Pinatutunayan ng Notaries ang katumpakan ng mga lagda sa mahahalagang dokumento tulad ng mga kalooban, mga pinagkakatiwalaan at mga talaang pangako. Ang notaryo ay nagpapatunay na ang mga partido na pumirma sa dokumento ay nagpatunay ng kanilang mga pagkakakilanlan, nauunawaan ang dokumento at hindi pinilit na pumirma. Kapag nasiyahan ang mga iniaatas na ito, ang notaryong selyo ay isang opisyal na selyo sa dokumento.
Recordkeeping
Ang notaryo ay dapat na panatilihin ang isang opisyal na talaan ng libro na may mga talaan ng bawat notarized signature. Dapat na ilista ng bawat rekord ang mga pangalan ng mga partido na nagpirma sa notarized na dokumento at ang petsa at oras ng pirma. Kapag natapos na ng notaryo ang kanyang recordkeeping, ang lahat ng partido na pumirma sa dokumento ay dapat ding mag-sign sa log book. Ang mga partido na pumirma sa dokumento ay dapat magpakita ng isang wastong lisensya sa pagmamaneho o pasaporte bilang pagkilala bago ang anumang mga lagda.
Kwalipikasyon
Ang isang prospective na notaryo ay dapat na hindi bababa sa 18 taong gulang at pumasa sa maraming pagsusuri na pagsusulit na may 70 porsiyento o mas mataas upang maging karapat-dapat para sa isang lisensya. Kung naghihintay siya ng mas mahaba kaysa sa dalawang taon pagkatapos na makapasa sa pagsusulit na mag-aplay para sa isang lisensya ng notaryo, dapat niyang dalhin at ipasa muli ang pagsusuri. Ang mga aplikante ay hindi dapat magkaroon ng anumang mga naunang napatunayang felony o mga aksyong pandisiplina na may kaugnayan sa pandaraya mula sa naunang termino bilang notaryo.
Mga pagsasaalang-alang
Ang isang notaryong pampubliko ay hindi maaaring isulat ang anumang dokumento na may kinalaman sa kanyang sariling pinansiyal o personal na interes. Ang mga notaryo ay ipinagbabawal sa pagbibigay ng legal na payo o paghahanda ng mga legal na dokumento maliban kung mayroon din silang may balidong lisensya upang magsagawa ng batas mula sa naaangkop na asosasyong bar sa kanilang lugar.
Mga Bond ng Indemnity
Ang bawat notaryo ay dapat magkaroon ng indemnity bond upang protektahan ang kanyang mga kliyente mula sa pinsala sa pananalapi na dulot ng isang pirma na hindi nakasaksi. Ang eksaktong mga kinakailangan ay maaaring mag-iba para sa bawat estado, ngunit ang $ 10,000 sa pangkalahatan ay ang minimum na katanggap-tanggap na halaga ng bono.
Frame ng Oras
Ang bawat appointment sa notaryo ay may bisa sa apat na taon. Sa pag-expire ng isang appointment, ang notaryo ay maaaring mag-aplay para sa pag-renew. Ang mga pag-renew ay karaniwang ipinagkakaloob maliban kung ang notaryo ay naging negligent o nakagawa ng pandaraya habang ginagawa ang kanyang mga tungkulin.
Notarial Seals
Ang isang notaryo ay dapat panatilihin ang kanyang selyo sa isang lugar kung saan maaari lamang niya itong ma-access. Ang selyo ay hindi maaaring kontrolado ng isang tagapag-empleyo o kliyente. Kung ang seal ay nawala, dapat na ipaalam sa notaryo ang naaangkop na awtoridad ng notaryo ng kanyang estado. Kapag ang isang bagong selyo ay binili dahil sa isang pag-renew ng komisyon ng notaryo o isang pagbabago ng pangalan, ang lumang selyo ay dapat sirain o i-render hindi magamit. Ang mga pagtutukoy para sa notarial seal ay nag-iiba ayon sa estado, na may maraming mga estado na nangangailangan ng pangalan at komisyon ng notaryo na nakalista.
