Ang pagproseso ng payroll ay isang multidimensional na gawain na dapat gawin ng isang tagapag-empleyo. Ang tagapag-empleyo ay dapat sumunod sa mga pamantayan sa sahod at oras ng Kagawaran ng Paggawa ng Estados Unidos at ang mga regulasyon sa payroll tax sa Internal Revenue Service. Bukod pa rito, dapat itong matugunan ang mga kinakailangan sa payroll ng estado nito. Ang pagkakaroon ng checklist sa pagpoproseso ng payroll ay nakakatulong upang matiyak ang pagsunod.
Pagproseso ng Sahod
Ang checklist ay dapat isama ang mga gawain sa pagpoproseso ng pasahod para sa bawat panahon ng pay. Kabilang dito ang lahat ng mga hakbang na kinakailangan upang maiproseso ang sahod mula simula hanggang katapusan. Kung mayroong maraming mga panahon ng suweldo, tulad ng minsan sa dalawang linggo at dalawang buwan, maghanda ng mga magkakahiwalay na checklist para sa bawat ikot ng bayad upang maiwasan ang pagkalito. Halimbawa, kung ang lahat ng oras-oras na manggagawa ay binabayaran nang dalawang beses sa dalawang linggo at ang lahat ng mga suweldo ay binabayaran nang dalawang beses sa isang buwan, magkakaroon ng magkakahiwalay na mga checklist dahil ang parehong mga grupo ng pagbabayad ay naiiba ang proseso.
Ang checklist sa pagproseso ng pasahod ay maaaring magsama ng mga hakbang upang kumpirmahin ang mga pagsusumite ng time card, oras ng pagtutuos ng card at pagpasok ng mga oras ng payroll sa system. Dapat itong isama ang isang hakbang upang matiyak na ang mga suweldo na manggagawa ay tumatanggap ng kanilang regular na bayad para sa panahon ng suweldo. Bukod pa rito, dapat itong isama ang paggawa ng mga pagbabago sa data ng payroll ng empleyado, tulad ng mga pagbabago sa address at pagbabawas, magbayad ng mga pagsasaayos, tulad ng mga pagtaas ng sahod at mga tseke ng voiding, at bagong pag-upa at pagproseso ng pagwawakas. Maaari rin itong isama ang pagpoproseso ng pandagdag na pay, tulad ng overtime, pagkawala, bonus at komisyon.
Mga Pagpapalabas sa Pagproseso
Ang mga pagbabawas sa payroll ay kinabibilangan ng mga di-binabanggit / di-sinasadya na pagbabawas. Ang huli ay nangangahulugan na ang pagbawas ay legal na may bisa. Kabilang sa mga pagbabawas sa batas ang federal income tax, Social Security tax at buwis sa Medicare, at sa karamihan ng mga kaso, ang buwis sa kita ng estado. Ang tagapag-empleyo ay may pananagutan sa paghawak ng mga buwis na ito mula sa mga suweldo ng mga empleyado. Bukod dito, responsable ito sa bahagi ng mga buwis sa payroll. Dapat na isama ng checklist ang kinakailangang pagbabawas sa batas. Kasama rin sa mga pagbabawas sa mga batas ang mga garantiya ng sahod at ang mga order na may-hawak ng suporta sa anak. Isama ang mga ito sa checklist, kung naaangkop.
Ang mga kusang pagbawas ay ang mga nag-aalok ng kumpanya, tulad ng mga benepisyo sa pagreretiro at kalusugan, seguro sa buhay at kapansanan, mga kontribusyon sa kawanggawa, mga bayarin sa paradahan, mga singil ng unyon at pagbabayad ng utang. Ang checklist ay hindi kailangang ilista ang bawat boluntaryong uri ng pagbawas, ngunit dapat itong isama ang pagsuri para sa mga boluntaryong pagbabawas. Sa sandaling ang pamilyar na payroll ay pamilyar sa payroll, madaling malaman kung aling mga pagbabawas ang makakaapekto sa mga empleyado.
Pay Generation
Ang checklist ay dapat magkaroon ng mga hakbang para sa pag-print ng mga paycheck at magbayad ng stubs at pagbuo ng direktang file ng deposito. Magsama ng isang hakbang para sa pagpi-print ng isang ulat sa pre-processing, na nagpapahintulot sa payroll representative na mag-double-check - at kung kinakailangan, ayusin - ang payroll bago mag-print ng mga paycheck at bago ang pagbuo ng direct deposit file. Bukod pa rito, kung ang mga paycheck ay dapat ipasa sa isang partikular na indibidwal pagkatapos ng pagproseso ng payroll, ipahiwatig ito sa checklist.
Post processing
Sa sandaling maiproseso ang payroll, dapat na isampa ang may-katuturang data upang matiyak ang pagsunod sa pag-record. Dapat suriin ng checklist ang iba't ibang mga ulat sa payroll na dapat maisampa. Karagdagan pa, dapat itong isama ang mga kinakailangang ulat para sa mga kaugnay na departamento, tulad ng accounting o finance at human resources. Kung kinakailangan ang karagdagang pakikipag-ugnayan sa mga ito o iba pang mga kagawaran, isama ito sa checklist. Halimbawa, kung ang isang panlabas na kumpanya sa buwis ay humahawak sa mga gawain sa pagbabayad ng buwis ng kumpanya, dapat isama ng checklist kung paano ipapasa ang mga file ng tax payroll sa kumpanya ng buwis.
