Ang mga pamamaraan sa accounting ng hotel ay tumutulong sa isang kompanya sa industriya ng mabuting pakikitungo na maghanda ng tumpak na mga pahayag sa pananalapi na sumusunod sa mga regulasyon at prinsipyo ng accounting. Kabilang sa mga regulasyong ito ang mga internasyonal na pamantayan sa pag-uulat sa pananalapi (IFRS) at ang pangkalahatang tinatanggap na mga prinsipyo ng accounting (GAAP) ng U.S.. Kaukulan din sila sa mga panuntunan ng Securities and Exchange Commission (SEC) at Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB).
Pagkilala sa Kita at Gastos
Ang mga regulasyon ng SEC at PCAOB ay nangangailangan ng isang hospitality company na magtatag ng mga sapat at functional na kontrol sa mga sistema ng pagkilala (recording) ng kita at gastos. Ang kita ay kita na bumubuo ng isang hotel sa pamamagitan ng pagbibigay ng mga serbisyo o pagrenta ng mga kuwarto. Kabilang sa mga halimbawa ng mga item sa kita ang mga guest reservation fee at mga singil sa kuwarto. Ang isang accountant ng hotel ay nagpapahiram ng isang account ng kita upang madagdagan ang halaga nito at ini-debit niya ito upang mabawasan ang balanse sa account. Ang isang gastusin ay isang gastos o pagkawala na may isang hotel na nagkakaloob ng mga serbisyo o pag-upa ng mga kuwarto. Ang mga gastusin ay maaaring may kaugnayan sa mga suweldo, gastos sa pagkain at inumin at mga kagamitan. Ang isang bookkeeper ng hotel ay nag-debit ng isang gastos sa account upang madagdagan ang halaga nito at ia-credits niya ito upang bawasan ang balanse sa account. Ang isang hospitality firm ay nag-uulat ng mga kita at gastos sa pahayag nito ng kita at pagkawala.
Pag-record ng Asset and Liability
Ang isang tagapamahala ng hotel ay dapat magpatupad ng sapat na alituntunin sa mga sistema ng pag-record ng asset at pananagutan dahil ang mga bagay sa pag-aari at pananagutan ay nagpapahiwatig ng matatag na pananalapi ng kumpanya. Ang mga item na ito ay sumasalamin sa kapital ng negosyo ng kompanya o kakayahang makakuha ng panandaliang cash (kapital ng trabaho ay katumbas ng mga kasalukuyang asset na minus kasalukuyang pananagutan). Ang isang asset ay isang mapagkukunan na nagmamay-ari ng isang hotel, tulad ng cash at inventories (mga short-term asset) o real-estate at machine (mga pang-matagalang asset). Ang pananagutan ay isang utang na dapat bayaran ng hotel kung ito ay nararapat o isang pangako sa pananalapi na dapat itong igalang sa oras. Ang isang panandaliang pananagutan ay isang utang na dapat bayaran ng isang mabuting panauhin firm sa isang taon o mas mababa, samantalang ang isang pang-matagalang utang ay dapat matapos pagkatapos ng isang taon. Ang isang bookkeeper ng hotel ay nag-debit ng isang account sa pag-aari upang madagdagan ang halaga nito at ia-credits niya ito upang bawasan ang balanse sa account. Ang kabaligtaran ay totoo para sa isang account ng pananagutan. Ang isang hotel ay nag-uulat ng mga asset at pananagutan sa balanse nito.
Pag-uulat ng Pananalapi
Ang mga regulasyon at pamamaraan ng accounting, tulad ng U.S. GAAP at IFRS pati na rin ang SEC at PCAOB na mga panuntunan, ay nangangailangan ng isang hospitality company na mag-ulat ng "patas" at kumpletong mga pahayag sa pananalapi sa katapusan ng bawat isang-kapat o taon. Sa terminong pang-accounting ng hotel, ang "makatarungang" ay nangangahulugang tumpak o layunin. Ang isang kumpletong hanay ng mga ulat sa pananalapi ay nagsasama ng balanse (na kilala bilang pahayag ng posisyon sa pananalapi), pahayag ng kita at pagkawala (P & L o pahayag ng kita), pahayag ng mga daloy ng salapi at pahayag ng katarungan (na tinutukoy rin bilang pahayag ng mga natitirang kita).
