"Gusto ko ng ulat na iyon sa aking mesa unang bagay Lunes ng umaga!" ang nagagalit na boss ay nagsisigawan sa kanyang pagkaaliping sa mga pelikula, palabas sa TV, mga libro at marahil higit sa ilang mga tunay na kapaligiran sa negosyo. Sa halip na maging intimidated sa pamamagitan ng ideya ng pag-ipon ng isang ulat, welcome ito bilang isang pagkakataon upang ipakita ang iyong trabaho. Ang mga ulat sa negosyo ay mga mahahalagang dokumento dahil ipinaliliwanag nila ang madalas na kumplikadong mga punto, problema o pananaliksik nang malinaw at maigsi. Ang mga ulat ay nagbibigay-pansin dahil sila ay opisyal. At dahil isinusulat mo ang ulat, makakakuha ka ng desisyon kung ano ang ilalagay dito.
Ano ang Ulat ng Negosyo?
Ang isang nasasalat na dokumento. Businessdictionary.com ay tumutukoy sa isang ulat bilang "isang dokumento na naglalaman ng impormasyon na nakaayos sa isang salaysay, graphic o hugis ng mga porma na form, na inihanda sa ad hoc, panaka-nakang, paulit-ulit, regular o sa isang kinakailangang batayan."
Ang katunayan na ang isang ulat ng negosyo ay isang dokumentong nagpapahiwatig lamang ng kahalagahan nito. Habang maaari kang maging sa agenda ng pulong upang magbigay ng isang ulat sa mga ari-arian na nakuha sa panahon ng quarter, sa panahon at pagkatapos ng iyong pagtatanghal, magkakaroon ka ng ulat ng negosyo upang tumukoy, at maaari mo ring ipamahagi ang isang kopya sa mga dumalo. Tandaan ang mga ulat ng dreaded book na kailangan mong gawin sa paaralan? Ang pagbabasa ng aklat ay ang unang hakbang, pagkatapos ay kailangan mong sumulat ng isang buod ng iyong nabasa. Minsan, kailangan mong iharap ang iyong ulat sa buong klase. Ngunit upang makatulong sa iyo, mayroon kang nakikitang ulat sa iyong kamay upang tumukoy. Iyan ay kung gaano kahalaga ang isang ulat.
Isang snapshot sa oras. Ang isang ulat sa negosyo ay isang pagtitipon ng mga katotohanan at istatistika tungkol sa isang partikular na aspeto ng isang negosyo. Karaniwan itong isang snapshot sa oras, pag-uulat sa isang partikular na panahon. Halimbawa, ang isang taunang ulat ay sumasakop sa mahahalagang data sa pananalapi at mga pangyayari na nagbibigay ng isang snapshot sa pananalapi para sa taong iyon, habang ang isang quarterly report ay sumasakop sa isang partikular na quarter ng taon.
Karamihan sa mga ulat, anuman ang uri o layunin, ay sumasakop sa isang partikular na panahon. Ang mga ulat sa pananalapi ay sumasakop sa isang partikular na panahon. Ang pananalapi ng kumpanya ay nag-iiba mula taun-taon at mula buwan-buwan. Kahit na ang isang ulat sa mga magagamit na produkto ay tumpak lamang para sa isang tiyak na window ng oras, tulad ng mga bagong produkto ay ipinakilala at mga mas lumang mga ay ipinagpatuloy.
Pormal o impormal. Depende sa layunin nito at kung sino ang makakakita nito, ang ulat ay maaaring pormal o impormal. Ang mga pormal na ulat ay ang mga makikita at susuriin ng mga bosses, senior management, mga kliyente, mga potensyal na kliyente o mamumuhunan o kahit na sa publiko. Tulad ng lahat ng mga ulat, dapat silang mahusay na nakasulat at ipinakita nang walang mga typo o maling pagbaybay, madaling maunawaan at tumpak sa sentimo.
Ang mga impormal na ulat ay hindi mahalaga. Para sa mga empleyado na dapat kumpletuhin ang kanilang mga ulat sa gastos upang mabayaran, ang mga ito ay pinakamahalaga. Karaniwan impormal, ang mga ulat na ito ay naglalaman ng mga paglalarawan, petsa at mga halaga ng dolyar na ipinasok sa isang form ng kumpanya. Kung ang mga empleyado ay hindi kumpletuhin ang ulat nang lubusan at on-time, hindi sila maaaring ibalik para sa mga ticket ng airline, taksi at kainan ng kliyente na binayaran nila sa kanilang kamakailang biyahe sa negosyo.
