Maraming mga negosyo ang nagpapanatili ng petty cash fund upang magbayad para sa maliit na pang-araw-araw na gastusin sa negosyo tulad ng mga supply ng opisina. Upang mag-set up at magpanatili ng isang petty cash fund, dapat mong pondohan ito gamit ang pera mula sa iyong negosyo. Ang pinakasimpleng paraan upang gawin ito ay sumulat ng isang tseke sa maliit na cash gamit ang iyong checking account sa negosyo. Sa maingat na accounting, ang pagpapanatili ng isang petty cash fund ay makakatulong na gawing simple ang mga transaksyon sa negosyo.
Ilagay ang kasalukuyang petsa sa linya ng petsa ng tseke. Isulat ang "Petty Cash" sa "Pay to the Order Of" linya ng tseke. Idagdag ang halaga ng tseke sa kahon ng dolyar. Maraming mga negosyo ang nagpapanatili ng $ 100 sa isang cash cash pondo. Isulat ang dolyar na halaga sa mga salita sa naaangkop na linya ng tseke. Lagdaan ang tseke sa iyong lagda.
I-record ang tseke sa check register para sa checking account. Isulat ang "Petty Cash" at ang dolyar na halaga sa rehistro at ibawas ang halaga ng dolyar mula sa balanse ng iyong checking account sa negosyo.
Ipakita ang tseke sa iyong bangko at tanggapin ang tamang halaga ng cash. Hilingin ang cash sa mga denominasyon ng kuwenta at barya na gusto mong gawing madali ang pagbili sa maliit na cash.
Ilagay ang maliit na cash sa kahon at lumikha ng isang accounting journal upang magrekord ng mga transaksyong petty cash. Isulat ang kasalukuyang petsa, "DR" (Debit) at "Petty Cash" sa itaas. Isulat ang halaga ng tseke na iyong sinulat para sa maliit na cash pagkatapos ng entry na ito. Isulat sa ibaba ang "CR" (Credit) at "Petty Cash" at isulat ang halagang katulad ng halaga ng cash na inilagay sa petty cash box.
Bigyan ng isang tao ang susi at ang responsibilidad sa paggamit ng cash at accounting para dito.
Itala ang mga oras na ginagamit mo ang maliit na salapi sa journal. Isama ang isang paglalarawan ng paggasta, ang petsa at ang halaga ng cash na ginamit mo mula sa maliit na cash box. Maglagay ng mga resibo upang i-verify ang mga gastusin sa maliit na cash box.
Magdagdag ng mga gastusin sa journal habang ginagamit mo ang maliit na cash.Ang kabuuan ng mga gastusin at ang halaga ng salapi sa kahon sa kahon ay dapat na katumbas ng kabuuang halaga ng cash na inilagay mo sa cash box.
Palitan ang maliit na cash kapag ginamit mo ang halos lahat ng ito. Sumulat ng isa pang tseke sa "Petty Cash" para sa kabuuang halaga ng mga gastusin. Dadalhin nito ang kabuuan ng kabuuang cash sa orihinal na kabuuang muli.
Itala ang halaga ng cash na inilalagay mo sa cash box upang palitan ang maliit na cash sa journal bilang credit at idagdag ang petsa.
