Ang mga panloob na kontrol ay mga patakaran at mga pamamaraan na ginagamit ng mga kumpanya upang makatulong na maiwasan ang mga pagkakamali at pandaraya, na maaaring magsama ng mga pagnanakaw, paglustay, paboritismo o mga error sa matematika sa mga dokumento sa pananalapi. Hindi mo kailangang maging isang sertipikadong pampublikong accountant o magkaroon ng antas ng pananalapi upang magtatag ng kapaki-pakinabang na mga panloob na kontrol sa iyong negosyo o itakda ang mga patakaran para sundin ng iyong mga empleyado.
Suriin ang Co-Signers at Awtorisadong mga Taga-sign
Ang isa sa mga pinakakaraniwang mga panloob na kontrol para sa mga maliliit na negosyo ay ang pangangailangan na ang mga tseke ay makakasama. Nakakatulong ito na maiwasan ang isang tao na magsulat ng isang tseke sa kanyang sarili o pag-apruba ng hindi naaangkop na pagbabayad. Kung ang iyong negosyo ay nagsusulat ng maraming mga tseke sa bawat buwan, maaari mong ipatupad ang isang patakaran na nangangailangan lamang ng dalawang lagda sa mga tseke na higit sa isang tiyak na halaga ng dolyar, tulad ng $ 500. Tiyaking mayroon kang isang lagda card sa iyong bangko na may mga lagda ng awtorisadong signers. Pinapayagan nito ang bangko na suriin ang mga lagda bago magbayad ng anumang tseke.
Mga Pagkakasundo sa Bangko
Maraming mga negosyo ang nagtala ng lahat ng kanilang mga pagbabayad at mga resibo sa isang pangkalahatang ledger, na isang talaan ng mga transaksyong pinansyal ng kumpanya. Ang mga entry sa isang ledger ay batay sa mga tseke na nakasulat, cash na bayad at cash, mga deposito ng electronic o mga natanggap na credit card. Upang matulungan ang mga pagkakamali sa math at mga mapanlinlang na mga entry, magsagawa ng pagkakasundo ng bangko bawat buwan, kumpara sa iyong bank statement sa iyong general ledger. Isama sa iyong bank statement ang lahat ng mga deposito na iyong ginawa o natanggap nang elektronik at ipinapakita ang lahat ng pagbabayad na iyong ginawa. Kasama rin dito ang anumang bayad sa bangko na iyong binayaran, na nagpapahintulot sa iyong isama ang mga nasa iyong pangkalahatang ledger.
Mga Pamamaraan sa Pagkuha
Upang matiyak na makuha mo ang pinakamahalaga kapag gumagawa ng mga pagbili, lumikha ng isang panloob na kontrol na nagtatakda ng mga patakaran para sa pagbili. Maaaring kasama lamang ito gamit ang mga naaprubahang vendor, na nangangailangan ng mga mahuhusay na bid mula sa mga kontratista o nagsasagawa ng isang tseke ng presyo ng ilang mga vendor bago pumili ng isa. Maaaring kabilang dito ang pag-aatas sa iyong tagapangasiwa ng opisina na suriin ang mga presyo sa online sa maraming tindahan ng opisina bago mag-order ng mga supply ng opisina, kasangkapan o iba pang kagamitan.
Mga Patakaran sa Pagbabayad
Gumawa ng isang pormal na patakaran sa paggasta ng empleyado upang makatulong na mabawasan ang mataas na gastos sa paglalakbay, panuluyan, aliwan at pagkain. Kung pinapayagan mo ang mga empleyado na mag-book ng kanilang sariling paglalakbay at tuluyan kapag dumalo sa mga conference o trade show, maaari silang mag-book ng mga flight at mga kuwarto na kumita sa kanila ng pinakamaraming puntos na gantimpala, kaysa sa pagpili ng pinakamababang gastos sa mga booking. Ipahihintulot na ang lahat ng gastusin sa paglalakbay ay maaprubahan ng isang superbisor nang maaga at ang lahat ng mga gastos sa pagbabayad ng mga porma ay kinabibilangan ng mga resibo.
Mga Pag-audit
Ang pagkakaroon ng isang pagbili ng third party na pagsusuri, mga talaan sa pananalapi, mga sheet ng oras, mga gastos sa pagbabayad at iba pang mga aktibidad sa negosyo ay maaaring makatulong sa lugar at mabawasan ang mga error at pandaraya. Ang panloob na pag-audit ay nagpapahintulot sa isang empleyado o departamento na suriin ang gawain ng iba. Ang mga panlabas na pagsusuri ay nagdadala sa isang kontratista o kompanya sa labas upang suriin ang gawain ng iyong mga tauhan. Maaaring kasama dito ang pagkuha ng isang sertipikadong pampublikong accountant upang suriin ang iyong mga libro sa bawat buwan o quarter. Ang pagsasagawa ng isang pagsusuri sa imbentaryo ay maaaring makatulong sa iyo na makita kung mayroon o hindi ka may problema sa pagnanakaw, labis na paghahatid o pagkasira.
