Ang isang charter letter o dokumento ay isang pormal na naka-sign record na tumutukoy sa isang proyekto o organisasyon sa pamamagitan ng sulat. Ang charter ay dinisenyo upang tukuyin ang proyekto, kabilang ang mga layunin at misyon. Sa malinaw na tinukoy na mga layunin, ang isang proyekto ay magiging mas malamang na maging matagumpay. Ang iyong organisasyon o kumpanya ay dapat gumawa at aprubahan ang sulat ng charter bago magsagawa ng malakihang proyekto upang matiyak ang kasunduan sa lahat ng aspeto ng plano. Ang mga hakbang sa pagsulat ng isang sulat ng karta ay maaaring mag-iba depende sa iyong partikular na proyekto ngunit mayroong ilang mga pangkalahatang hakbang.
Isama ang pangalan ng proyekto o organisasyon sa itaas ng iyong charter. Idagdag ang pangalan ng manager at iba pang mahahalagang miyembro ng samahan.
Itakda ang mga layunin at misyon ng iyong organisasyon sa pambungad na talata ng iyong charter. Siguraduhin na ang lahat ng mga miyembro ng organisasyon ay sumasang-ayon sa mga layunin at sila ay matamo.
Tukuyin kung anong mga kinakailangan ang magiging isang miyembro ng iyong samahan. Halimbawa, kung lumilikha ka ng sulat ng charter para sa isang soccer club ng kabataan, isasama mo ang mga kinakailangan sa edad at paninirahan sa iyong charter.
Isaayos kung paano tatakbo ang asosasyon. Kung mayroong isang partikular na hierarchy, isama ang mga detalye sa charter. Halimbawa, kung ang iyong organisasyon ay may mga direktor, tagapangasiwa at mga pinuno ng koponan, nais mong tukuyin kung sino ang nag-ulat ng bawat posisyon.
Isama ang mga responsibilidad ng bawat miyembro ng iyong samahan o pangkat ng proyekto. Ang higit pang mga detalye na idaragdag mo sa iyong sulat ng charter, ang mas mababa pagkalito ay mamaya.
Magdagdag ng tukoy na seksyon sa iyong sulat ng charter na tumutukoy kung paano magdagdag ng mga susog. Hindi maaaring hindi, ikaw ay mag-iisip ng ibang bagay na isasama sa iyong charter sa ibang araw. Gumawa ng plano sa iyong organisasyon para sa mga paraan upang magdagdag ng mga susog.
Suriin ang sulat ng charter sa mga miyembro ng iyong samahan. Sikaping isama ang mas maraming impormasyon hangga't maaari. Ito ang dokumentong namamahala at dapat detalyado.
Mag-sign at lagyan ng petsa ang dokumento. Ang iba pang mga miyembro ng lupon na tumulong sa paglikha ng sulat ng charter ay dapat din mag-sign sa charter. Magbigay ng mga kopya sa mga miyembro ng iyong organisasyon at mag-file ng mga kopya sa mga tala ng iyong club.
