Sinuman na gumagawa o namamahala sa isang opisina ay nauunawaan ang kahalagahan ng pagpapanatili ng imbentaryo ng mga supply ng opisina. Walang bagay na nagdudulot ng pag-unlad sa trabaho nang mas mabilis kaysa sa pagtakbo ng mga pangunahing kaalaman tulad ng panulat, toner cartridge, papel at sobre. Sa sandaling mayroon ka ng mga supply sa kamay, mahalaga na subaybayan ang paggasta at paggamit sa pamamagitan ng pagsunod sa ilang mga simpleng patakaran ng pangunahing pamamahala ng imbentaryo.
Gatekeeper
Ang isa sa mga unang patakaran ng mahusay na pamamahala ng imbentaryo ay upang matiyak na mayroon itong tagapamahala. Magtalaga ng isang bantay-pinto. Ang matagumpay na pagpapanatili ng imbentaryo ay nangangahulugan ng pag-alam kung ano ang nasa kamay at kung gaano katagal ito doon, pagtatala ng halaga ng imbentaryo at pagsubaybay kung saan ito napupunta kapag ito ay umalis sa supply area. Kasama sa mga supply sa opisina ang maraming maliliit na bagay na maaaring madaling mawala. Ang imbentaryo ay dapat itago sa isang ligtas na lugar na may access na limitado sa ilang mga pangunahing empleyado. Panatilihin ang isang log ng mga bagay na ibinibigay at pinalitan ang mga item.
FIFO
FIFO ay isang acronym para sa unang in, unang out. Ito ay isang kataga ng accounting para sa pag-uulat ng halaga ng imbentaryo at sinisiguro na ang mga item na binili muna ay ginagamit muna upang ang halaga ay mananatiling tumpak. Ito rin ay isang matalinong paraan upang maiwasan ang imbentaryo mula sa pagiging matanda, lipas o hindi na ginagamit. Ang mga bagay na binili muna ay dapat gamitin muna. Kapag binili ang kapalit na imbentaryo, ilagay ito sa likod ng mas lumang imbentaryo at turuan ang mga empleyado na kumuha ng mga supply mula sa harap. Ang mga bagay na may tinta ay maaaring matuyo, ang papel ay maaaring dilaw at mga bahagi ng kagamitan ay maaaring maging lipas na. Gamitin ang paraan ng FIFO upang bawasan ang basura at panatilihing sariwa ang iyong imbentaryo.
Pagbili ng Pagkuha
Ang pagpapanatili ng isang imbentaryo ng mga supply ng opisina ay nagbibigay sa isang negosyo ng pagkakataon upang bumili ng mas malaking dami, na isinasalin sa pagtitipid ng diskwento. Ang mga pagtitipid na ito ay maipon nang mabilis kapag ang pagbili ng mga pinakasikat na mga item sa bulk. Kung ang pagbili ng lahat ng iyong mga pangangailangan sa supply ng opisina ay iginawad sa isang solong vendor, gamitin ang pagbili ng kapangyarihan upang makipag-ayos ng mga pagtitipid sa mas maliit na mga pagbili pati na rin. Mapakinabangan nang husto ang mga programang gantimpala na inalok ng mga supplier. Ang negosyo ng suplay ng opisina ay mapagkumpitensya, kaya gumamit ng proseso ng pag-bid upang matukoy kung aling kumpanya ang may pinakamahusay na programa para sa iyong mga pangangailangan.
Organisasyon
Ang susi sa matagumpay na pamamahala ng imbentaryo ay nasa organisasyon ng mga supply. Para sa isang sistema na maging mahusay, kailangan ng mga empleyado na ma-access ang kanilang kailangan, kapag kailangan nila ito. Ang mga supply ay dapat na ipinagpaliban gamit ang pinaka ginagamit na mga item sa antas ng mata at madaling maabot. Ang stock na mas kaunting ginamit na mga item sa mas mataas na istante ngunit siguraduhin na hindi sila nakalimutan. Mag-post ng isang listahan ng imbentaryo ng kung ano ang stocked at kung saan ito ay matatagpuan. Panatilihing malinis at maayos ang lugar. Palitan ang mga item na may sapat na lead time upang maiwasang maubusan, lalo na ang mga kritikal na bagay. Tanggalin ang mga lipas na item sa isang regular na batayan.
