Kung ikaw ay nagho-host ng isang retreat ng korporasyon, convention o iba pang mga espesyal na kaganapan, ang mga nagsasalita ng bisita ay maaaring mag-alok sa iyong mga audience ng mga bagong pananaw at ang benepisyo ng kadalubhasaan. Ang isang checklist ay maaaring makatulong sa ayusin ang mga kaayusan upang ang lahat ay tumatakbo nang maayos. Para sa kapakanan ng organisasyon, hatiin ang checklist sa mga lugar: paglalakbay, pinansya, teknolohiya, ang mga pangangailangan ng address at tagapagsalita. Ang host at speaker ay maaaring lumikha ng mga checklist sa mga kategoryang ito upang matiyak na ang kaganapan ay walang mga komplikasyon.
Mga Arrangement sa Paglalakbay
Ang mga nagsasalita ng bisita, kung binabayaran o boluntaryo, ay karaniwang dapat maglakbay sa pakikipag-usap sa pagsasalita. Maaaring kasangkot ito sa mga pangunahing plano sa paglalakbay, tulad ng airfare at hotel, o simpleng pagsakay sa kotse. Nasa sa organisasyon ng host na gumawa ng mga kaayusan. Alamin kung saan nagmumula ang tagapagsalita, kung anong uri ng transportasyon ang kailangan niya at ang kanyang mga kagustuhan para sa oras ng pagdating at pag-alis.Gayundin, makuha ang impormasyon na may kinalaman sa tagapagsalita, tulad ng petsa ng kapanganakan, na kinakailangan para sa ilang mga booking. Pagkatapos, ang checklist ay dapat kasama ang booking sa paglalakbay - nagbu-book ng isang hotel kung kinakailangan at pag-aayos ng transportasyon sa lupa tulad ng isang kotse. Magdagdag ng tala upang kumpirmahin ang lahat ng mga pag-aayos ilang araw bago ang pakikipag-ugnayan. Ang mga checklist ng nagsasalita ay dapat isama ang pagbibigay ng host sa impormasyon at nagkukumpirma rin ng mga detalye.
Financial Arrangements
Ang mga item sa checklist ng host ay dapat isama ang pagkumpirma na ang pagbayad ay ginawa sa speaker. Kadalasan, ang mga nagsasalita ay binabayaran ng isang bahagi bago ang kaganapan bilang isang uri ng retainer at isang bahagi pagkatapos ng matagumpay na pagkumpleto ng pakikipag-ugnayan. Kung ito ang kaso, gumawa ng dalawang mga item sa checklist upang hindi mo malilimutan. Ang listahan ng pinansiyal na checklist ng nagsasalita ay dapat isama ang pagbibigay ng host sa lahat ng mga kaugnay na detalye, tulad ng address o numero ng account para sa direktang deposito, pati na rin ang nagpapatunay na ang pagbayad ay ginawa.
Mga Pangangailangan sa Teknolohiya
Maraming nagsasalita ng bisita ang gumagamit ng teknolohiya bilang bahagi ng kanilang address. Ang mga nagsasalita ng bisita ay dapat gumawa ng listahan ng lahat ng kailangan nila - kabilang ang mga laptop, overhead projector at screen, cable, pointer, mikropono at iba pa. Ang host ay dapat humiling ng impormasyong ito at magdagdag ng mga praktikal na bagay, tulad ng mga cord ng kapangyarihan, backup na mga laptop at isang teknikal na tao na nasa kamay upang matugunan ang anumang mga problema.
Ang Pagsasalita at Mga Materyales
Ang mga organisasyon ng host ay dapat na gawing malinaw kung ano ang hinahanap nila mula sa tagapagsalita. Maaaring kabilang dito ang isang partikular na paksa upang matugunan, o higit pang mga praktikal na detalye, tulad ng haba ng address. Gumawa ng isang listahan ng lahat ng bagay at ipadala ito sa speaker. Para sa nagsasalita, ang checklist na ito ay dapat isama ang pagtatapos at pag-edit ng address. Dapat ding suriin ng tagapagsalita ang paglikha ng mga duplicate na kopya ng pagsasalita at mga materyal na sumusuporta, tulad ng isang PowerPoint. Ang host at tagapagsalita ay dapat magkasama magkasama upang matukoy kung ang tagapagsalita ay magbibigay ng isang paunang kopya ng address, marahil para sa media o para sa interpreter ng sign language.
Pangangalaga sa Tagapagsalita
Ang seksyong ito ng checklist ay para sa host, hindi ang nagsasalita. Dapat na tratuhin ang iyong tagapagsalita bilang isang VIP para sa kaganapan. Magtalaga ng isang tao na kumilos bilang isang pag-uugnay at handler para sa tagapagsalita, at ibigay ang tagapagsalita ng impormasyon ng contact ng naitalagang tao. Sa araw ng kaganapan, tiyakin na alam ng handler kung saan dapat batiin ang tagapagsalita at magbigay ng anumang kinakailangang mga update sa kaganapan at mahahalagang detalye. Dapat din ipakilala ng handler ang tagapagsalita sa mga mahahalagang tao sa organisasyon. Magdagdag ng mga item sa checklist na tinitiyak ang ginhawa ng tagapagsalita sa panahon ng kaganapan, tulad ng mga bote ng tubig sa plataporma. Panghuli, magdagdag ng mga item sa checklist upang paalalahanan ang iyong sarili upang pasalamatan ang nagsasalita pagkakasunod-sunod ng kaganapan - marahil sa isang sulat-kamay na tala o floral arrangement - at upang tapusin ang anumang pagbabayad.
