Ang departamento ng pagbili sa karamihan ng mga organisasyon ay kritikal dahil ito ay kumakatawan sa isang malaking porsyento ng kabuuang paggastos para sa buong organisasyon at dahil pinapanatili nito ang organisasyon na ibinibigay sa mga kalakal at serbisyo na kinakailangan nito upang gumana. Ang gastos ng mga kawalan ng kakayahan at / o mga depektibong proseso ay maaaring maging napakataas dahil makakaapekto ito sa buong organisasyon. Gayundin ang pagbili ng function ay maaaring lalo na mahina laban sa panloloko dahil ito ay nagsasangkot ng cash disbursements. Ang pagpapatakbo ng pag-audit sa departamento ng pagbili ay maaaring makatulong sa pag-alis ng basura, kawalan ng kakayahan at panloloko kaya pagdaragdag ng halaga sa ilalim ng organisasyon.
Magpatibay ng isang diskarte sa pagtatasa ng panganib sa mga function ng departamento sa pagbili sa halip ng pagtatangkang i-audit ang lahat ng mga function sa isang taunang batayan. Kilalanin ang mga function ng departamento ng pagbili at suriin ang mga panganib na nauugnay sa bawat isa. Ang paggamit ng isang pagtatasa ng panganib ay napakahalaga dahil inilalagay nito ang limitadong panloob na mga mapagkukunang audit sa mga lugar kung saan sila ay pinaka kinakailangan.
Suriin ang istraktura ng panloob na kontrol ng departamento sa pagbili. Gamitin ang pinagsamang balangkas ng COSO para sa pagsusuri. Ang modelo na ito ay makakatulong na ilagay ang mga kontrol sa pananaw at tumulong na maugnay ang mga tiyak na kontrol sa mga partikular na aktibidad sa negosyo.
Magsagawa ng mga pagsubok sa mga kontrol na may kaugnayan sa mataas na panganib na mga aktibidad sa negosyo sa ilalim ng pag-audit.Kumuha o maghanda ng mga mapa ng proseso ng mga kontrol na sinusuri at gumanap ng walk-through ng bawat isa sa mga kontrol na ito upang i-verify kung paano gumagana ang mga ito. Pumili ng isang sample ng data para sa mga aktibidad ng negosyo na siniyasat at subukan para sa pagsunod sa mga kaugnay na mga kontrol.
Pag-aralan ang mga resulta ng pagsubok sa pagkontrol upang makilala ang anumang mga kahinaan o kawalan ng pagkontrol. Dapat malaman ng pamamahala ang mga ganitong uri ng sitwasyon upang ang mga panukalang hakbang ay maaaring gawin sa lalong madaling panahon.
Magsagawa ng mga substantibong pagsusulit sa detalyadong data para sa mga aktibidad ng negosyo sa ilalim ng pag-audit. Ang mga pagsusulit na ito ay dapat magsama ng mga analytical procedure pati na rin ang dokumentasyon ng source ng pagsubok. Dahil ang pagbili ng mga kagawaran na nagsisimula sa pandaraya sa cash disbursements ay isang malaking pag-aalala, ang mga auditor ay dapat magmukhang para sa mga tagapagpahiwatig ng pandaraya at / o mga anomalya sa data bilang bahagi ng mga analytical procedure.
Magsagawa ng isang exit conference kasama ang mga department manager ng pagbili. Magbigay ng isang listahan ng mga natuklasan at mga isyu na kailangang malutas at mga rekomendasyon kung paano malutas ang mga ito. Kung natagpuan ang pandaraya, dapat itong iulat sa itaas na pamamahala sa labas ng departamento ng pagbili. Magbigay ng mga tagapamahala ng departamento sa pagbili ng pagkakataong ipakita ang karagdagang impormasyon at / o katibayan na maaaring magbago sa mga resulta ng pag-audit at magbigay ng isang plano ng pagwawasto ng pagkilos upang lutasin ang natitirang pagsusuri at mga isyu ng audit.
Isulat ang ulat sa pag-audit sa naaangkop na antas ng pamamahala at / o sa board of directors. Isama ang plano ng pagwawasto ng pagkilos mula sa mga tagapamahala ng departamento sa pagbili sa ulat.
