Ang paglikha ng isang tracking spreadsheet upang i-record ang mga pagtitipid sa gastos at ang pag-iwas sa gastos ay nagbibigay-daan sa iyong organisasyon na mag-ulat nang tumpak sa parehong "matigas" at "malambot" na pagtitipid. Ang mga matipid na savings ay ipinapakita bilang isang mas mababang gastos kung ihahambing sa isang nakaraang taon. Ang malambot na pagtitipid ay hindi masasadya at maaaring kabilang ang pakikipag-ayos ng mas mababang pagtaas sa gastos mula sa isang supplier o "libreng" na pagsasanay na may pagtaas ng rate. Ang pagbubuo ng isang spreadsheet upang subaybayan ang mga pagtitipid ay kritikal sa pagbibigay ng mga insentibo sa mga responsable para sa mga pagbili.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Program ng spreadsheet
-
Mga nakaraang gastos sa pagpapatakbo
-
Kontrata
Mga gastusin sa operating ng grupo sa mga lohikal na kategorya. Ang mga kategorya ay maaaring ayon sa uri, tulad ng pagsasama-sama ng lahat ng mga kagamitan nang sama-sama. Kung maraming mga empleyado ang may pananagutan sa pagbili, gastos sa grupo ng responsableng tao.
I-type ang heading na "Mga Gastusin" sa unang cell ng spreadsheet. Sa ilalim, ipasok ang pangalan ng isang kategorya, pagkatapos ay ilista ang mga pangalan ng gastos sa mga cell sa ibaba. Ulitin para sa bawat kategorya.
Sa susunod na haligi, i-type ang pamagat na "Mga Aktwal" at ang taon. Sa ilalim nito ipasok ang dolyar na ginugol sa cell sa kanan ng bawat pangalan ng gastos. Lagyan ng label ang susunod na hanay na "Mga Pagsasaayos" at ipasok ang anumang mga kontraktwal na pagtaas o pagbaba sa parehong hanay ng gastos kung saan nalalapat ito. Lagyan ng label ang susunod na hanay na "Benchmark" at magpasok ng isang formula upang mag-multiply Aktwal na halaga ng isa kasama ang pag-aayos: (Aktwal * (1 + Pagsasaayos)).
Kilalanin ang dami ng mga item na ginawa noong nakaraang taon at ang nakaplanong produksyon para sa susunod na taon. Sa tuktok ng susunod na hilera, i-type sa "Bawat Unit." Para sa lahat ng mga naaangkop na gastos tulad ng materyal at paggawa, magpasok ng isang formula upang ayusin ang benchmark sa mga bagong dami: (Benchmark / Dami ng Huling Taon * Dami ng Taon na ito).
I-type ang "Aktwal" at ang kasalukuyang taon sa tuktok na hanay ng susunod na haligi at iwanan itong blangko hanggang ang mga halaga ng aktwal na gastos ay kilala. Pamagat ang susunod na hanay na "Pagkakaiba." Para sa bawat gastos, magpasok ng isang formula na pagbabawas ng aktwal na gastos sa taong ito mula sa numero sa haligi ng benchmark.
Pagkatapos ng bawat kategorya, ipasok ang dalawang blangko na linya. Sa unang linya, i-type ang "Subtotal." Sa cell sa tabi nito, i-type ang isang formula upang idagdag ang lahat ng gastos sa kategoryang iyon at kopyahin ito sa lahat ng mga haligi sa spreadsheet. Pagkatapos ng huling kategorya, i-type ang "Kabuuang" sa unang haligi at sa cell sa tabi nito, magpasok ng isang formula upang idagdag ang lahat ng subtotals ng kategorya nang sama-sama. Kopyahin ito sa lahat ng mga haligi sa spreadsheet.
Ipasok ang mga gastos habang ang mga bagong kontrata ay naka-sign o aktwal na mga invoice ay natanggap. Magsingit ng karagdagang mga hanay para sa anumang mga bagong gastos o mag-log ng mga pag-iwas sa gastos sa gastos.
Mga Tip
-
Pagbutihin ang kabuuang pagmamay-ari ng gastos sa pamamagitan ng pagpapasya nang maaga kung paano gagantimpalaan ang mga pagtitipid. Ang mga pangunahing pagpapasya ay kinabibilangan kung ang mga empleyado ay gagantimpalaan sa mga net savings para sa lahat ng kanilang mga gastusin at paghawak ng mga intangible savings na nakakaapekto sa isa pang kategorya. Ang haligi ng pagsasaayos ay maaari ring magamit upang magtakda ng mga layunin. Ang paglalagay sa ninanais na porsyento ng savings para sa bawat kategorya ay lilikha ng mga benchmark na layunin para sa bawat gastos. Siguraduhing isama ang mga pagpapabuti sa proseso na nagreresulta sa mas mababang gastos sa pagpapatakbo o pagbawas sa mga oras ng paggawa.
