May mga oras kung kailan kailangan mong baguhin ang paglalarawan ng trabaho ng isang empleyado o kapag kailangan mong magtalaga ng isang tukoy na gawain sa trabaho sa isang empleyado para sa isang espesyal na proyekto o para sa isang takdang panahon tulad ng panahon ng bakasyon ng isa pang empleyado o pag-iwan ng kawalan. Anuman ang mga pangyayari, ang komunikasyon ay isang mahalagang elemento ng pagtatalaga ng trabaho. Ang komunikasyon ay maaaring gumawa ng pagkakaiba sa pagitan ng mahusay na pagganap at isang hindi kumpletong trabaho.
Tukuyin ang mga dahilan para sa pagtatalaga ng trabaho sa iyong mga empleyado. Ang proseso para sa pagtatalaga ng trabaho ay iba para sa muling pagdidisenyo ng paglalarawan ng trabaho kaysa sa pagtatalaga ng mga tungkulin para sa isang proyekto ng koponan. Muling idisenyo ang paglalarawan ng trabaho ay relatibong madali dahil mayroon kang isang blangko na canvas kung saan upang simulan ang pagtatalaga ng mga tungkulin. Halimbawa, kung kailangan mong magtalaga ng trabaho para sa isang executive assistant, magsagawa ng pananaliksik sa mga tipikal na tungkulin ng isang katulong sa itaas na pamamahala. Sa kabilang banda, kung ang iyong koponan ay nagtatrabaho sa isang partikular na proyekto, alamin kung aling mga gawain ang bahagi ng kabuuang proyekto at tukuyin ang mga mapagkukunang empleyado na magagamit sa iyo.
Imbentaryo ang mga kasanayan, karanasan at kakayahan ng iyong mga empleyado. Bilang karagdagan, tanungin ang mga empleyado tungkol sa kanilang nakaraang karanasan sa trabaho at mga interes sa karera. Ayon sa Women's Media, ang epektibong pagtatalaga ay nangangailangan ng pansin sa hanay ng kasanayang empleyado. Sinasabi nito: "Siguraduhin na ikaw ay nagtatalaga sa isang taong maaaring matagumpay na makumpleto ang gawain sa kamay." Ito ang iyong pagkakataon na mag-udyok ng mga empleyado na gustong magpakita ng kanilang mga kakayahan at mapabuti ang kanilang halaga sa organisasyon.
Magtayo ng isang listahan ng mga takdang-aralin. Gamitin ang iyong pagsusuri sa mga resume, application at input ng empleyado upang matukoy kung sino ang may mga kinakailangang kasanayan upang maisagawa ang trabaho. Kung mayroon kang dalawa o higit pang mga empleyado na parehong kwalipikado at may interes sa pagsasagawa ng parehong trabaho, mag-isip ng isang paraan upang hatiin ang mga responsibilidad upang ang isang empleyado ay hindi napapaboran sa iba.Kung may mga bahagyang pagkakaiba lamang sa mga kwalipikasyon ng empleyado, isaalang-alang ang pagtatalaga sa pinakamahusay na kuwalipikadong empleyado at pagtatalaga ng isang kahalili kung ang isang empleyado lamang ay hindi makukumpleto ang gawain.
Paunlarin ang isang paraan ng komunikasyon na nagpapaliwanag ng nakatalagang trabaho, kinakailangang mga kwalipikasyon at mga inaasahan. Ito ang pinakamahalagang hakbang sa pagtatalaga ng mga tungkulin sa trabaho, kaya kailangang malinaw ang iyong komunikasyon at dapat na tugunan ang bawat elemento ng trabaho. Ang inaasahang mga kinalabasan at mga inaasahan sa trabaho ay bahagi ng iyong mga pamantayan sa pagganap. Ang mga pamantayan ng pagganap ay mga sukat na iyong ginagamit para sa mga pagtatasa ng pagganap. Ang isang standard na pagganap ng sample para sa nakatalagang trabaho ay maaaring "Gamitin ang Microsoft Access sa input 100 mga talaan ng benta bawat linggo na may hindi bababa sa 98 porsiyento katumpakan." Gamit ang halimbawang ito, nagtatalaga ka ng isang bagong gawain pati na rin ang pagtaguyod ng isang standard na pagganap upang isama sa pagtatasa ng pagganap ng empleyado.
Talakayin ang bagong tungkulin sa empleyado. Maging handa upang sagutin ang mga tanong tungkol sa kung paano gampanan ang gawain, mga deadline at kung kanino dapat ituro ng empleyado ang anumang mga tanong tungkol sa takdang-aralin. Ito ay bahagi ng iyong paraan ng komunikasyon. Kailangan mong lubos na maipaliwanag ang gawain, kung bakit mahalaga sa samahan, kung anu-anong mga kasanayan ang kinakailangan at kung paano nakinabang ang empleyado sa pagkuha ng bagong gawain. Ang mga empleyado na interesado sa pag-unlad sa karera o pagpapabuti ng kasanayan ay interesado sa pag-aaral kung paano sila nakikinabang mula sa pagtanggap ng mga bagong responsibilidad.
