Ang "paperless office" ay maaaring hindi kailanman 100 porsiyento natanto. Sa kabila ng mabigat na paggamit ng computer, halos lahat ng mga negosyo ay nangangailangan pa rin ng ilang mga dokumento sa papel. Nagtatanghal ito ng isang hamon kapag ang mga negosyo na nakabatay sa computer ay kailangang mag-interface sa data mula sa mga form na batay sa papel. Ang "conversion" ng pisikal na data sa mga virtual na sistema ay maaaring maganap sa pamamagitan ng manu-manong data entry, dokumento imaging at optical pagkilala.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Mga dokumento ng papel
-
Badyet para sa mga kagamitan at tauhan
Tukuyin ang iyong mga layunin at pangangailangan ng negosyo. Tukuyin kung kinukuha mo ang mga pagbabayad ng customer, pagproseso ng mga application o pag-archive ng mga panloob na dokumento. Alamin kung kailangan mong i-save ang aktwal na mga larawan ng mga dokumento para sa elektronikong imbakan, o kailangan mo lamang makuha ang data na nakabatay sa papel sa isang database ng computer. Ang paggawa ng mga pagpapasya na ito ay makakatulong sa iyo na magpasya kung anong data processing system ang magiging pinakamainam na angkop sa iyong mga pangangailangan.
Research enterprise software solutions. Humingi ng software at vendor na sanggunian mula sa mga kumpanya na gumagawa ng katulad na pagkuha ng data sa kung ano ang nais mong gawin. Itanong kung maaari mong bisitahin ang mga site ng trabaho na gumagawa ng uri ng papel-sa-electronic na conversion na balak mong gawin. Ang pinakamahusay na paraan upang pumili ng isang sistema ay upang makita ito sa aksyon. Kung nakakakuha lamang ka ng isang maliit na dami ng data mula sa mga form, maaari kang makakuha ng isang tao na nagta-type ng data sa isang spreadsheet ng Excel. Ngunit sa modernong negosyo, malamang na hindi ito ang kaso. Ikaw ay malamang na kailangan upang makahanap ng isang sistema ng software, at marahil kahit na bagong hardware, kung ang dokumento / pagkuha ng imahe ay bahagi ng iyong plano.
Ihambing ang mga solusyon sa software na iyong sinaliksik, at pumili ng isa. Makipag-ugnay sa vendor o software distributor upang simulan ang proseso ng pagbili ng sistema at pagkakaroon ng naka-install. Ang unang hakbang, sa pangkalahatan ay kilala bilang isang "pagtuklas", ay kapag ang vendor ay naglalakbay sa iyong site upang matukoy ang iyong eksaktong mga pangangailangan at ang pinakamahusay na solusyon para sa kanila.
Manatiling nakatuon sa vendor sa panahon ng pagtuklas at sa buong pag-install. Magtanong ng maraming mga katanungan, at pagmamay-ari ng proyekto; hikayatin ang anumang mga empleyado na gumaganap ng pagkuha ng dokumento at mga gawain sa pagpasok ng data upang gawin ang parehong.
Subukan ang sistema nang ganap. Kung mayroong anumang mga bug o mga puwang sa solusyon, pinakamahusay na mahanap ito habang ang vendor ay nasa site. Gagawin nito ang pag-troubleshoot at resolution mas mabilis.
Mga Tip
-
Makipagtulungan sa isang kagalang-galang na vendor, at subukan upang manghingi ng feedback mula sa isa sa mga nakaraang mga customer ng vendor.
