Kung ang iyong organisasyon ay may higit sa isang empleyado, at ang mga empleyado ay naglalakbay o gumagawa ng mga pagbili para sa kumpanya sa kanilang mga personal na credit card, kailangan mo ng isang patakaran sa pagbabayad ng credit card.Pinahihintulutan ka ng mga patakaran sa pagbabayad ng credit card upang matukoy kung anong mga gastos ang babayaran, magtakda ng takip sa mga gastusin at ipaalam sa mga empleyado kung paano gumagana ang proseso ng pagbabayad.
Tukuyin Kung Kinakailangan ang Pre-approval
Ang pagbabayad ng mga paggasta ng credit card ng empleyado ay maaaring isang badyet na bangungot kung ang mga human resources at accounting ay walang ideya kung anong uri ng mga singil ang aasahan. Ang pag-apruba ng ilan para sa ilan o lahat ng paggasta ng credit card ay maaaring alisin ang shock shock sa panahon ng pagkakasundo ng mga singil sa pagbabayad ng credit card. Ang mga form ng pahintulot sa paglalakbay o gastos at mga order sa pagbili ay maaaring makatulong sa mga tagapamahala na huminto sa hindi awtorisadong paggasta, habang tinutulungan ang mga mapagkukunan ng tao at accounting na makakuha ng isang ideya ng balangkas ng mga gastos na ibabalik.
Itakda ang Mga Limitasyon sa Paggasta
Ang pagtanggal ng mga reimbursement ng credit card sa pamamagitan ng pagtatakda ng mga limitasyon para sa mga gastusin ay isa pang paraan na maaaring makatulong sa mga patakaran sa pagbabayad ng credit card na maiwasan ang mga problema sa badyet. Ang pagtatakda ng mga limitasyon sa paggastos para sa mga pagkain, hotel at entertainment ay magpapanatili ng mga pagbabayad sa paglalakbay sa tseke, habang ang mga reimbursement para sa mga serbisyo o materyales ay dapat kontrolado sa pamamagitan ng mga order sa pagbili o pre-authorization. Halimbawa, ang mga karaniwang allowance para sa mga pagkain ay maaaring alisin ang pangangailangan ng mga empleyado upang mabuksan ang mga resibo, at makatutulong para sa mga organisasyon na nagproseso ng napakaraming pagbabayad.
Tukuyin Kung Ano ang Naibabalik sa mga Gastos
Ang anumang patakaran sa pagbabayad ng credit card ay dapat na malinaw na tukuyin kung anong mga gastos ang ibabalik. Habang ang mga gastusin sa pagkain, paglalakbay at tuluyan ay karaniwang mga gastos para sa pagsasauli ng nagugol, ang kultura ng kumpanya ay maaaring magdikta ng iba pang mga gastos na nakabatay sa pagbabayad, tulad ng mga gastusin upang aliwin ang mga kliyente, kabilang o hindi kasama ang mga inuming nakalalasing at paglalaba para sa mga pinalawig na biyahe sa negosyo. Dapat tukuyin ng iyong patakaran kung anong mga gastos ang maaaring ibalik, at kung kailan, upang maiwasan ang pag-abuso ng empleyado ng mga gastos sa mga account.
Alamin kung Ano ang Kinakailangang Ibigay ang Pagbabayad
Ang pagbabayad ng mga singil sa credit card ng empleyado ay maaaring mabilis na maging problema sa accounting at human resources kung ang patakaran sa pagbabayad ay hindi tumutukoy kung anong dokumentasyon ang kinakailangan. Habang ang ilang mga kumpanya ay umaasa sa mga indibidwal na resibo, ang iba ay gumagamit ng mga resibo ng e-mail o annotated na mga kopya ng mga pahayag ng credit card, o magtakda ng karaniwang mga allowance para sa karamihan sa mga gastos na maaaring ibalik upang maiwasan ang labis na gawaing isinulat nang buo. Ang dami ng reimbursements na tinatalakay ng iyong organisasyon ay dapat magdikta sa iyong patakaran.
