Ang paghiling ng pag-apruba para sa isang proyekto o malaking pagbili ay maaaring maging nerve-wracking at nakakabigo. Gayunpaman, sa pamamagitan ng tamang pagsasalita at saloobin, mas malamang na makakuha ka ng pang-isahang kailangan mo. Ang pananaliksik ay susi rin: kailangan mong malaman kung ano ang kailangan mo, alam kung ano ang magiging epekto sa iyong kumpanya at maipaliwanag ito sa mga tuntunin na maunawaan ng iyong boss. Ang isang tiyak at mahusay na nakasulat na sulat ng kahilingan ay maaaring maging isang mahabang paraan sa paggawa ng iyong ideya o proyekto ng isang katotohanan.
Research Your Proposal
Ang unang hakbang sa anumang proseso ng pag-apruba ay pagsasaliksik kung ano ang kailangan mo. Kung humihingi ka ng isang bagong sasakyan ng kumpanya, pananaliksik nang eksakto kung anong uri ng sasakyan ang gusto mo, kung magkano ang gastos nito at kung paano ito nababagay sa mga pangangailangan ng kumpanya. Huwag gumawa ng isang pangkalahatang pahayag tungkol sa nais mong maaprubahan. Ang tatanggap ng iyong sulat ay mas malamang na magpasya sa iyong pabor kung ito ay malinaw sa iyong sulat na iyong ginawa ng isang pagsisikap upang malaman kung ano ang pinakamahusay para sa kumpanya. Higit na mahalaga, ang mas tiyak na ikaw ay, mas malamang na siya ay magiging komportable na magbigay sa iyo ng pag-apruba para sa isang proyekto o pagbili, dahil alam niya kung ano mismo ang iyong gagawin pagkatapos ng pag-apruba.
I-format nang wasto ang Liham
Magsimula sa pamamagitan ng pagtugon sa iyong boss sa pamamagitan ng pangalan at pamagat (halimbawa, Bise Presidente Smith). Kung sakaling hindi mo alam kung sino ang pagbabasa ng sulat, tawagan ang sulat sa pamagat ng tao (halimbawa, "Mahal na Komisyoner.") Gayunpaman, ang personalization ay mahalaga, kaya gawin ang iyong makakaya upang malaman ang pangalan ng tao at tamang pamagat. Madalas mong mahanap ito sa website ng samahan, o sa pamamagitan ng pagpili ng telepono at pagtatanong para sa pangalan ng tao.
Susunod, ipakilala ang pagbili o panukala na nais mong maaprubahan. Subukan na gawin ito sa unang pangungusap ng iyong sulat. Ito ay magpapahintulot sa mambabasa na magkaroon ng isang malinaw na ideya kung ano ang iyong ipanukala kaagad at bigyan ang kanyang konteksto para sa natitirang bahagi ng sulat. Hinahayaan din nito na malaman niya na alam mo kung ano ang gusto mo.
Halimbawa:
Mahal na Supervisor Cunningham,
Ang pagtatayo ng Castle Rock High School ay nangangailangan ng mga bagong uniporme.
Bigyan Detalyadong mga Halimbawa
Susunod, ipaliwanag kung bakit dapat gawin ang aksyon na iyong iniharap. Kahit na mukhang halatang kung bakit kailangan ang pagbili, ipaliwanag ang detalyadong pangyayari sa likod nito. Kung ang tatanggap ng iyong sulat ay hindi nakakakita ng isang magandang dahilan para sa aksyon na iminungkahi sa sulat, mabibigo ito. Ito ay dapat lamang tumagal ng ilang mga pangungusap upang gawin ito.
Halimbawa:
Namin ang huling binili uniporme sa 1992, at ang kasalukuyang koleksyon ay napaka-gulanit at pagod.
Magpatuloy sa pamamagitan ng paglilista ng lahat ng mga kadahilanan na ang panukala ay magiging kapaki-pakinabang sa iyong kumpanya.Ito ay tungkol sa kung ano ang gagawin ng iyong trabaho para sa kumpanya, hindi tungkol sa kung bakit personal mong iniisip ang panukala ay mahalaga.
Halimbawa:
Ang bandang nagmamartsa ay kumakatawan sa aming paaralan sa mga parade, mga laro ng football at iba pang mga pagtitipon sa komunidad. Ang mga bagong uniporme ay maglalagay ng mas positibong liwanag sa ating paaralan.
Kami ngayon ay kailangang magbayad ng isang kumpanya sa pagaalis ng libu-libong dolyar bawat taon upang mapanatili ang aming mga lumang uniporme. Ang mga bago ay aalisin ang mga bayad na ito.
Ang pagkakaroon ng mga bagong modernong uniporme ay higit na maparami ang moral ng buong banda, na sa pangkalahatan ay nagreresulta sa mas mataas na grado para sa lahat ng mga mag-aaral ng miyembro.
Tapusin Nang May Mahahalagang Impormasyon
Tapusin ang iyong sulat sa iyong pangalan, email address at numero ng telepono at anyayahan ang mambabasa na makipag-ugnay sa iyo sa anumang mga katanungan tungkol sa sulat o sa panukala. Kung naaangkop, pansinin din ang petsa na inaasahan mo na magkakaroon ka ng sagot sa iyong kahilingan. Kapag natapos mo na ang liham, ito ay dapat na hindi na isang pahina maliban kung mayroon kang isang magandang dahilan upang magpatuloy sa isang pangalawang pahina (tulad ng isang napaka komplikadong panukala na nangangailangan ng napakahabang paliwanag o isang mahabang listahan ng mga dahilan kung bakit ang iyong kahilingan ay magiging kapaki-pakinabang).
Halimbawa:
Kung mayroon kang anumang mga katanungan, masaya ako na makikipagkita sa iyo anumang oras.
Salamat,
Ben Warren, Direktor, [email protected] 555-1234
Final Tips
Laging isulat sa isang magalang at pormal na paraan. Halimbawa, sa halip na magsabi "Magiging mahusay para sa kumpanya kung maaari naming bumili ng ilang mga bagong printer," sumulat ng isang bagay tulad ng, "Kung ang kumpanya ay bumili ng limang bagong printer, ito ay makikinabang Halimbawa Corp dahil …" Kung hindi na kinakailangan, isaalang-alang ang pagpi-print at paghahatid ng iyong sulat sa halip na i-email ito sa iyong tatanggap. Ipapakita nito na talagang nagmamalasakit ka sa iyong panukala at gagawin itong mas malamang na naaalala niya na tumugon sa sulat sa isang napapanahong paraan.
Tandaan na ang isang mahusay na nakasulat na sulat ng pag-apruba ay hindi maaaring makuha sa iyo kahit saan - maaaring magpasya ang iyong tatanggap na ang mismong panukala ay ang problema. Sa kasong iyon, kailangan mong magkaroon ng isang ganap na bagong ideya o bide iyong oras hanggang maaari mong subukan muli.
