Kadalasan sa negosyo kinakailangan na magpadala ng isang mahalagang komunikasyon ng kumpanya sa isang grupo ng mga tao, na nagpapaalam sa kanila ng mga pagbabago o pagbabago sa mga patakaran at pamamaraan ng kumpanya. Kung ang mga taong iyon ay nabibilang sa isang pormal na grupo, may ilang mga pagpipilian para sa pagtugon sa isang sulat sa kanila.
Pagtugon sa isang Grupo sa isang Sulat
Gamitin ang opisyal na itinalagang pangalan para sa pangkat kung ang pangkat ay pormal na organisado at kinikilala ng pangalan na iyon. Kung ang grupong ito ay mga Anak na Babae ng Rebolusyong Amerikano, halimbawa, ito ay ganap na wasto upang matugunan ang liham sa pangkat gamit ang "Minamahal na Babae ng Rebolusyong Amerikano." Ito ang pinaka pormal na paraan upang kilalanin ang impormasyon sa liham para sa pagkonsumo ng buong pangkat. Gayunpaman, kaduda-dudang ang sulat mismo ay maibabahagi sa buong grupo, ngunit sa mga opisyal at tagapamahala nito.
Ito ay katanggap-tanggap din upang tugunan ang grupo sa pamamagitan ng kanilang kolektibong pamagat, para sa pagtawag sa titulong "Mahal." Maaari mong simulan ang isang sulat na may "Upang Lahat ng Mga Tagapamahala ng Account" o "Upang Night Supervisor."
Kung ang pangkat ay isa kung saan nais mong tugunan ang isang indibidwal na ang pamagat at pangalan ay hindi kilala, angkop na gamitin ang pagbati na "Kung Sino ang Mag-aalala." Habang ang pariralang ito ay ipinapalagay na ito ay para sa isang indibidwal, ito ay angkop na gamitin kapag tumutugon sa isang grupo. Ang pagbati na ito, habang wasto at naaangkop, ay wala ang awtoridad na nagmumula sa pagtugon sa isang mahalagang liham sa tamang pangalan at pamagat ng tamang tao ng contact.
Gumamit ng isang simpleng pagtatalaga tulad ng "Pamamahagi," o kahit na "Tingnan ang Pamamahagi," sa "Sa" larangan ng isang memorandum ng negosyo, lalo na kung ang liham ay isang panloob. Ang mga pangalan ng lahat ng mga indibidwal sa listahan ng pamamahagi ay dapat na ganap na isiwalat sa sulat, kadalasan bilang bahagi ng seksyon ng footer. Ang listahang ito ay maaaring organisahin ayon sa alpabeto o sa pamamagitan ng hierarchy ng organisasyon sa mga pangalan ng senior managers na unang nakalista sa order ng ranggo, na sinusundan ng isang alpabetikong listahan ng lahat ng mga subordinates.
Ilista ang mga pangalan, pamagat at address ng lahat ng partido na nababahala kung ang grupo ay maliit at hindi konektado sa pamamagitan ng pagsasama sa isang solong kumpanya. Ang pamamaraang ito ay isa sa kaginhawahan sa mga tatanggap ng liham, na binibigyan ng isang madaling gabay na sanggunian sa lahat ng partido sa isang solong komunikasyon.
