Kahit sino ay maaaring pinahahalagahan ang paningin ng isang abala, mataas na antas ng ehekutibo, na nakaupo sa likod ng isang malaking desk nang walang kaya bilang isang piraso ng papel - pabayaan mag-isa ng isang maliit na butil ng alikabok - sa paningin. Ang mga anyo ay nagpapakita ng katotohanan, para sa ehekutibo na iyon ay marahil lamang bilang abala habang ikaw ay ngunit natagpuan niya ang isang paraan upang ayusin ang kanyang workload ng opisina. Maaari mo ring, hangga't bumuo ka ng isang sistema na gumagana para sa iyo. Ito ay maaaring mangahulugan ng paggamit ng ilang mga "tried-and-true" na pamamaraan habang pinapawalang-bisa ang iba.Tulad ng tagapangasiwa ng mataas na antas, tandaan na ikaw ay namamahala at kailangan mong sakupin ang kontrol ng iyong workload bago ito makukuha ang kontrol sa iyo.
Magtatag ng isang sistema ng paghaharap - elektronikong papel at papel - upang maaari mong agad na mapamimigay ang impormasyon kapag nagawa mo itong suriin. Maraming mga propesyonal sa negosyo ang mga "master stackers," ibig sabihin na sila ay may posibilidad na maipon ang mga tambak na papel na sa kalaunan ay mapupuspos ang mga ito. Gumawa ng isang pangako na magtrabaho sa isang proyekto at pagkatapos, kapag tapos ka na, agad na ihain ito. Para sa mga file ng papel, magtatag ng isang naka-color na file na sistema ng file, na may kulay na nagpapahiwatig ng isang mensahe na makabuluhan sa iyo. Halimbawa, ipatupad ang isang sistema ng three-color hierarchy kung saan ang berde ay nangangahulugang "mataas na priyoridad," ang dilaw ay nangangahulugang "katamtamang priyoridad" at ang pula ay nangangahulugang "mababang priyoridad. O, upang bawasan ang bilang ng mga file sa iyong desk, gumamit ng dalawang-kulay na sistema. Sundin ang parehong logic upang lumikha ng isang sistema ng pag-file ng computer.
Gumawa ng isang pang-araw-araw na listahan ng gagawin at panatilihin ito sa iyo sa lahat ng oras upang panatilihing ka nakatuon at sa track. I-off ang mga gawain habang nakumpleto mo ang mga ito. Gayundin, panatilihin ang isang kalendaryo sa iyo sa lahat ng oras, cross-referencing ang dalawa kung kinakailangan. Repasuhin ang iyong to-do list sa dulo ng bawat araw at ang simula ng bawat bagong araw upang sementuhin ang iyong mga pang-araw-araw na obligasyon sa iyong isip.
Magtatag ng mga limitasyon ng oras at mga deadline para sa bawat isa sa mga gawaing ito, pagiging maasahin sa mabuti ngunit makatotohanang din. Maging partikular na mapagbantay tungkol sa oras na iyong binabanggit sa pagbabasa at pagtugon sa mga email, dahil napakadaling madali itong masipsip sa "vortex ng email." I-tag ang iyong mga email na may mga mensahe ng "mataas na priyoridad" upang matulungan kang ma-focus ang iyong mga pagsisikap - at pagkatapos ay magpasya kung o hindi upang tumugon nang naaayon.
Magsimula ng mga tawag sa telepono at mga pagpupulong na may isang pagtatantya ng kanilang tagal - at pagkatapos ay panoorin ang orasan at manatili sa plano. Igagalang ng mga tao ang iyong disiplina kung sinasabi mo ang isang bagay tulad ng: "Tulad ng alam ko na lahat tayo ay abala, subukan natin ang ating makakaya upang itago ang teleponong ito o nakakatugon sa 30 minuto."
Magtakda ng mga hangganan para sa mga katrabaho na maaaring magsumamo sa iyo sa isang matagal na tanghalian o isang matagalang pag-uusap tungkol sa kanilang kakila-kilabot na petsa ng bulag sa gabi bago. Habang ang ilang mga sosyal na pakikipag-ugnayan ay mahalaga sa pagbuo ng mga relasyon sa mga kasamahan sa trabaho, maging maingat na hindi ito mawawala at magtapon ng isang curveball sa iyong kung hindi man mahusay na nakaayos na araw ng trabaho.
Isaalang-alang ang multitasking. Maaaring isipin mo na ang pakikipag-usap sa telepono, pagsulat ng isang email at pagsuri sa isang panukala sa pagmemerkado ay gumagawa sa iyo ng sobrang empleyado ngunit, sa katunayan, maaari mong i-diffuse ang iyong pansin at sa halip ay counterproductive. Kung kailangan mo, pilitin ang iyong sarili na ituon ang iyong pansin sa isang gawain sa isang pagkakataon at ihambing ang mga resulta sa multitasking mode ng pag-aayos ng iyong workload.
Tayahin ang iyong kasalukuyang workload bago sumasang-ayon na magkaroon ng mga bagong responsibilidad. Bagaman maraming mga empleyado ang nag-aakala na dapat silang tumataas at hindi kailanman sasabihin sa mga naturang kahilingan, maingat na isaalang-alang kung mayroon kang oras upang makumpleto ang mga gawain at kung magagawa ito ayon sa iyong sariling mataas na pamantayan.
Kumunsulta sa iyong superbisor upang matiyak na ikaw ay nasa tamang landas sa iyong plano upang ayusin ang iyong workload ng opisina. Repasuhin ang iyong "plano ng pagkilos" at humingi ng feedback.
