Maraming mga negosyo, parehong malaki at maliit, ay gumagamit ng mga credit card na ibinibigay ng kumpanya bilang isang paraan para sa mga empleyado upang makumpleto ang mga maliliit na pagbili o magbayad para sa iba pang mga gastos na kaugnay sa negosyo. Upang mabawasan ang posibilidad ng maling paggamit, ang mga patakaran na nakatalaga para sa paggamit ng card ay dapat ipaalam sa mga empleyado at sa kanilang mga superbisor. Ang mga patakarang ito ay dapat magtugon sa mga isyu tulad ng naaangkop na paggamit, seguridad, mga limitasyon at mga pamamaraan sa pagsusuri.
Pananagutan ng mga Cardholder
Ang mga empleyado na pinili upang makatanggap ng mga credit card sa negosyo ay dapat na may pananagutan para sa seguridad ng card, pati na rin ang privacy ng impormasyon na may kaugnayan sa kumpanya. Dapat isama ng responsibilidad na ito ang pagsunod sa card sa isang ligtas na lokasyon, pagprotekta sa numero ng personal na pagkakakilanlan ng card at pagsusuri ng mga pahayag para sa mapanlinlang na aktibidad. Ang mga credit card ng kumpanya ay hindi dapat gamitin ng sinuman maliban sa cardholder. Ang nawala o ninakaw na mga kard ay dapat iulat sa issuer ng card at ang kumpanya sa lalong madaling panahon.
Mga Limitasyon sa Paggastos
Dapat na isama ng mga credit card ng kumpanya ang mga limitasyon sa paggasta alinsunod sa mga inaasahang pangangailangan ng empleyado. Ang mga limitasyon na ito ay dapat ipaalam sa empleyado, sa oras ng pagpapalabas, at mahigpit na sinusunod. Dapat tiyakin ng mga empleyado na ang paggamit ay hindi lalampas sa limitasyong ito o may mga limitasyon sa mga parusa o bayad. Ang mga credit card ng kumpanya ay hindi dapat gamitin para sa cash advances.
Pag-uulat ng Paggamit
Ang mga empleyado ay dapat na may pananagutan para sa regular na mga ulat sa paggamit sa itinalagang superbisor.Dapat isama ng mga ulat na ito ang detalyadong paliwanag ng mga indibidwal na singil, orihinal na mga resibo at angkop na mga code ng accounting ng kumpanya. Ang impormasyong ito ay dapat na naka-attach sa naaangkop na buwanang pahayag at isinumite na may sapat na oras upang maiwasan ang mga late payment fees.
Personal na Paggamit
Maliban kung kasama bilang bahagi ng isang empleyado ng bayad sa kabayaran, ang personal na paggamit ng isang credit card ng kumpanya ay hindi dapat pahintulutan. Ang personal na paggamit ay dapat na tinukoy bilang anumang mga singil na hindi direktang may kaugnayan sa pagpapatakbo ng negosyo o mga kaugnay na gastos. Ang personal na paggamit sa isang sitwasyong pang-emergency ay nangangailangan ng karagdagang paliwanag at agarang pagbabayad sa kumpanya.
Paggamit ng Pagsusuri
Ang pagsusuri ng paggamit ng credit card ng empleyado ay dapat na isagawa sa isang regular na batayan. Ang pagsusuri na ito ay dapat na isagawa sa pamamagitan ng kagyat na superbisor ng empleyado at isang miyembro ng departamento ng accounting ng negosyo. Ang superbisor ng empleyado ay dapat na may pananagutan sa pagtukoy ng paggamit kung naaangkop at angkop para sa mga responsibilidad ng trabaho ng empleyado. Dapat tiyakin ng kagawaran ng accounting na ang mga pagbabayad at kredito ay maayos na na-proseso at ang mga limitasyon sa paggamit ay hindi nalampasan.
