Ang paglipat ng isang buong opisina ay nangangailangan ng maraming tao, mahigpit na mga deadline at napaka tiyak na mga kinakailangan. Ang paggamit ng mga tool sa pamamahala ng proyekto, tulad ng charter ng proyekto, ay maaaring balansehin ang mga inaasahan ng iyong mga stakeholder ng proyekto at ang mga kakayahan ng iyong pangkat ng proyekto: sa pamamagitan ng pagtukoy sa iyong saklaw ng maaga maaari mong mapanatili ang integridad ng iyong proyekto at magtakda ng mga makatwirang, matamo na mga layunin. Habang ang karamihan sa mga template ng charter ay idinisenyo para sa mga proyektong pagtatayo o software, ito ay umaabot lamang ng ilang mga pagsasaayos upang gawin silang magtrabaho para sa iyong relocation.
Ipaliwanag ang iyong kaso sa negosyo. Isama ang mga dahilan para sa paglipat, halimbawa: regulasyon, pinansiyal o pagpapalawak ng mga limitasyon. Pangalanan ang sponsor ng proyekto at tagapamahala ng proyekto. Bukod pa rito, ipakilala ang dokumento at istraktura nito.
Tukuyin ang saklaw ng proyekto. Ito ang pinakamahalagang seksyon sa iyong charter: maging napaka tiyak. Ilista kung ang iyong koponan ay may pananagutan sa pagtatalaga ng mga bagong puwang sa opisina para sa mga tao, muling pagkonekta sa network ng komunikasyon, pagtatatag ng mga plano sa pamamahala ng pasilidad, o paglipat lamang ng mga kasangkapan.
Ilista ang mga stakeholder, mga miyembro ng koponan at mga responsibilidad. Kinakailangang pangalagaan ang mga stakeholder kung ang proyekto ay isang tagumpay ngunit maaaring o hindi maaaring gumaganap ng mga gawain sa proyekto. Isama ang panloob pati na rin ang mga miyembro ng panlabas na koponan, tulad ng anumang mga gumagalaw na kumpanya o mga tauhan ng mga utility, na kakailanganin upang tapusin ang paglipat. Itaguyod kung aling mga koponan ang may pananagutan para sa bawat bahagi na nakalista sa seksyon ng saklaw.
Gumawa ng isang high-level na timeline para sa iyong mga paghahatid ng proyekto. Ang iyong iskedyul ng proyekto ay magtatakda ng tiyak na mga petsa, ngunit gamitin ang puwang na ito upang bigyan ang mga stakeholder ng isang pangkalahatang ideya kung ano ang aasahan. Sila ay mag-sign off sa iyong mga pagtatantya, kaya maging makatotohanan hangga't maaari.
Ibuod ang mga panganib at dependency ng proyekto. Ang isang malaking proyekto ay magkakaroon ng isang hiwalay na dokumento sa pamamahala ng peligro, gayunpaman dapat mong i-highlight ang anumang mga kilalang kadahilanan na maaaring antalahin o derail ang paglipat. Ang mga isyung ito ay maaaring magsama ng mga nabigong inspeksyon, mga pinsala sa mga asset na ruta, o mga late technician ng network, halimbawa.
Mag-sign off sa iyong proyekto. Ang iyong charter ay dapat tapusin na may isang listahan ng anumang karagdagang mga dokumento na gagawin bilang bahagi ng iyong pagpaplano ng proyekto. Iwanan ang puwang para sa lahat ng mga stakeholder na tinukoy sa Hakbang 3 upang pormal na mag-sign off sa iyong proyekto.
Mga Tip
-
Muling gumamit ng tradisyonal na "pagsubok" na seksyon sa isang plano ng proyekto ng software upang magawa ang isang pagsubok ng kalidad ng katiyakan sa bagong puwang, halimbawa: gumagana ang sistema ng seguridad, lahat ng mga extension ng telepono ay umaayos nang tama, bukod sa iba pang mga kadahilanan. Panatilihin ang mga miyembro ng panlabas na koponan sa isip kapag lumilikha ng mga dependency ng proyekto. Halimbawa, ang mga mesa ay hindi maaaring ilipat hanggang sa ma-install ang bagong karpet.
