Kapag kailangan mong i-update ang isang manu-manong pagsasanay, proseso ng negosyo o handbook, ang perpektong sasakyan ay isang pagsasanay memo. Pinapayagan ka ng format ng memo na i-target ang iyong mga tatanggap at isama ang napapanahong impormasyon sa pag-follow up, at lalo na kapaki-pakinabang sa mga sitwasyon kung saan ang mga bagong legal na pagsasaalang-alang o kinakailangang mga hakbang ay naidagdag sa isang umiiral na proseso. Sa pamamagitan ng pagsunod sa ilang mga simpleng hakbang, maaari mong tiyakin na ang iyong memo ay nakikipag-usap sa iyong mga ideya nang malinaw at maikli habang iniiwasan ang mga karaniwang mga bitag.
Kilalanin ang iyong madla. Matutulungan ka nito na isama ang pinaka-mahalagang impormasyon para sa iyong memo. Halimbawa, kung sumusulat ka upang ipaliwanag kung paano gamitin ang bagong copier sa ikatlong palapag, huwag ipadala ang memo sa bawat empleyado sa gusali. O kung ang isang bagong batas ay makakaapekto kung paano ang mga affidavit ay kinuha sa isang tanggapan ng batas, hindi mo kailangang isama ang pangkat ng pagpapanatili.
Ipakilala ang iyong paksa. Ang unang pares ng mga linya ay dapat ipaalam sa iyong mga mambabasa kung bakit mahalaga ang memo na ito sa kanila. Ipaalam sa kanila kung ano ang lumang proseso, o kung aling kasalukuyang proseso ang na-update na ito, pati na rin ang dahilan para sa pag-update.
Balangkasin ang mga bagong hakbang o kinakailangan. Gumamit lamang ng isang antas ng mga pamagat at panatilihin ang iyong mga paliwanag na maikli at nakatutok. Isama ang na-update na impormasyon pati na rin ang anumang mga naunang hakbang o proseso na hindi na dapat masunod o gumanap.
Isama ang isang time line. Malinaw na ipaalam sa iyong madla kung kailan magkakabisa ang bagong patakaran. Kung ito ay isang agarang pagbabago, malinaw na estado kung mayroong anumang panahon ng biyaya o transisyonal na proseso para sa naunang pamamaraan. Halimbawa, kung mayroong isang bagong form para sa paghiling ng isang bakasyon ng kawalan, ipaalam sa mga empleyado kung ano ang mangyayari sa mga kahilingan na pinoproseso na.
Isara sa mga follow-up na hakbang. Sa dulo ng iyong memo, hayaang malaman ng iyong madla kung ano ang dapat nilang gawin kung mayroon silang mga katanungan na hindi nasagot sa iyong dokumento. Maaaring kasama dito ang isang link sa karagdagang dokumentasyon, o isang numero ng contact na maaari nilang tawagan. Kung ang iyong pagsasanay memo ay bahagi ng isang serye ng mga update, estado kapag ang susunod na pag-update ay magiging handa.
Mga Tip
-
Limitahan ang iyong memo sa isang pangunahing paksa. Gamitin ang pangalawang tao (ikaw) upang magsalita nang direkta sa iyong tagapakinig.
