Ang mga sistema at pamamaraan ay mahalaga sa matagumpay na pagtakbo ng isang negosyo. Ayon kay Michael Gerber, consultant ng negosyo at may-akda ng pinakamahusay na nagbebenta ng gabay sa negosyo "Ang E-Mito," ang mga negosyo na hinihimok ng system na nakakatipid ng oras, nagiging sanhi ng mas kaunting stress at kumikita ng mas maraming pera kaysa sa mga negosyo na hinihimok ng salita at mga tagubilin ng may-ari. Ang paglikha ng mga pamamaraan sa opisina ay isang ehersisyo sa lohika at organisasyon, pinakamahusay na isinasagawa sa isang sunud-sunod na pagkakasunud-sunod.
Tukuyin ang saklaw ng pamamaraan, eksakto kung ano ang pamamaraan ay nilayon upang magawa. Magkaroon ng detalyadong detalyado, ngunit hindi kanais-nais. Halimbawa, kailangan mo ng isang pamamaraan para sa paghawak ng papasok na mail na iba sa isang pamamaraan para sa paghawak ng mga papalabas na mail. Hindi mo kailangan ng ibang pamamaraan para sa junk mail, bill, magazine at personal mail. Ang mga subcategory ay maaaring isama sa parehong pangkalahatang heading.
Tukuyin kung sino ang may pananagutan sa pagtiyak na ang pamamaraan ay tapos na, kabilang ang mga deadline o mga linya ng oras na nauugnay sa proseso. Ang taong responsable ay hindi kailangang gawin ito nang personal, ngunit dapat suriin sa delegado na itinalaga upang matiyak ang pagkumpleto at suriin ang kalidad. Ang kahulugan na ito ay pinakamahusay na nakatalaga sa isang pamagat sa halip na isang tao, kahit na alam mo kung sino ang makakagawa ng trabaho ngayon.
Ilista ang mga indibidwal na gawain na likas sa prosesong ito. Ilagay ang mga ito nang magkakasunod.
Sumulat ng isang paglalarawan ng bawat gawain, kabilang ang makatwirang mga limitasyon ng oras, ang mga kinakailangang tool at ang mga pangunahing aksyon na kinakailangan. Isama ang isang "estado ng pagkumpleto" - kung ano ang hitsura ng gawain kapag tapos na ito. Napakahalaga ng estado ng pagkumpleto sa pag-inspeksyon sa pagganap ng empleyado at rating ng empleyado.
Isulat ang mga kahihinatnan ng hindi pagtupad upang makumpleto ang isang gawain sa loob ng ibinigay na time frame. Kabilang dito ang pagkilos ng pandisiplina para sa empleyado at isang plano ng kawalang-tiyak ng anumang oras para sa mga problema na nagmumula sa kabiguan.
