Para sa maraming tao, ang pag-alaala sa maraming bilang ng mga numero ng telepono ay isang imposibleng gawain. Kapag may isang taong tumatawag sa iyong opisina, kailangan mong magkaroon ng tamang numero sa kamay ngayon, at ang pinakamahusay na paraan upang gawin iyon ay upang panatilihin ang isang direktoryo ng telepono sa opisina. Habang ang mga malalaking tanggapan ay maaaring magkaroon ng kumplikadong mga sistema ng telepono na may mga elektronikong direktoryo, ang karamihan sa mga tanggapan ay hindi nangangailangan ng anumang bagay na ito na masalimuot. Sa napakaliit na pagsisikap, maaari kang lumikha ng isang simpleng direktoryo ng opisina upang ilagay ang lahat ng impormasyong kailangan mo sa iyong mga kamay.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Computer
-
Spreadsheet software o Google Docs account
Lumikha ng isang bagong spreadsheet at pangalanan ito "Direktoryo ng Tanggapan". Ang paggamit ng isang spreadsheet ay isang madaling paraan upang mag-set up ng isang direktoryo ng telepono para sa isang opisina na hindi sapat na malaki upang magkaroon ng gitnang sistema ng direktoryo ng telepono.
Magdagdag ng tatlong mga hanay ng hanay sa iyong spreadsheet: Pangalan, Opisina # at Telepono. Kung gusto mo, magdagdag ng higit pang mga haligi sa spreadsheet at madali mong masusubaybayan, halimbawa, mga email address at numero ng fax.
Ipadala ang direktoryo (o ang link dito kung gumagamit ka ng isang online na spreadsheet) sa iyong mga kasamahan sa trabaho at hilingin na punan nila ang kanilang sariling tamang impormasyon at ipadala ito pabalik sa iyo. Maaaring may isang assistant administrative office na may ilan sa impormasyong ito na maaari mong hilingin na punan ang impormasyon para sa iyo kaagad.
I-collate ang mga resulta sa isang solong spreadsheet na may lahat ng mga pagbabago dito. Mayroon ka na ngayong direktoryo ng nagtatrabaho sa telepono para sa iyong opisina.
I-print ang direktoryo ng telepono, o i-email ito sa ibang bahagi ng iyong opisina para sa pangkalahatang paggamit. Tingnan ang Mga Tip sa ibaba para sa isang madaling paraan upang ipamahagi ang direktoryo ng telepono nang hindi gaanong problema.
Mga Tip
-
Dahil ang mga numero ng telepono ng opisina ay madalas na nagbabago, ang paggamit ng isang online na spreadsheet tulad ng Google Docs ay maaaring makatipid ng oras at pagsisikap. Ibahagi ang spreadsheet ng direktoryo ng telepono sa lahat ng tao sa iyong opisina at hayaan silang gumawa ng mga pagbabago kung kinakailangan, at dahil ang direktoryo ay online, hindi mo kailangang mag-alala tungkol sa pag-email ng mga bagong kopya kapag na-update ang direktoryo.
