Ang mga hindi pangkalakal na organisasyon ay sinisiyasat mula sa iba't ibang mga stakeholder dahil sa kanilang pag-asa sa mga donasyon ng kawanggawa o dahil mayroon silang tax-exempt status. Upang matiyak na ang iyong mga kasanayan sa pagbili ay pumasa sa pagsusuri ng media, mga donor, ang Internal Revenue Service o iba pang mga interesadong stakeholder, mahalagang lumikha ng mga patakaran sa pagkuha na maiwasan ang anumang mga potensyal na salungatan ng interes o kawalan ng transparency.
Maramihang Mga Bid
Kinakailangan ng ilang mga nonprofit na ang mga pagbili sa itaas ng isang partikular na antas ng dolyar ay itatayo para sa bid, kasama ang organisasyon na tumatanggap ng maraming mga bid para sa iba't ibang mga vendor. Nakakatulong ito na bawasan ang pagkakataon na ang gantimpala ng ahente ng pagbili, departamento ng ulo o direktor ng ehekutibo ay makakapagbigay ng kontrata sa isang kaibigan, miyembro ng pamilya o kasosyo sa negosyo na nag-aalok ng isang personal na gantimpala o direktang suhol. Pinipigilan din nito ang isang matagal na supplier mula sa pagpapataas ng mga rate o pagbawas ng mga serbisyo sa bawat taon dahil alam nito na walang kompetisyon.
Mababang Bid kumpara sa Pinakamahusay na Bid
Maaaring hilingin ng iyong patakaran sa pagkuha na ang iyong organisasyon ay kukuha ng pinakamababang bid sa mga proyekto, serbisyo o kalakal, o pahihintulutan kang gawin ang pinakamahusay na bid. Ang pinakamahusay na bid ay maaaring hindi ang cheapest, ngunit maaari itong magbigay ng mas mahusay na halaga sa organisasyon. Halimbawa, ang isang sports marketing firm ay maaaring mag-alok na magpatakbo ng isang 10-kilometro na kalsada sa karidad para sa isang mas mababang bayad kaysa sa isa pang kumpanya, ngunit ang mas mataas na bidder ay maaaring magkaroon ng mas maraming karanasan sa pagpapatakbo ng mga karera ng kalsada at magkaroon ng mas maraming mga contact na maaaring bumili ng mga sponsorship. Sa ilang mga kaso, ang isang hindi pangkalakal ay maaaring magpapahintulot sa isang kontrata na pumunta sa isang negosyo maliban sa pinakamababang bidder hangga't ang kontrata ay nasa loob ng isang tiyak na porsiyento ng pinakamababang bid at ang pagbili ng ahente, pinuno ng departamento o pamamahala ay maaaring magpakita ng mga dahilan kung bakit ang pinakamababang bid ay hindi ang pinakamahusay na bid.
Mga Kahilingan para sa Mga Panukala
Bilang bahagi ng iyong patakaran sa pagkuha, lumikha at magbigay ng kahilingan para sa mga panukala para sa mga proyekto, serbisyo o kalakal na mas malaki kaysa sa isang partikular na halaga ng dolyar. Ang isang RFP ay isang karaniwang pamamaraan na ginagamit ng mga negosyo na nakikipag-usap sa mga potensyal na bidders ang parehong mga kinakailangan sa layunin para sa isang kontrata. Ang mga RFP ay tumutulong sa mga nonprofit na gumawa ng mga paghahambing ng apples-to-apples ng mga bid.
Salungatan-ng-Interes
Upang maiwasan ang paboritismo, o ang hitsura ng paboritismo, tanungin ang iyong mga miyembro ng lupon at kawani ng pamamahala kung mayroon silang mga kaibigan, miyembro ng pamilya o kasosyo sa negosyo na nagbebenta ng mga kalakal o serbisyo na iyong binibili. Maraming mga nonprofit ang may mga patakaran na nagbabawal sa samahan mula sa paglilipat ng negosyo sa mga kumpanya na may malapit na relasyon sa mga pangunahing stakeholder. Bago mo aprubahan ang malalaking kontrata, ibahagi ang mga pangalan ng mga potensyal na kasosyo sa negosyo sa iyong mga pangunahing stakeholder upang matukoy kung mayroon man sa kanila ang isang salungatan.
Aninaw
Dahil ang mga hindi pangkalakal ay hindi nakikipagkumpitensya sa ibang mga kumpanya para sa mga kita, ang mga ito ay higit pa sa kalayaan upang ibunyag ang impormasyon sa negosyo sa publiko. Gawin ang iyong patakaran sa pagkuha sa madaling magagamit sa publiko sa iyong website. Isama ang impormasyon tungkol sa mga malalaking pagbili sa ulat ng treasurer sa iyong board of directors sa mga pulong ng board.
Pagpapanatili
Maaari kang magbigay ng kagustuhan sa mga negosyo na gumagamit ng "green" na mga gawi sa negosyo. Maaaring kasama dito ang mga kumpanya na nakasaad sa publiko at mapagkakatiwalaang mga hakbangin upang mabawasan ang paggamit ng enerhiya at tubig, recycle, gumamit ng mga organiko at di-nakakalason na materyales o bawasan ang packaging.
