Ang pagsulat ng isang resibo sa pamamagitan ng kamay ay maaaring mukhang luma o kahit mapagpasikat, ngunit pinahahalagahan ng mga customer ang katotohanang kinuha mo ang labis na pagsisikap upang matiyak na mayroon silang talaan ng kanilang mga gastos. Kahit na ang mga negosyo na may awtomatikong pag-check minsan ay nakakaranas ng mga pagkawala ng kuryente at mga pagkabigo sa serbisyo sa internet. Sa halip na mawalan ng negosyo, maaari kang magsulat ng isang resibo para sa pagbebenta ng mga kalakal sa pamamagitan ng kamay kung hindi ka makitungo sa mga pagbili ng malalaking dami.
Bakit Magkaloob ng mga Resibo?
Ang pagbibigay ng tumpak na resibo ay maraming mga benepisyo para sa iyong mga customer at ikaw, ang merchant. Ang pagsasanay ay nagpoprotekta sa iyong reputasyon bilang isang merchant o service provider. Ang slip ng benta na iyong ibinibigay ay nagpapakita ng iyong customer na natanggap nila ang lahat ng mga kalakal at serbisyo na binili nila, sa tamang presyo. Ang resibo ay nagsisilid din ng mga kagustuhan ng partikular na customer. Ang pagsubaybay sa mga kagustuhan sa customer at mga pattern ng pagbili ay tumutulong sa iyo na subaybayan ang iyong imbentaryo at plano sa mga restock.
Bilang karagdagan sa pagpapanatili ng pagsunod sa mga pamantayan ng IRS at industriya, ang pagbibigay ng mga tumpak na resibo ay ginagawa rin ang mga sumusunod:
- Pinoprotektahan nito ang iyong mga empleyado mula sa mga maling akusasyon ng hindi patas o hindi tapat na mga kasanayan.
- Ang pagsasagawa ay ginagawang mas madali ang paglutas ng hindi pagkakaunawaan.
- Ang pagbibigay ng mga resibo ay nakakatulong na magtatag ng mga petsa ng pagsisimula at pag-expire ng warranty.
Paano Sumulat ng Resibo sa Pagbabayad
Para sa mga layunin ng IRS, dapat na isama ng bawat resibo ng pagbabayad sa negosyo ang araw, buwan at taon na ang transaksyon ay naganap, isang listahan ng lahat ng binili na item o mga serbisyong ibinigay at ang kabuuang halaga na binayaran. Ang mga pamantayan ng industriya para sa mga negosyo ay nangangahulugan na kasama mo rin ang pangalan ng iyong negosyo at impormasyon sa pakikipag-ugnay kasama ang paraan ng pagbabayad na ginamit, kung cash, check, money order, credit card o electronic funds transfer.
Ang mga Resibo ba ay Legal na Kinakailangan?
Sa maraming mga estado, ang mga panginoong maylupa ay dapat magbigay ng isang resibo ng reseta nang nakasulat kung humihiling ang isang nangungupahan ng isa, anuman ang paraan ng pagbabayad na ginagamit ng nangungupahan. Ang ilang mga estado ay nangangailangan lamang ng mga resibo para sa mga pagbili sa itaas ng isang partikular na halaga ng dolyar. Kahit na sa isang bayan na walang gayong mga legal na kinakailangan, gayunpaman, ang pinakamahuhusay na praktika ng industriya ay nagpapahiwatig na nagbibigay ka ng isang resibo para sa bawat transaksyon. Isang simpleng "Gusto mo ba ang iyong resibo?" nakakatugon sa anumang obligasyon sa batas o industriya sa mga estado na hindi nangangailangan sa iyo na magbigay sa kanila.
Ano ang Kahulugan ng Katunayan ng Pagbabayad?
Ang katunayan ng pagbabayad ay kinabibilangan ng orihinal na resibo ng pagbili, kinansela ng mga tseke, mga pahayag ng banko at mga pahayag ng credit card. Ang pahina ng pagkumpirma ng transaksyon o isang email ng pagkumpirma ay maaari ring patunay ng pagbabayad kung kasama dito ang petsa, isang listahan ng lahat ng mga item o mga serbisyo na binili at ang partikular na paraan ng pagbabayad na ginamit upang makumpleto ang pagbili.
Paano Mag-sulat ng Sulat ng isang Resibo ng Pagbabayad
Kung gumamit ka ng isang template ng resibo o hindi, sundin ang mga hakbang na ito upang sumulat ng isang sumusunod na resibo:
- Sumulat ng isang numero ng resibo sa itaas na kanang sulok ng iyong resibo. Upang maiwasan ang pagbibigay ng isang customer sa parehong numero ng transaksyon, magsimula sa numero 001 at pumunta mula doon. Hangga't kasama mo rin ang petsa ngayon, maaari mong gamitin ang mga parehong numero sa susunod na araw.
- Isulat ang pangalan ng iyong kumpanya at impormasyon ng contact sa kaliwang sulok sa itaas. Isama ang iyong telepono ng negosyo, fax, email address at website, kasama ang iyong mga oras ng negosyo. Hindi lamang matutulungan ng impormasyong ito ang kostumer na magtatatag kung ang pagbili ay isang gastusin sa negosyo, ngunit maaaring ipasa ng kostumer ang iyong address at mga oras ng operasyon sa mga kaibigan at pamilya.
- Laktawan ang isang linya at simulan ang listahan ng lahat ng mga item na binili, kasama ang isang maikling paglalarawan ng bawat isa, at nagtatapos sa presyo ng pagbili ng item sa kanang kanan.
- Magkaloob ng isang kabuuang halaga ng buong bago mo ibawas ang anumang mga kupon. Pagkatapos nito, kumuha ng anumang mga diskwento at magbigay ng bagong kabuuan. Magdagdag ng buwis sa pagbebenta. Magdagdag ng mga singil sa pagpapadala at paghawak pati na rin kung ito ay hindi isang in-store na pagbili.
- Sa wakas, isulat ang paraan ng pagbabayad na ginamit at ang pangalan ng kostumer sa huling linya ng resibo o saanman sinasabi nito na "natanggap mula sa." Bigyan ang customer ng isang kopya at panatilihin ang iba pang isa para sa iyong mga tala.
