Ang ilang mga sitwasyon ay mas hindi komportable kaysa sa pagsabi sa isang empleyado o isang customer, "Hindi." Madalas ang pakiramdam ng mga tao sa negosyo na ang pagtanggi na sumunod sa mga kahilingan ay lumilikha ng masamang damdamin tungkol sa kanila at sa negosyo, na maaaring makaapekto sa mga hinaharap na benta. Kahit na mas masahol pa, kapag ang isang kliyente o empleyado ay nag-apila ng isang desisyon maaari mong mahanap ang iyong sarili sa pagkakaroon ng sabihing hindi isang beses, ngunit dalawang beses. Sa puntong ito ang manunulat ay nag-aalala tungkol sa tamang tono na gagamitin at kung magkano ang impormasyon upang ibunyag, baka ang pagkakasunud-sunod ay nagiging sanhi ng karagdagang mga katanungan o kahit legal na pagkilos.
Kumuha ng isang piraso ng letterhead ng kumpanya upang magamit para sa iyong tugon. Ang tugon sa isang apela ay kumakatawan sa pangwakas na salita tungkol sa bagay na ito, at ang paggamit ng official letterhead ay tumutulong upang ihatid ang impression ng awtoridad.
I-type ang petsa, laktawan ang espasyo at i-type ang buong pangalan at address ng tatanggap.
Laktawan ang isa pang espasyo, i-type ang "Mahal na G. / Ms. (kasama ang pangalan)" na sinusundan ng colon. Kung sa tingin mo na ang espesyal na katatagan ay kinakailangan, ligtaan ang "mahal" at i-type lamang ang pangalan ng tatanggap. Laktawan ang isa pang espasyo.
Sa unang talata, sabihin agad sa tagatanggap kung ipagkaloob ang kanyang apela, at ipaliwanag nang maikli kung bakit natanggap niya ang kanyang kahilingan.
Kung hindi mo ipinagkaloob ang apela, pasalamatan ang tatanggap para sa kanyang interes sa iyong negosyo o para sa kanyang hirap sa trabaho, at sa dulo ng talata bigyan siya ng masamang balita. Ang pagpapasiya sa masamang balita sa dulo ng talata ay nagbibigay-daan sa iyo ng pagkakataon na mapahina ang suntok muna, na nakakatulong na mapanatili ang tapat na kalooban ng tatanggap. Ipaliwanag ang makatwirang paliwanag sa pagtanggi sa kahilingan; maiwasan ang pagbibigay ng napakaraming detalye na maaaring suriin ng tatanggap ang patakaran at ikalawang hulaan ka.
Magbigay ng anumang karagdagang impormasyon sa follow-up sa pangalawang talata. Kung tinanggihan mo ang apela, ipaalam sa kanya na ang iyong desisyon ay pangwakas at ang bagay ay sarado.
Uri ng "Bumabati," o "Taos-puso," at laktawan ang tatlong linya ng linya. I-print ang titik at mag-sign sa itaas ng iyong pangalan sa asul o itim na tinta. Panatilihin ang isang kopya ng sulat para sa iyong mga rekord.
Ipadala ang sulat sa pamamagitan ng sertipikadong koreo upang mapanatili ang rekord ng iyong tugon at patunay na natanggap ng tatanggap ang liham. Ang talaang ito ay maaaring mahalaga kung ang bagay ay napupunta sa korte.
