Ang kinakailangang pagsisikap ay mahalagang isang matinding imbestigasyon na nauuna ang isang mahalagang transaksyon o desisyon. Halimbawa, ang karaniwang pagsusumikap ay karaniwang nangyayari kapag sineseryoso ka nang interesado sa pagbili ng isang negosyo o kailangan upang bumuo ng isang pagtatanghal ng benta para sa isang pangunahing kontrata ng outsourcing. Kahit na ang proseso ay maaaring maging matagal na oras at madalas ay kailangang maganap sa likod ng mga eksena, ang impormasyong iyong kinokolekta at binabalangkas sa isang ulat ng angkop na sipag ay napakahalaga sa paggawa ng isang mahusay na desisyon o paglikha ng isang epektibong pagtatanghal.
Istraktura at Tumuon
Tulad ng sa karamihan ng iba pang mga pormal na ulat, ang isang ulat ng angkop na pagsisikap ay nagsasama ng isang layunin, isang buod ng tagapagpaganap, mga pangunahing natuklasan, seksyon ng mga rekomendasyon at isa o higit pang mga apendise. Gayunpaman, kung ano ang nagpapakita ng isang ulat ng angkop na sipag mula sa iba, ang layunin, pokus at antas ng impormasyon. Kapag natapos mo na ang aktibong yugto ng pagsasagawa ng angkop na pagsusumikap - pagsasaliksik ng mga katotohanan, pag-iipon ng raw na data at paggawa ng mga pagmamasid sa-tao - ang henerasyon ng ulat ay nagsasagawa ng data sa isang paraan na nagbibigay-daan sa iyo upang masuri ang umiiral na sitwasyon, tukuyin ang mga panganib at alisan ng takip ang mga isyu na nagbibigay ng paggamit mga pagkakataon.
Format at Voice
Karamihan sa mga tao ay gumagamit ng isang angkop na ulat ng kasipagan bilang mga materyal na reference sa likod ng mga eksena sa panahon ng kontrata o mga negosasyon sa presyo o bilang isang mapagkukunan ng impormasyon para sa paglikha ng isang pagtatanghal ng bid. Anuman ang layunin, marami sa kung ano ang iyong isasama sa isang angkop na ulat ng kasipagan ay kompidensyal na impormasyon, kaya bilang karagdagan sa pagsulat para sa target na madla at pagtuon sa mga layunin, isama lamang ang pinaka-kaugnay o mahahalagang impormasyon. Gumamit ng isang pormal na boses at kasalukuyang mga katotohanan gamit ang layunin, walang pinapanigan na pagsulat at hiwalay na impormasyon ng ulat sa mga natatanging mga seksyon gamit ang mga titik o numeral.
Mga Layunin at Buod ng Executive
Ipaliwanag ang iyong mga dahilan sa pagsasagawa ng angkop na pagsusumikap sa seksyon ng mga layunin. Kahit na ang eksaktong buod ay dumating pagkatapos lamang ng mga layunin ng ulat - at bago ang katawan - isulat ang huling buod. Ang dahilan dito ay ang mga mambabasa - madalas na mga executive ng kumpanya - na interesado sa seksyon na ito ay hindi maaaring maglaan ng oras upang basahin ang buong ulat. Kailangan mong i-istraktura ang buod ng tagapagpaganap upang bumasa ito tulad ng isang ulat sa maliit na larawan ngunit sa parehong oras panatilihin ang haba ng proporsyonal nito sa natitirang bahagi ng ulat.
Mga Key Findings at Rekomendasyon
Sinabi ni Michael Sisco, isang manunulat at independiyenteng IT consultant, sa isang artikulo sa website ng TechRepublic na ang mga pangunahing natuklasan ay dapat tumuon sa mga bagay na nakakaapekto sa presyo o kasalukuyang pagpapatakbo ng kumpanya. Halimbawa, kung nagsusulat ka ng isang ulat ng angkop na kasipagan na gagamitin para sa isang outsourcing na pagtatanghal ng kontrata, isama ang mga isyu na sumusuporta sa iyong presyo at posisyon, tulad ng mga breakdown na proseso ng pagpapatakbo na nagpapakita ng mga isyu sa pagiging produktibo at pagganap. Bilang karagdagan, isama ang mga ratios sa gastos na magbubunyag kung magkano ang kasalukuyang paggastos ng kumpanya upang magpatakbo ng isang serbisyo sa bahay, at kilalanin ang mga panganib tulad ng pangangailangan na mamuhunan ng mas maraming pera upang mag-upgrade o palitan ang mga lumang o lipas na sa panahon na kagamitan. Highlight leveraging oportunidad sa seksyon ng mga rekomendasyon. Isama ang mga gastos sa pagpapatupad, magbigay ng return on investment ratio at magbigay ng time frame para matupad ang mga pagtitipid o mga benepisyo para sa bawat pagkakataon.
