Ang matagumpay na mga sistema ng pamamahala ng rekord ay ligtas na nagtatabi ng mga rekord at lumikha ng isang pamamaraan ng organisasyon para sa paglikha, pagpapanatili, paggamit at pagtatapon ng mga talaan. Ang paglikha at patuloy na pag-update ng mga alituntunin sa pamamahala ng talaan ay mahalaga sa pagpapanatili ng integridad ng system. Sa mga alituntunin para sa mga kinakailangan sa impormasyon, mga paraan ng pag-input, mga takdang panahon ng pag-imbak at pag-backup, mga regulasyon ng seguridad at tumpak na pag-uulat, maaari kang lumikha ng isang epektibong sistema ng pamamahala ng record.
Impormasyon
Bumuo ng mga alituntunin para sa kung anong uri ng impormasyon ang nais ng iyong kumpanya at kailangang mag-imbak. Dapat itong magsama ng mga kontrata, mga file ng empleyado, mga dokumento ng pagsasama, mga talaan ng customer, data ng regulasyon, mga rekord sa pananalapi at anumang iba pang may kinalaman na impormasyon na kinakailangan ng negosyo. Ipunin ang listahan sa pamamagitan ng pagkonsulta sa maraming departamento upang matiyak ang pagiging kumpleto at pagsunod sa bawat functional na pangangailangan. Suriin ang huling listahan sa legal na tagapayo ng iyong kumpanya upang i-verify na ang impormasyong kinakailangan upang matugunan ang mga legal na obligasyon ay kasama sa iyong mga alituntunin sa pamamahala ng rekord ng pamamahala.
Mga Paraan ng Pag-input
Magtakda ng isang pamamaraan para sa rekord ng pag-record para sa bawat uri ng record. Ang mga rekord ay maaaring manu-manong input, na na-import mula sa mga komplementaryong sistema o input sa pamamagitan ng isang sistema ng pag-scan. Ang mga pamamaraan ng pag-input ay dapat na maaasahan at ligtas. Para sa mga elektronikong palitan, ilagay sa mga tseke ng kalabisan na masiguro ang tumpak na paglilipat. Para sa manu-manong pag-input, simulan ang isang sistema ng mga tseke sa kalidad upang matiyak ang katumpakan.
Imbakan
Italaga ang mga takdang panahon ng pag-imbak para sa bawat uri ng rekord na ipinasok sa system. Ang mga takdang panahon ay dapat isaalang-alang ang legal na mga obligasyon, mga limitasyon at pag-andar ng sistema ng data. Para sa mga bihirang-access na mga rekord, isaalang-alang ang isang komplimentaryong sistema ng imbakan na nagbibigay-daan sa paminsan-minsang pag-access sa mga talaan. Ang mga talang ito ay maaaring i-compress para sa pagliit ng mga pangangailangan sa imbakan. Ang pag-iimbak ng mga talaan mula sa iyong pangunahing sistema ng rekord ay nagbibigay-daan sa mga madalas na ginagamit na mga rekord na mahawakan nang mas mabilis. Dapat isama ng iyong mga alituntunin sa pamamahala ng record ang mga karaniwang pamamaraan ng pag-backup at mas mahusay na off-site na dobleng imbakan ng mga kritikal na tala.
Seguridad
Ang isang malalim na plano sa seguridad ay isang mahalagang bahagi ng iyong plano sa pamamahala ng record. Ang mga talaan ng grupo sa mga grupo na nakabatay sa seguridad at magtatalaga ng secure, na protektado ng password na access sa tamang mga grupo ng empleyado. Ang pagsisiyasat sa seguridad na ito ay dapat ding magamit sa sinumang may access sa data ng pag-input, magsagawa ng pagpapanatili, at gamitin o sirain ang mga rekord. Regular na suriin ang clearance ng seguridad upang matiyak ang pagsunod sa mga obligasyon ng kumpanya at regulasyon. Isama ang seguridad clearance sa bagong mga pamamaraan ng empleyado at tinapos na mga pamamaraan ng empleyado.
Mga Ulat
Ang karaniwang pag-uulat ay dapat na isang bahagi ng iyong sistema ng pamamahala ng record. Dapat isama ng mga ulat na ito ang mga listahan ng mga gumagamit na may na-access ang sensitibong data, anumang mga pagbabago sa clearance ng seguridad, pag-uulat ng error para sa mga hindi kumpletong talaan, at mga rekord na nasasakop. Magdagdag ng mga ulat para sa anumang mga kritikal na lugar ng data.
