Ang pagbibigay ng kahulugan sa mga patakaran sa negosyo ay kadalasang nagsasangkot ng nagpapaliwanag ng mga pamamaraan ng kumpanya, kadalasang nakasulat sa burukratikong wika, sa mga mamimili na nanggagalit at nababahala. Sa pamamagitan ng pagkilala sa kanilang pagkabigo at paggamit ng plain at ordinaryong wika upang ilarawan kung ano ang kinakailangan mula sa customer na magpatuloy, ang mga kinatawan ng serbisyo sa customer ay maaaring makasagisag ng isang sitwasyon na tense, mapakinabangan ang pagkakataon na magsagawa ng matagumpay na transaksyon at magbigay ng mga payo sa iba pang impormasyon, tulad ng mga polyeto, mga link ng website at iba pang mga numero ng telepono para sa tulong at suporta.
I-back up ang patakaran sa negosyo sa pamamagitan ng naglalarawan kung paano ito nakakatulong sa pag-streamline ng mga transaksyon sa negosyo na talagang tumutulong sa mga customer sa katagalan. Magbigay ng mga detalye tungkol sa kung bakit ang mga pagbabago sa mga nakaraang patakaran ay nagpapabuti sa kasalukuyang patakaran sa mga tuntunin ng pangmatagalang mga natamo. Sipiin ang anumang mga batas, pag-aaral na isinagawa, nakuha ang feedback ng customer o maginoo na mga gawi sa negosyo na nagpapatibay sa pagpapatupad ng kasanayan sa negosyo.
Ilakip ang mga customer sa interpretasyon ng anumang patakaran sa negosyo. Humingi ng tapat na feedback tungkol sa kung paano nakakaapekto ang mga patakaran sa kanilang negosyo. Halimbawa, mag-record ng input sa mga online na survey gamit ang mga libreng application software tulad ng Qualtrics, Zoomerang o SurveyMonkey. I-publish ang iyong mga natuklasan upang makita ng mga customer na seryoso ka nang kinuha ang kanilang feedback at nagnanais na kumilos ayon sa kanilang mga mungkahi. Halimbawa, ang pagbabawas sa mga oras ng serbisyo sa pag-customer ay maaaring negatibong epekto sa negosyo ng kostumer ngunit bawasan ang kabuuang gastos, kaya ang mga benepisyo ng naturang mga patakaran ay dapat na maging malinaw o hindi kasiya ang nangyayari.
Ipaliwanag ang mga alternatibo. Kung ang kasalukuyang pagpapakahulugan ng patakaran sa negosyo para sa iyong organisasyon ay imposible para sa isang customer na gawin ang negosyo sa iyo, suriin ang mga pagpipilian, lalo na kung ang customer account ay nagtatanghal ng mga kapaki-pakinabang na pagkakataon o nagpapakita ng makabuluhang katapatan. Iwasan ang pinsala sa reputasyon ng iyong kumpanya sa pamamagitan ng pagkuha ng matatag na paninindigan nang hindi isinasaalang-alang ang iba pang mga posibilidad. Halimbawa, imungkahi ang iba pang mga opsyon para sa paghawak ng mga katanungan sa customer, tulad ng social media technology, kabilang ang wikis, blog at forum. Turuan ang mga customer sa mga pagkakataon sa pagsasanay at mga mapagkukunan na magagamit sa website ng kumpanya upang ipagpaliban at i-offset ang kawalang-kasiyahan sa mga patakaran sa negosyo.
Iwanan ang mahigpit na interpretasyon para sa pagpapatupad kung lumalaban ang customer. Imungkahi ang isang petsa ng pagpapatupad na nagpapahintulot sa oras ng kostumer na ayusin ang iyong bagong patakaran at pagpapatupad ng isang kasalukuyang patakaran. Halimbawa, tiyakin na ang sapat na dokumentasyon at mga sistema ng suporta sa online ay umiiral bago alisin ang suporta sa telepono para sa mga produkto at serbisyo. Ang pagtiyak sa kasiyahan ng customer ay nagsasangkot ng pagpapatunay na ang mga bagong mekanismo ng suporta ay nakakatugon sa mga pangangailangan ng mga umiiral na mga customer at mga hinaharap na mga customer magkamukha. Magbigay ng mga seminar, pagsasanay, workshop at iba pang mga paraan ng suporta sa pagbibigay-kahulugan sa mga patakaran sa negosyo ng iyong kumpanya bago tapusin ang isang serbisyo na nakakaapekto sa negosyo ng isang kostumer.
