Sumusunod ang tawag sa serbisyo ng customer sa isang pangkalahatang format. Siguraduhin na ang script ay nagpapakita ng kinatawan kung paano maging magalang sa customer at makuha ang kinakailangang impormasyon. Sa kabilang banda, pahintulutan ang kakayahang magbayad ng kinatawan upang malutas ang mga pangangailangan ng kostumer nang walang tunog na walang pasubali.
Isama ang isang pagbati, tukuyin ang kumpanya upang alam ng customer kung saan siya tumatawag, at ipahayag ang kinatawan ng kanyang pangalan at mag-alok upang tulungan ang customer. Halimbawa, "Salamat sa pagtawag sa ACME Tools. Ito si Jonathan. Paano ko matutulungan ka?"
Hikayatin ang paggamit ng mga aktibong kasanayan sa pakikinig. Payagan ang kinatawan na paghuhusga upang humingi ng impormasyon mula sa customer at linawin ang mga pangangailangan ng kostumer. Halimbawa, iminumungkahi na ang empleyado ay gumagamit ng mga pariralang tulad ng, "Kung nauunawaan ko mo nang tama, ang sinasabi mo ay …." Isama sa script ang isang punto kung saan ang customer service representative ay nagpapatunay sa impormasyon ng customer sa file. Ang pagsasalita upang gamitin upang ma-verify ang impormasyon ng customer ay maaaring, "Ay ang iyong address ay 1234 Main Street?" o "Paki-verify ang numero ng contact ng iyong telepono."
Kinakailangan ang kinatawan upang muling isaayos ang mga pangangailangan ng kostumer. Isama ang mga salita na nagtatanong sa customer kung mayroon siyang anumang iba pang mga kahilingan, salamat sa customer para sa pagtawag sa kumpanya at pagkatapos ay pormal na isara ang tawag. Halimbawa ng mga salita ay maaaring tulad ng sumusunod: "Mr Jones, kailangan mo ng apat na mga katalogo na ipinadala sa 1234 Main Street, Appleton, Iowa. Mayroon bang anumang bagay na maaari kong tulungan ka? Salamat sa pagtawag sa ACME Tools.
Mga Tip
-
Makipagtulungan sa koponan ng serbisyo ng customer upang maunawaan ang mga madalas na nagaganap na mga uri ng mga tawag. Subukan ang script sa mga customer at mga kinatawan ng papel na ginagampanan upang matiyak na hindi ito nakakalito. Regular na subaybayan ang mga tawag sa serbisyo sa customer upang matiyak na ang kinatawan ay sumunod sa pilosopiya ng serbisyo sa customer sa samahan.
Babala
Huwag tangkaing lumikha ng isang script para sa bawat pangyayari. Pahintulutan ang kinatawan ng ilang kakayahang umangkop at magbigay ng mga mungkahi para sa pinakamahusay na paraan para sa kinatawan upang makakuha ng impormasyon mula sa customer at linawin ang mga pangangailangan ng kostumer.
