Paminsan-minsan, sa dulo ng isang panahon ng accounting maaari kang makatagpo ng isang account na may kakulangan, o negatibong balanse. Ang karamihan sa mga account ay hindi magpapakita ng depisit; sa halip, isang bagong account ang bubuo sa panahon ng accounting. Halimbawa, kung magbayad ang mga customer ng higit sa kung ano ang nautang sa account, ang mga pondo ay ilalaan sa isang account, tulad ng Hindi Natutukoy na Kita, sa halip na magdulot ng Account na Payable account upang makapasok sa kakulangan. Ngunit, kung ang iyong kumpanya ay walang cash sa kamay at labis na na-withdraw ang checking account, ang cash balance ay magpapakita ng kakulangan.
Tukuyin ang balanse ng account sa depisit.
Pumili ng isang pag-uuri para sa account. Ito ay isang asset, o isang bagay na may halaga na pag-aari ng kumpanya; isang pananagutan, o isang halaga na inutang ng kumpanya; o katarungan, na kumakatawan sa interes ng may-ari sa kumpanya.
Magpasok ng isang line item sa balanse sheet para sa account sa depisit. Ilagay ang item sa naaangkop na kategorya: alinman sa mga asset, pananagutan o katarungan.
I-record ang balanse ng account sa alinman sa debit o haligi ng credit. Mag-record ng mga account sa pag-aari na may kakulangan sa haligi ng kredito, at pananagutan o equity account na may kakulangan sa haligi ng debit.
Idagdag ang lahat ng positibong balanse ng account magkasama, at ibawas ang anumang mga kakulangan mula sa kabuuang.
