Ang mga pamamaraan sa harap ng opisina ay dapat na angkop para magkasya sa iyong negosyo. Halimbawa, ang isang medikal o dental na pagsasanay ay nangangailangan ng iba't ibang mga pamamaraan kaysa sa isang law firm, ahensiya ng koleksyon, barber shop o pabrika. Maglaan ng oras upang bumuo ng isang masinsinang checklist na tumutugon sa mga mahahalagang layunin at layunin sa harap ng opisina.
Mga Pangunahing Kaalaman
Para sa mga negosyo na tumatanggap ng matatag na trapiko ng kliyente, ang mga pamamaraan sa harap ng opisina ay dapat sumalamin sa pangkalahatang kapaligiran ng negosyo. Ang isang mainit-init, nag-aanyaya na negosyo ay magbibigay-diin sa mahalagang ng nakangiting at pagpapanatili ng propesyonal na etiketa sa telepono. Ang mga tanggapan ng medikal o dental ay umaasa nang husto sa daloy ng pasyente. Samakatuwid, ang front office sa isang klinika ay dapat magkaroon ng sapat na kawani sa paggamit upang masuri ang mga pasyente, sagutin ang mga pasyenteng katanungan nang personal at sa telepono at hawakan ang pag-alis ng pasyente, kabilang ang pagtanggap ng pagbabayad at pag-iiskedyul ng mga pamamaraan ng pagsunod. Isaalang-alang ang pagtratrabaho sa isang serbisyo ng telepono upang mahawakan ang mga call after-hour client.
Pag-iiskedyul
Ang isang mahalagang bahagi ng pagpapatakbo ng isang matagumpay na tanggapan ay kinabibilangan ng paghawak ng mga appointment sa negosyo. Ang mga empleyado sa harap ng opisina ay dapat makipag-ugnayan sa mga kliyente sa araw bago ang kanilang appointment at kumpirmahin ang nakatakdang oras. Lumikha ng isang listahan ng pagkansela o walang palabas upang maaari kang mag-iskedyul ng iba pang mga tipanan upang makabawi para sa mga bumaba. Ang mga empleyado ng front office sa isang hotel ay dapat mapanatili ang mga tumpak na talaan ng kuwarto dahil direktang nakakaapekto sa serbisyo sa kuwarto at mga gawaing pang-housekeeping. Ang mga empleyado ng front office sa elementarya, gitnang at mataas na paaralan ay dapat mapanatili ang tumpak na mga tala ng mag-aaral, kabilang ang mga nauukol sa mga absent ng mag-aaral at mga bisita.
Pagpapabuti
Patuloy na suriin ang mga pamamaraan sa harap ng opisina. Kung nakakita ka ng lugar para sa pagpapabuti, lumikha at ipatupad ang mga naaangkop na estratehiya. Kung ang front office ay nabighani sa mga tawag at hindi palaging nagbibigay ng napakahusay na serbisyo sa customer, isaalang-alang ang pagpapalit ng sistema ng telepono (hal., Gamit ang computer system ng telepono) o paggamit ng instant messaging technology upang masukat ang availability ng kawani. Tantiyahin kung ang pamamahala ng kaso sa harap ng opisina ay maaaring mapabuti sa pamamagitan ng pagpunta sa walang papel.
