Ang ulat ng tawag ay isang mahalagang aspeto ng pagpapatakbo ng matagumpay na negosyo. Ang mga Salespeople at iba pang mga propesyonal ay gumagamit ng mga ulat ng tawag upang i-record ang mga detalye ng lahat ng mga tawag sa telepono na ginagawa nila, pati na rin ang mga pagbisita sa mga potensyal at umiiral na mga kliyente. Karaniwang kinabibilangan ng mga ulat sa tawag kung ano ang tinalakay, ang kinalabasan ng pag-uusap at anumang iba pang kaugnay na impormasyon. Ang mga ulat na ito ay isinumite sa mga superbisor at ginagamit upang mapanatili ang talaan ng mga kontak sa mga kliyente. Maaari din silang magbigay ng mga supervisor ng mahalagang feedback tungkol sa pagganap ng trabaho ng isang empleyado.
Magsimula sa pamamagitan ng pagdodokumento kung sino ang iyong sinasalita. Isama ang detalyadong impormasyon tungkol sa taong ito. Maaaring ito ay isang kliyente, potensyal na kliyente o bumabalik na kliyente. Ang ulat ng tawag ay dapat isama ang pangalan ng tao, pamagat ng trabaho, kumpanya, impormasyon ng contact at anumang iba pang mga katangian ng pagtukoy. Ang isang halimbawa ng katangian ay maaaring ang taong ito ay para sa promosyon na magbibigay sa kanya ng higit na kapangyarihan sa loob ng kumpanya.
Isama sa ulat kung nagsalita ka sa sinuman sa panahon ng tawag o pagbisita. Maaari kang magsalita sa isang receptionist o katulong, o ibang tao mula sa kumpanya ang maaaring nakaupo sa tawag sa pagbebenta. Tiyaking isama ang may-katuturang impormasyon tungkol sa ikatlong partido, tulad ng kung siya ay may kakayahang magpasya kung ang kumpanya ay bibili mula sa iyo.
Isulat ang layunin ng tawag, at kung ito ay nasa personal o sa telepono. Maaaring sinusubukan mong gumawa ng isang benta, kumuha ng impormasyon o makahabol sa isang umiiral na kliyente. Mahalaga ang pagtukoy sa layunin ng tawag dahil kailangan mo at ng iyong superbisor na pag-aralan kung o hindi ang tawag ay matagumpay.
Idagdag ang iyong opinyon tungkol sa tagumpay ng tawag sa ulat ng tawag. Ang tagumpay ay karaniwang tinutukoy ng resulta. Halimbawa, kung ang huling resulta ay isang benta, ang tawag ay malamang na matagumpay. Gayunpaman, ang tagumpay ay hindi laging itim o puti. Maaaring nagsisikap kang makipag-ugnay sa isang potensyal na bagong kliyente. Samakatuwid, kung nakipag-usap ka sa taong ito, ang tawag ay matagumpay na hindi isinasaalang-alang kung ang isang sale ay sarado.
Isama ang anumang ibang impormasyon na sa tingin mo ay may kaugnayan sa ulat ng tawag. Ang hitsura at pakiramdam ng opisina o ang kalagayan ng taong iyong sinasalita ay maaaring may kaugnayan sa huling resulta ng tawag o pagbisita. Gayundin, ang naturang impormasyon ay maaaring magdikta kung paano ka lumapit sa pakikipag-ugnay sa taong ito sa hinaharap. Halimbawa, kung ang isang potensyal na kliyente ay tila inis sa pamamagitan ng iyong diskarte sa pagbebenta, ang iyong superbisor ay maaaring magmungkahi na ang isa pang salesperson sa iyong opisina na may iba't ibang diskarte sa pagbebenta ay nakikipag-ugnay sa partikular na taong ito sa hinaharap.
Mga Tip
-
Siguraduhin na gamitin ang tamang spelling at grammar sa iyong mga ulat sa pagtawag. Hindi mo nais na inisin ang iyong superbisor na may simpleng mga pagkakamali. Matapos ang lahat, maaaring siya ay gumagamit ng iyong mga ulat sa pagtawag upang suriin ang pagganap ng iyong trabaho at nagkakahalaga sa kumpanya.