Mga ulat sa iba pang mga pangalan. Marami, kung hindi karamihan, ang mga ulat sa negosyo ay hindi kahit na tinatawag na mga ulat. Maaari silang maging mga pahayag, tulad ng tubo at pagkawala o pahayag ng kita o iba pang mga pahayag sa pananalapi tulad ng mga balanse ng balanse. O kaya, maaaring ito ay mga pangkalahatang ideya ng badyet o mga pagpapakita ng benta.
Mga Dahilan na Gumamit ng Mga Ulat ng Negosyo
Upang maghanda ng mahusay na ulat, nakakatulong na maunawaan kung ano ang gagamitin ng ulat.
Ibuod. Tumutulong ang mga ulat na ipaliwanag ang isang komplikadong ideya, proseso o katayuan sa pananalapi ng kumpanya sa isang malinaw at maliwanag na paraan. Ang mga buwan ng naipon na data, o mga taon ng pananaliksik, ay maaring summed up sa isang maikling ulat. Siyempre, hindi ito maaaring magkaroon ng bawat detalye na natuklasan sa pananaliksik, ngunit ang ulat ay magbibigay sa mga nagbabasa ng ulat ng isang maikling buod ng pananaliksik o data.
Pasimplehin. Ang mga taong susuriin ang iyong ulat ay maaaring hindi magkaroon ng oras, pagnanais o kasanayan upang masuri ang lahat ng data at pananaliksik na nasa likod nito. Sa anumang kaso, mayroon silang sariling trabaho upang gawin. Ang iyong ulat ay nagbibigay sa kanila kung ano ang kailangan nilang malaman.
Linawin. Kung 10 mga tao ay dapat basahin at repasuhin ang lahat ng mga data at mga resulta ng pananaliksik na natipon mo, magkakaroon sila ng iba't ibang iba't ibang mga konklusyon. Tinitiyak ng iyong ulat na lahat sila ay tumatakbo mula sa parehong punto ng mataas na posisyon dahil binibigyan mo sila ng lahat ng parehong data.
Hikayatin. Sabihing nais ng iyong kumpanya na hikayatin ang mga mamumuhunan na ilagay ang kabisera upang pondohan ang isang bagong ideya. Ang iyong ulat ay isasama sa plano ng negosyo na ibabahagi sa mga namumuhunan. Ang iba pang mga kasosyo ay magtipon ng pahayag ng kita at pagkawala ng kumpanya at iba pang mga ulat sa katayuan sa pananalapi, ngunit ang iyong ulat ay magiging isang proyektong pagbebenta na binabalangkas kung saan naniniwala ang kumpanya na ang mga hindi na-market na market, at ang mga benta na maaari nilang ani. Ang mga pinansiyal na pahayag ay mahalaga, ngunit ang iyong ulat ay ang isa na maaaring manghimok sa mga mamumuhunan na nasa-bakod upang sumakay, o hindi.
Patunayan ang isang punto. Ang mga ulat sa negosyo ay kadalasang ginagamit kapag ang mga mahihirap na desisyon ay dapat gawin, tulad ng kung mag-downsize, na maaaring kasangkot layoffs. Walang gustong pumunta sa direksyon na iyon, ngunit kapag ang ulat ay nasa harap nila, na nagpapakita ng matatag na pagbawas sa mga kita kumpara sa mga gastos tulad ng suweldo, malinaw kung ano ang kailangang gawin. O, sa positibong panig, maaaring maipakita ng mga ulat kung ang kumpanya ay nasa posibilidad na palawakin sa mga kapana-panabik na bagong direksyon.
Lutasin ang isang problema. Ikaw ay nasa mga pagpupulong kung saan ang mga talakayan ng isang problema ay pumupunta sa paligid at sa paligid nang walang pagdating sa isang mabubuhay na solusyon. Ngunit, kung ibinabahagi mo ang iyong mga ulat sa malaking screen ng projection, lahat ay naghahanap sa parehong isyu sa parehong oras. Pagtingin sa isang nasasalat na dokumento, na may mga talahanayan at mga graph na nagpapakita kung saan ang sitwasyon ay talagang nakatayo, pinapayagan ang lahat na pag-aralan ang parehong materyal nang magkasama at makarating sa isang solusyon na magkasama.
