Ang paraan kung saan mo ipapaalam sa isang customer na hindi ka na maglingkod sa kanya ay maaaring gumawa o masira ang reputasyon ng iyong negosyo. Ang mga kostumer ay maaaring madaling ipahayag ang kanilang mga opinyon tungkol sa iyo at sa iyong kumpanya sa Internet, kaya kahit na siya ay palaging bastos o hinihingi, dapat mong ipaalam ang iyong mensahe nang walang kawalang-galang. Ang pagsulat ng sulat sa customer ay ang pinakamahusay na paraan upang masira ang balita dahil nagbibigay ito sa iyo ng oras upang mag-isip tungkol sa kung ano ang sasabihin at ito ay nagse-save sa customer mula sa nakakahiya na pampublikong eksena.
I-address ang sulat sa customer at isulat na sa petsa ng ngayon ang iyong kumpanya ay hindi na magagawang maglingkod sa kanya. Gumamit ng simple, malinaw, matatag na wika upang maunawaan ng kostumer na ang desisyon na ito ay pangwakas at hindi bukas para sa negosasyon, argumento o pagsusumamo.
Talakayin ang dahilan kung bakit ginawa mo ang desisyong ito sa pamamagitan ng pagtuon sa mga positibo sa sitwasyon sa halip na mga negatibo. Gumamit ng isang pangkalahatang dahilan sa halip na pumunta sa mga detalye. Halimbawa, kung pinapayagan mo ang kostumer na pumunta dahil sa siya ay mapang-abuso sa iyong mga empleyado, huwag isulat na siya ay bastos. Sa halip, sabihin na ang iyong kumpanya ay hindi ma-accommodate ang kanyang mga pangangailangan at na siya ay mas mahusay na nagsilbi sa pamamagitan ng isa pang kumpanya. Sa katunayan, ang "mga pangangailangan" ng customer ay kinasasangkutan ng kanyang palagiang saloobin, ngunit ipinapaalam mo sa kanya na ginawa mo ang desisyon na ito sa kanyang pinakamahusay na interes sa isip.
Bilang alternatibo, gumamit ng mas tiyak na dahilan ng negosyo. Halimbawa, maaari mong sabihin sa kliyente na ang iyong customer base ay mabilis na lumalaki na hindi ka na makapagbigay ng kalidad na serbisyo sa lahat ng iyong mga customer at, bilang isang resulta, kailangan mong ipaalam sa ilang pumunta. Kung kailangan mong ipaalam sa isang demanding client na tumatagal ng masyadong maraming ng iyong oras, sabihin na hindi mo maaaring serbisyo ang kanyang oras na pangangailangan upang matugunan ang kanyang mga inaasahan.
Mag-alok ng ilang gabay o hindi bababa sa mga magagandang hangarin. Maaari mong, halimbawa, bigyan ang customer ng isang referral sa isa pang lokal na negosyo na nagbibigay ng katulad na serbisyo sa iyo. Ito ay gumagana ng mabuti kung ikaw ay pagputol ng mga customer dahil ang iyong maliit na negosyo ay hindi maaaring panatilihin up sa demand. Mas mauunawaan ang mga customer kung lilitaw kang handang tulungan silang makahanap ng kapalit. Kung pinapayagan mo ang isang customer na pumunta dahil sa kanyang mahinang saloobin, gayunpaman, huwag sumangguni sa kanya sa mga kakumpitensya dahil hindi sila dapat makitungo sa kanya alinman. Sa mga kaso tulad ng mga ito, isara ang iyong sulat sa pamamagitan ng pagsasabi ng isang bagay tulad ng "Nais ko sa iyo ang pinakamahusay."
