Kailangan ng mga memo na ihatid ang impormasyon sa isang maigsi, may layuning paraan. Ang estilo ng walang-kabuluhan na ito ay nangangahulugan na kahit na pinapayat mo ang pag-asa ng pagsulat ng isa, dapat mong makita ang tapat, matino na format na isang malugod na lunas mula sa iba pang, mas maraming mga proyektong pagsusulat na may matatapang na maaaring mayroon ka sa iyong desk.
Sumulat ng Heading
Simulan ang iyong memo sa pamamagitan ng pagsusulat ng pamantayang pamantayang kasama ang "To:", "From:", "Date:" at "Subject" sa magkakahiwalay na linya. Bigyan ng ilang pag-iisip sa linya ng madla, na napagtatanto na baka hindi mo nais na ipalaganap ang iyong memo sa buong kumpanya ngunit sa halip ng ilang mga kagawaran sa halip. Ang posibleng heading na nagbibigay-daan sa mga mambabasa na mabilis na i-scan ito at makukuha ang mahalagang impormasyon mula mismo sa simula - mula sa kaugnayan sa paksa.
Sabihin ang Iyong Layunin
Sumulat ng maikling pambungad na malinaw na nagsasaad, sa pinakamadaling termino na posible, ang iyong layunin para sa pagsulat. Mag-imbento ng ilang pagkatao, kung nais mo, ngunit panatilihing maikling karagdagan din ito. Halimbawa, kung nagsasagawa ka ng isang anunsyo, maaari mong isulat, "Pagkatapos ng isang partikular na mahaba at lubusang paghahanap, natutuwa akong ipahayag na ang ABC Company ay sumang-ayon sa XYZ Writers Group upang gabayan ang mga paparating na pagsusumikap sa pagmemerkado."
Masalimuot Sa Katumpakan
Itaguyod ang katawan ng iyong memo - hindi hihigit sa dalawa o tatlong talata - na nagpapaliwanag sa iyong pambungad na pahayag. Mga anticipating katanungan ay mahalaga; hindi mo nais ang iyong memo upang makabuo ng higit pang mga tanong kaysa ito ay nagbibigay ng mga sagot, ngunit isang memo ay hindi ang forum para sa isang malawakan, 360-degree na pagsisiwalat, alinman. Ayusin ang pinakamahalagang impormasyon - kung anong mga empleyado ang nais malaman at kung ano ang kailangan nilang malaman - sa isang hierarchical paraan. Panghuli, tandaan na ang isang memo ay bihirang naglilingkod bilang "pangwakas na salita" sa isang paksa; sa katunayan, kung minsan ay nagtatakda ito ng isang buong hanay ng mga aktibidad. Kaya italaga ang huling talata ng katawan ng iyong memo sa "mga susunod na hakbang" o "kung ano ang susunod na susunod." Halimbawa, sa pagkakataong ito maaari mong ibahagi kung ipakikilala mo ang grupo ng mga manunulat sa iyong mga empleyado.
Isara sa Estilo
Isara ang iyong memo sa isang pagtaas ng tala, napagtatanto na nagpapadala ka ng isang mensaheng mensahe para sundin ng iyong mga empleyado. Maaari mong sabihin, halimbawa, "Alam ko na umaasa ka, tulad ng ginagawa ko, upang simulan ang kapana-panabik na kabanatang ito sa kasaysayan ng aming kumpanya. Nagpapasalamat ako sa iyo nang maaga para sa iyong patuloy na sigasig at dedikasyon."
Ituro ang mga Attachment
Isama ang isang notasyon sa pinakailalim ng iyong memo para sa kaugnay na mga attachment, tulad ng mga dokumento na gusto mong basahin ng mga empleyado o mga bagong pamamaraan na nais mong sundin ng mga ito. Isulat lang ang salitang "Naka-attach:" at maikling buod ang impormasyon. Sa halimbawang ito, maaari mong isama ang isang kompendyum ng nakaraang mga proyekto sa marketing ng mga manunulat ng grupo upang ang iyong mga empleyado ay makilala ang kanilang sarili sa estilo at mga nagawa ng grupo. Maging tahasang tungkol sa kung saan makikita ng mga empleyado ang impormasyong ito. Halimbawa, kung nag-post ka ng kopya ng papel ng iyong memo sa isang bulletin board o i-email ito sa buong kumpanya, siguraduhing maunawaan ng mga empleyado kung paano ma-access ang attachment.
Mga Tip
-
Basahin nang malakas ang iyong memo habang maingat mong pinatutunayan at i-edit ito bago ipalaganap ito.