Mga Uri ng Mga Ulat ng Negosyo
Mayroong isang walang katapusang bilang ng mga ulat ng negosyo na maaaring nakasulat, lalo na dahil maaari mo ring isulat ang iyong sariling na-customize na ulat at pamagat ito hangga't gusto mo. Gayunman, sa pangkalahatan, ang mga ulat sa negosyo ay nahahati sa apat na kategorya: paliwanag, analytical, progreso at legal. Siyempre, maaari nila at gawin ang magkakapatong. Halimbawa ng pag-unlad, halimbawa, ay maaaring maging paliwanag rin. Ngunit ang pangunahing layunin nito ay magbigay ng isang update sa isang sitwasyon.
Mga ulat ng paliwanag. Ang ilang mga ulat sa negosyo ay isinulat upang ipaliwanag ang isang sitwasyon o paksa upang ang lahat ay maunawaan ito. Maaari kang magsulat ng isang paliwanag na ulat upang ipaliwanag ang pananaliksik na iyong ginawa, halimbawa. Kung nagpapakita ka lamang ng isang talahanayan na nagpapakita ng mga resulta ng iyong pagsasaliksik, ikaw ay natural na maubusan ng mga tanong tungkol sa dahilan ng pananaliksik, iyong pamamaraan, mga laki ng sample at higit pa. Kaya, sa halip na isang talahanayan lamang ng mga resulta, dapat mong simulan sa pamamagitan ng pagpapaliwanag ng dahilan kung bakit nagawa mo ang pananaliksik at kung paano mo ito pinag-usapan, tulad ng paggamit ng mga survey ng telepono o koreo, pagsubaybay ng data sa loob ng isang panahon o anumang pamamaraan mo. Susunod, ipinaliliwanag mo ang mga resulta ng iyong pananaliksik gamit ang isang talahanayan, diagram o iba pang paraan na ginagawang malinaw ang mga resulta. Pagkatapos mong ibuod ang mga natuklasan sa ilang mga pangungusap.
Analytical reports . Ang uri ng ulat na ito ay nagbibigay ng pagsusuri, marahil sa paghahambing ng dalawang sitwasyon o mga posibilidad. Sa halip na ipaliwanag lamang, ang isang analytical report ay hindi bababa sa ilan sa pagtatasa ng mga natuklasan para sa mambabasa. Maaari mong gamitin ang mga visual sa iyong analytical report upang ipakita ang iyong mga punto, tulad ng mga diagram o mga talahanayan ng data.
Mga ulat ng progreso. Tulad ng mga card ng ulat sa paaralan, ipinapakita ng mga ulat sa pag-unlad kung paano nangyayari ang mga bagay ngayon. Hindi ito batay sa mga bundok ng pananaliksik o pag-aaral; sila ay isang update para sa mga taong nangangailangan ng isa. Ang mga taunang ulat, mga pahayag sa pananalapi tulad ng mga pahayag ng kita, at iba pang mga ulat na mga snapshot ng isang punto sa oras ay mga ulat ng progreso.
Legal na mga ulat. Ang anumang ulat na ang kumpanya ay hinihiling ng batas na sumulat ng libro at mag-post, mag-file o magpadala sa isa pang entidad ay isang uri ng legal na ulat. Ang mga legal na ulat ay minsan nakumpleto upang maprotektahan ang kumpanya mula sa mga potensyal na lawsuits o iba pang mga legal na problema. Kung ang isang ulat ay pinagsama para sa mga layunin ng buwis, o hinihingi ng Securities and Exchange Commission, isang hukuman o iba pang opisyal na entidad, ito ay kabilang sa legal na kategorya.
Halimbawa para sa Pagsusulat ng Mga Karaniwang Ulat
Ayon sa Online Writing Lab ng Purdue University (OWL), karamihan sa mga ulat ng negosyo ay walang pangkalahatang format. Suriin upang makita kung ang iyong kumpanya ay may ginustong format para sa ulat na iyong sinusulat. Kung hindi, libre ka upang bumuo ng anumang paraan na nakikita mong magkasya. Gayunpaman, may mga mungkahi ang OWL na makatutulong sa iyo na tiyakin na tinatakpan mo ang lahat ng mga base at pagsusulat ng pinakamahusay na ulat na magagawa mo.
- Panatilihin itong maikli.
- Alamin ang iyong madla at isulat sa kanila.
- Gumamit ng mga pamagat at i-highlight ang mga mahahalagang punto.
- Ilagay muna ang iyong pinakamahalagang mga natuklasan, argumento o mga punto.
- Magpasya kung isasama ang iyong mga konklusyon o iwanan iyon sa mga mambabasa.
