Ang isang ulat ng proyekto ay nagsasabi ng katayuan ng isang patuloy na proyekto sa isang non-profit na organisasyon. Kadalasan ang ulat ay maglalaman ng partikular na impormasyon tungkol sa badyet, natapos na mga milestones at anumang mga problema na lumitaw mula simula ng proyekto. Kapag sumulat ng isang ulat sa proyekto, sundin ang pangunahing format, ngunit huwag mag-atubiling idagdag o alisin ang mga seksyon upang umangkop sa iyong partikular na samahan at mga layunin.
Lumikha ng harap na bagay para sa ulat. Gumawa ng isang maayos na pahina ng pabalat na naglalaman ng pangalan ng proyekto, ang petsa ng ulat at ang mga pangalan ng tagapamahala ng proyekto at mga miyembro ng koponan. Kung ang iyong ulat ay higit sa limang pahina ang haba, isaalang-alang ang pagdaragdag ng isang talaan ng mga nilalaman upang gawing madali ang paghahanap ng impormasyon.
Upang simulan ang ulat ng proyekto, isulat ang isang seksyon ng pangkalahatang-ideya na nagpapaliwanag sa mambabasa ang pangunahing katayuan ng proyekto at kung paano nito maaapektuhan ang iyong non-profit. Panatilihin ang seksyon na ito sa isang pahina o mas mababa at isulat sa layunin ng pagbibigay ng malaking paliwanag sa pag-unlad na ginawa ng iyong koponan sa proyekto. Matapos basahin ang pangkalahatang ideya, ang isang tagasuri ay dapat magkaroon ng pangunahing kaalaman sa saklaw ng proyekto, ang kasalukuyang kalagayan, kung ano ang natitira upang gawin at anumang mga problema na inaasahan mong makaharap.
Sumulat ng isang update sa milestones na iyong nagawa sa petsa. Sa seksyon na ito, ipaliwanag ang bawat natapos na layunin ng proyekto at sabihin sa mga mambabasa kung nasa oras man o hindi. Isama ang anumang positibong epekto o hindi inaasahang mga benepisyo ng isang milestone. Halimbawa, kung nakumpleto mo ang isang layunin sa isang linggo nang maaga sa iskedyul, ipaliwanag kung paano ito mapapabilis ang pangwakas na produkto o makatipid ng pera para sa iyong non-profit.
Ipaalam sa mga mambabasa ang tungkol sa katayuan ng badyet sa proyekto. Para sa isang non-profit, ang badyet ay madalas na ang pinakamalaking pag-aalala. Sa seksyon ng badyet, lumikha ng isang line-by-line na pagtatasa ng badyet na nagpapaliwanag kung ano ang iyong ginugol at kung ano ang natitirang gastusin. Kung mayroong anumang mga pagkakaiba, magbigay ng isang paliwanag at ang mga hakbang na gagawin mo upang gawin ang pagkakaiba.
Magbigay ng paliwanag para sa anumang pagkaantala o problema. Kung ang iyong non-profit ay tumakbo sa hindi inaasahang mga isyu sa panahon ng kurso ng proyekto, tiyaking isama ang isang seksyon na naglalahad ng problema. Upang bigyan ng katiyakan ang mga miyembro ng board at mga kliyente, isama ang mga tukoy na hakbang na gagawin mo upang maitama o pigilan ang problema.
Ipaliwanag ang mga susunod na hakbang. Sa isang maikling balangkas, ipaalam sa mga mambabasa kung ano ang mangyayari sa susunod sa isang proyekto. Kung kakailanganin mo ng karagdagang mga tauhan o impormasyon, ilista ang bawat item. Ang impormasyong ito ay mahalaga para sa isang hindi kumikita na may limitadong mga mapagkukunan. Isara sa isang positibong tala, kung maaari, sa pamamagitan ng pagpapahayag ng pagtitiwala na ang proyekto ay makukumpleto sa oras at sa badyet.
