Ang isang dokumento sa saklaw ng proyekto ay mahalaga upang linawin ang mga paghahatid ng isang proyekto, kung ang proyekto ay gumagawa ng software o landscaping sa isang bakuran. Ang dokumento ng saklaw ng proyekto ay kadalasang nilikha ng isang project manager o isang analyst, na nagtatrabaho nang malapit sa customer at iba pang mga miyembro ng koponan ng proyekto. Sa sandaling makumpleto ang saklaw, dapat itong masuri sa customer, koponan at pamamahala upang i-verify na tumpak ito, lahat ng mga interesadong partido ay sumang-ayon dito at ang mga resulta ng proyekto ay matutugunan ang mga pangangailangan ng mga customer. Dapat na maaprubahan ang saklaw ng customer at mga miyembro ng iyong samahan ayon sa iyong proseso ng pag-unlad.
Maghanda para sa Pagsusuri ng Saklaw ng Proyekto
Gumawa ng isang listahan ng lahat ng mga customer at mga miyembro ng koponan na kailangang suriin ang dokumento ng saklaw. Suriin ang mga dokumento sa pagsisimula ng proyekto o kumunsulta sa tagapamahala ng proyekto upang tipunin ang impormasyong ito.
Mag-set up ng isang pulong at mag-imbita ng lahat ng mga miyembro ng koponan. Ang pulong ay maaaring nasa personal o maaaring maging virtual, depende sa istraktura at teknolohiya ng iyong samahan.
Ipadala ang nakumpletong dokumento ng saklaw sa listahan. Ipadala ito ilang araw bago ang pulong upang bigyan ang mga dadalo ng sapat na oras upang repasuhin ito.
Gumawa ng mga kopya ng dokumento upang dalhin sa isang pisikal na pagpupulong. Kahit na plano mong magpakita ng elektronikong kopya sa isang overhead projector o katulad na aparato, ang ilan sa iyong mga dadalo ay maaaring maging mas kumportable na nagtatrabaho mula sa isang hard copy.
Magsagawa ng Pagsusuri ng Saklaw sa Mga Miyembro at Mga Miyembro ng Koponan
Kilalanin ang mga customer at ang koponan. Basahin ang dokumento, lalo na ang mga lugar na mas kumplikado o mas napapailalim sa pagpapakahulugan. Kahit na naipadala mo ang dokumento sa lalong madaling panahon, inaasahan na ang karamihan sa mga dadalo ay hindi nakasulat dito.
Kunin ang anumang natitirang mga tanong o pagbabago sa saklaw ng dokumento.
I-update ang saklaw sa mga sagot sa mga tanong at iba pang mga pagbabago, at ipadala ito sa mga customer at mga miyembro ng koponan ng proyekto, humihiling ng pag-sign off at pag-apruba ng dokumento.
Mga Tip
-
Sa ilang mga organisasyon, maaari mong mahirapan mag-iskedyul ng mga pagpupulong na maaaring dumalo sa lahat. Alamin ang mga taong ganap na dapat dumalo sa personal, at mag-iskedyul sa kanilang mga kalendaryo. Sumunod sa iba na hindi maaaring dumalo sa alinman sa pamamagitan ng email o mga tawag sa telepono upang makita kung mayroon silang anumang mga komento sa dokumento ng saklaw.