Ang nilalaman ng iyong ulat ay mag-iiba depende sa layunin nito at sa madla nito. Para sa isang panloob na ulat, ang madla ay may alam tungkol sa kumpanya, kaya hindi mo kailangang punan ang mga ito sa mga detalye. Ang isang pampublikong ulat, gayunpaman, o isa na may maraming madla, ay makikinabang mula sa ilang impormasyon sa background tungkol sa kumpanya.
Pahina ng pamagat / pamagat. Ang bawat ulat ay nangangailangan ng malinaw na pamagat na nagpapaliwanag kung ano ang ibubunyag nito. Hindi ito ang lugar na maging matalino; Ang transparency ay susi. Para sa isang maikling o impormal na ulat, isang simpleng pamagat sa itaas ng pahina, na sinusundan ng mga petsa, kung naaangkop, ay gagawin. Halimbawa:
Buod ng Kita at Mga Gastusin, Unang Quarter 2018
Ang mga pormal na ulat ay nangangailangan ng isang pahina ng pamagat na kasama ang pamagat, petsa at may-akda,, halimbawa:
Buod ng Kita at Mga Gastusin
Unang Quarter 2018
Inihanda ni
(ang pangalan mo)
Kung ang ulat ay inihanda para sa isang partikular na tao o grupo, idagdag na pagkatapos ng iyong pangalan, halimbawa:
Para sa
XYZ Company, Inc.
Panimula. Magsimula sa isang maikling kasaysayan o kaugnay na impormasyon sa background tungkol sa kumpanya, kung sa tingin mo ito ay kinakailangan. Pagkatapos ay ipaliwanag nang maikli kung bakit inihanda ang ulat na ito. Kung ang ulat ay nagpapakita ng mga natuklasan sa pananaliksik, ipaliwanag nang maikli ang pamamaraan ng pananaliksik. Para sa isang maikling ulat, ito ay dapat na isang ilang mga pangungusap. Ang pormal na ulat ay maaaring magsama ng isang buong pahina. Ang ilang pormal na ulat ay nagsisimula sa isang Buod ng Buod na nagbibigay ng isang pangkalahatang-ideya o buod ng ulat upang, kung ang lahat ng ito ay bumabasa ng isang tao, mauunawaan pa rin nila ang ulat.
Talaan ng nilalaman. Sa isang mahabang ulat, ilista ang mga seksyon at mga visual na may mga numero ng pahina.
Katawan ng ulat. Narito kung saan mo inilalagay ang iyong data, ang puno o pinaka-mahalaga na impormasyon ng iyong ulat. Isama ang mga visual tulad ng mga tsart, mga diagram, mga talahanayan o mga graph kaysa sa teksto lamang. Ang mga visual ay nagpapakita ng mga tao kung ano ang nais mong malaman nila at ang mga ito ay interactive, na pinapanatili ang pansin ng iyong mga mambabasa. Ang mga table, mga graph at iba pang mga visual na substantiative na dokumento ay ang "patunay" ng kung ano ang iyong naiulat. Laging magsimula sa pinakamahalagang data muna.
Mga resulta. Ang seksyon na ito ay opsyonal at depende sa iyong mga mambabasa.Nais mo bang sabihin sa kanila kung paano i-interpret ang mga resulta, o hayaang magsalita ang ulat para sa sarili nito? ****
Mga konklusyon. Ang mga pormal na ulat ay nangangailangan ng isang pagtatapos ng buod ng mga resulta, kung inaasahan man o dumating bilang sorpresa, at kung paano ito makakaapekto sa mga desisyon sa hinaharap.
Mga pagbubukod. Ang mga ulat sa taunan at quarterly ay mga halimbawa na maaaring maging mas malikhain. Partikular, kung ang negosyo ay umaabot sa pangkalahatang publiko, tulad ng taunang o quarterly report ng ospital, ang mga update ay maaaring pinakamahusay na sinabi sa pamamagitan ng mga nakakahimok na kuwento ng mga buhay na naka-save o mga empleyado na gumaganap ng mga makabagong teknolohiya. Ang mga negosyo ay maaaring mag-uugnay sa kanilang pag-unlad sa ganitong paraan, masyadong, sa pamamagitan ng pag-interbyu sa mga empleyado na nagsasagawa ng pagputol ng gilid pananaliksik o inventing mga bagong, nakakaganyak na produkto.
Sa wakas, kung paano mo isulat ang iyong ulat ay nasa iyo. Panatilihin itong maikli, panatilihin ang iyong madla sa iyong isip at isama ang impormasyon na malinaw na nagbibigay ng iyong mensahe. Walang pawis. Magkakaroon ka nito sa mesa ng iyong boss sa walang oras.
