniulat sa balanse. Upang isara ang mga libro sa pagtatapos ng buwan at sa katapusan ng taon Mga Bayad sa Account ay dapat na magkakasundo. Ito ay maaaring isang napakalaking account o isang maliit na isa kung ikaw ay isang maliit na negosyo.
Kung ang iyong kumpanya ay gumagamit ng akrual na pamamaraan ng accounting, itinatala nito ang mga gastusin habang nagaganap ito, hindi kapag aktwal na binayaran. Kung ito ang kaso, ang AP account ay malawak na ginagamit. Sa pangkalahatan, ang mga kumpanya ay gumagamit ng isang pangkalahatang ledger balance (kabuuang kabuuan) at isang subsidiary balance (mga detalye ng mga account) upang magrekord ng mga account na pwedeng bayaran.
Kumuha ng balanseng pangkalahatang ledger o kabuuan ng mga account na pwedeng bayaran at ang balanse ng subsidiary ledger o mga detalye ng AP. Ang dalawang rekord na ito ay dapat na magkaparehong halaga upang mapagkasundo ang account.
Gumamit ng isang programa ng spreadsheet upang i-set up ang pagkakasundo ng mga account na pwedeng bayaran. Gamitin ang haligi A upang ipasok ang balanse ng mga account na pwedeng bayaran gaya ng pangkalahatang ledger. Gamitin ang haligi B upang maipasok ang detalyadong balanse ng mga account na pwedeng bayaran. Kung ang dalawang tugma, ang account ay nakipagkasundo. Kung may pagkakaiba sa pakikipagkasundo, mas maraming trabaho ang gagawin bago mo isara ang account.
Suriin ang mga item sa detalye ng mga account o subsidiary na wala sa pangkalahatang ledger. Gayundin, tandaan ang anumang mga item sa pangkalahatang ledger na tinanggal mula sa detalye ng mga account. Magdagdag at ibawas ang mga item na naaangkop mula sa bawat rekord.
Maghanap ng posibleng mga error sa pag-record upang matulungan kang mapagkasundo ang iyong mga account na pwedeng bayaran.
Maghanap ng mga entry na na-post nang direkta sa pangkalahatang ledger at hindi naitala sa subsidiary ledger o mga detalye. Idagdag ang mga entry na ito sa sub ledger side o sa pagkakasundo.
Maghanap ng mga entry sa sub ledger na hindi naitala sa general ledger. Idagdag ang mga halaga sa pangkalahatang hanay na ledger ng pagkakasundo.
Suriin ang mga entry sa mga account na maaaring tanggapin at mga account na maaaring bayaran mga detalye o mga sub ledger. Siguraduhin na ang mga entry ay maayos na naitala bilang mga debit at kredito. Kasama sa karaniwang mga error sa pag-record ang mga kredito sa mga receivable o mga debit upang mag-record ng mga payable.
Suriin ang mga entry sa cash account. Maghanap ng mga kredito at mga debit sa cash sa halip ng mga account na pwedeng bayaran.
Gumawa ng pagsasaayos ng mga entry upang isara ang mga libro kung hindi pa rin pinagkasundo ang account. Kung lumampas ang pagkakaiba sa sukat ng materyalidad ng iyong kumpanya, patuloy na suriin ang lahat ng mga entry hanggang ang mga aklat ay magkasundo.
Mga Tip
-
Isaalang-alang ang pamumuhunan sa isang automated na software ng pag-uusap upang tulungan kang isara ang iyong mga libro nang mas mahusay. Matutulungan ka ng mga programang ito na mahanap ang mga pagkakaiba sa iyong mga libro nang mas mabilis kaysa sa paggamit ng isang manwal na paghahanap.
