Ang koordinasyon ng proyekto sa pangkalahatan ay tumutukoy sa pagpaplano at pamamahala ng maraming gawain nang sabay-sabay. Mahalaga ang koordinasyon para sa isang negosyo na nakikitungo sa dalawa o higit pang mga kaugnay na proyekto. Iba-iba ang mga proyekto batay sa mga layunin ng negosyo ngunit maaaring kabilang ang paglulunsad ng isang bagong produkto o pagpapalawak ng mga serbisyo sa mga bagong lugar. Ang isang coordinator ng proyekto ay madalas na mayroong iba't ibang mga tungkulin at responsibilidad, depende sa industriya, laki ng negosyo, at layunin ng proyekto. Halimbawa, ang mga korporasyon ay maaaring magtalaga ng hiwalay na mga coordinator ng proyekto upang mahawakan ang mga pang-internasyonal at pang-internasyonal na mga gawain; samantalang, ang mga maliliit na negosyo ay maaaring maghasik ng mga pangunahing tungkulin ng koordinasyon ng proyekto sa isang tungkulin sa pamamahala. Ang mga coordinator ng proyekto ay maaaring maglingkod bilang mga gumagawa ng desisyon o katulong upang manguna sa mga tagapamahala.
Mga Pangunahing Kaalaman
Ang saklaw ng proyekto (hal., Pagsasama ng mga proyekto sa iba't ibang mga koponan o pag-isipan ang mga alternatibong pagpipilian) at time frame (parehong maikling termino at pangkalahatang deadline) ay kumakatawan sa mga mahahalagang tampok - lalo na ang matagumpay na koordinasyon ay nangangailangan ng pangmatagalang pagpaplano na isinama sa walang tahi na pagpapatupad. Halimbawa, kung ang iyong negosyo ay nagnanais na magbukas ng isang bagong lokasyon, dapat mong tumpak na pag-asam kung gaano katagal ang kinakailangan upang makagawa ng isang tindahan, kumuha ng mga kinakailangang permit, pagbili ng mga kasangkapan o kagamitan, pati na rin ang pag-upa at pagsasanay ng sapat na kawani. Kaya, ang pagkaantala sa pagtanggap ng mga mahahalagang supply ay maaaring makaapekto sa isang buong proyekto, tulad ng pagdaragdag ng dagdag na gastos sa proyekto.
Mga empleyado
Upang mapanatili ang kahusayan, isaalang-alang ang pagtatalaga ng isang tao o isang pangkat ng mga tao upang maglingkod bilang (mga) tagapag-ugnay ng proyekto. Ang mga coordinator ng proyekto ay dapat magkaroon ng matitibay na kasanayan sa paglutas ng problema upang maantigahan at tumugon sa di inaasahang mga pagkaantala o sitwasyon. Higit pa rito, dapat silang makipag-ugnay at makipag-ayos sa iba't ibang uri ng mga tao. Kung ang isang proyekto ay nagsasangkot ng pagtatrabaho sa isang negosyo sa Mexico, dapat na malaman ng mga coordinator na ang kaugalian ng negosyo ay naiiba sa Mexico mula sa Estados Unidos. Kung hindi ka makagagawa ng independiyenteng papel ng tagapag-ugnay ng proyekto, pagkatapos ay ayusin ang mga tungkulin ng proyekto coordinator upang maglingkod bilang isang executive team assistant. Halimbawa, ang isang assistant ng proyekto ay maaaring mag-iskedyul ng mga pagpupulong, maghanda ng mga agenda, at suriin ang pag-unlad sa pangkalahatang layunin ng pagsuporta sa kahusayan sa proyekto.
Software
Isama ang mga program ng software upang madagdagan ang kahusayan, tulad ng pagpapanatili ng mga file ng proyekto at pamahalaan ang mahalagang impormasyon. Para sa ilang mga proyekto, mga spreadsheet, mga graph o mga chart ng pader ay epektibo. Ginagamit mo rin ang mga programa tulad ng Microsoft Excel o Project, o kahit na bumuo ng pagmamay-ari na software. Halimbawa, maaari kang mag-disenyo ng isang programa upang tumuon sa isang mahalagang aspeto, tulad ng kabuuang gastos sa proyekto na natamo o mga isyu sa kontrol sa kalidad. Siguraduhing madaling mapupuntahan ang impormasyon ng proyekto sa mga pangunahing kalahok.
Mga pagsasaalang-alang
Ang ilang mga proyekto ay kasangkot ang mga tao mula sa iba't ibang mga organisasyon o mga negosyo na nagtutulungan upang makamit ang isang katulad na layunin. Patuloy na pag-aralan ang mga panganib sa proyekto, tulad ng kung ang isang miyembro ng koponan ay hindi makakakuha ng permit o maghatid ng mga supply sa oras. Ang koordinasyon sa proyekto ay dapat na magsama ng mga plano ng contingency na maaaring maipatupad nang mabilis kung kinakailangan.
Pamamahala
Karaniwang kasama sa yugto ng koordinasyon ng proyekto ang paglikha ng isang pangkalahatang layunin, pagpaplano ng mga mahahalagang gawain, kasama ang pagsasagawa at pagkontrol sa proyekto. Bumuo ng isang SWOT (lakas, kahinaan, pagkakataon, pagbabanta) o HAKBANG (panlipunan, teknolohikal, pang-ekonomiya, at pampulitika) na pagsusuri sa iba't ibang antas upang pag-aralan ang progreso ng proyekto.
