Kapag nagpapatakbo ng isang negosyo, mahalaga na sagutin ang mga telepono sa isang propesyonal at magalang na paraan. Ang telepono ay nananatili ang pangunahing paraan ng komunikasyon sa pagitan ng karamihan sa mga negosyo at sa kanilang mga customer. Kung binabasa mo ang mga review ng customer na binuo sa mga negosyo, mapapansin mo na ang mga customer ay may posibilidad na bumuo ng isang pangkalahatang opinyon ng isang kumpanya batay sa kung paano sila ginagamot sa telepono. Gumawa ng mga hatol ang mga kustomer batay sa bilang ng mga singsing bago sumagot ang kanilang mga tawag, kung paano sila tinatanggap sa telepono, kung gaano katagal sila ay hinihintay at kung sila ay nasiyahan sa pagtatapos ng tawag.
Kunin ang telepono bago ang ikatlong singsing. Habang hindi posible ito sa bawat oras, ito ay dapat na pangkalahatang layunin. Tinitingnan ito ng mga customer bilang labag sa propesyon kapag ang kanilang mga tawag ay hindi nasagot kaagad. Kahit na hindi mo makuha ang tawag kaagad, hindi bababa sa batiin ang customer at hilingin sa kanya na humawak ng ilang sandali.
Sagutin ang telepono sa isang propesyonal na paraan. Para sa karamihan ng mga negosyo, ang isang karaniwang pagbati ay pinakamahusay na gumagana, at maaaring gusto mong maglabas ng isang patakaran sa unibersal na kumpanya kung saan ang lahat ng mga tawag sa telepono ay sinasagot sa parehong paraan. Gumamit ng isang simpleng pagbati na kinabibilangan ng pangalan ng kumpanya at nagtatanong kung paano ka matutulungan. Halimbawa, maaari mong sabihin ang isang bagay sa epekto ng, "Magandang gabi at salamat sa pagtawag sa Company XXX. Paano ko matutulungan ka?"
Makinig nang aktibo habang nagsasalita ang customer. Ang mga customer ay nayayamot kapag hindi nila nararamdaman na ang iba ay nagbigay ng pansin sa kanila o sila ay maraming beses na tinanong upang ulitin ang kanilang sinabi. Iwasan ang multitasking habang nasa telepono, at bigyan ang customer ng lahat ng iyong pansin.
Ngiti habang nakikipag-usap ka. Kapag ngumiti ka, nakikita mo ang mas kaaya-aya sa telepono at positibong tumutugon ang mga customer dito. Bukod pa rito, laging manatiling maayang at magalang sa lahat ng oras, kahit na ang customer ay nalulungkot at hindi maayos.
Magsalita nang mabagal at malinaw habang nagpapaliwanag ng mga bagay sa customer. Hindi gusto ng mga customer na madama, tulad ng sinusubukan mong dalhin ang mga ito sa telepono. Mahalaga na magsalita nang dahan-dahan at malinaw habang nagpapaliwanag ka ng napakahabang proseso o nagpapatuloy sa mga patakaran ng kumpanya. Gusto mong lubusan ipaliwanag ang iyong sarili upang ang mga customer na lubos na nauunawaan at hindi iniwan sa anumang mga matagal na katanungan.
