Ipakikilala sa iyo ng sulat ng sulat sa pag-bid bilang tagalikha ng bid at mag-imbita ng mga potensyal na tagatugon upang matuto nang higit pa. Ang sulat ay ibuod at ipadadala ang mga materyales at direksyon na kailangan upang tumugon sa iyong imbitasyon na mag-bid. Sasabihin mo sa iyong mga mambabasa kung sino ka, kung ano ang iyong hinahanap at kung paano mo sasagutin ang mga tanong ng mga bidders. Matutuklasan nila kung paano mo gustong makatanggap ng mga bid at kung ano ang iyong timeline. Habang madalas na magpatupad ng mga titik na solitasyon sa pag-bid, mga format ng tabular at memo, maaari mong gamitin ang isang pormal na sulat upang ipakita ang isang executive summary ng iyong proseso ng pag-bid at i-highlight ang mga pangunahing punto nito.
Anyayahan ang mga mambabasa na magsumite ng mga panukalang bid na sumunod sa iyong mga nakalakip na dokumento ng bid. Maaaring maglaman ang iyong mga dokumento ng bid ng isang paglalarawan ng proseso ng pagsusuri at mga tagubilin ng bidder na tumutukoy sa format at substansiya ng materyal na isusumite. Maaari din nilang isama ang mga tuntunin at kondisyon na dapat asahan ng mga bidder sa isang kontrata, pati na rin ang isang detalyadong paglalarawan o pagtutukoy ng mga serbisyo o kalakal na iyong hinihiling. Para sa patnubay ng iyong mga mambabasa, magbigay ng isang bulleted na listahan ng mga dokumento ng bid na naka-attach sa iyong sulat.
Kilalanin ang iyong sarili bilang abogado ng bid. Sa madaling sabi ipakilala ang iyong negosyo sa isang pangkalahatang-ideya ng iyong misyon na pahayag, lokasyon at website. Magbigay din ng pangalan at impormasyon ng contact ng punto ng contact ng mambabasa para sa lahat ng mga bagay na may kaugnayan sa bid solicitation. Ito ay maaaring ikaw o ang ibang tao na iyong kinatawan na pamamahala ng proseso ng pag-bid.
Ilarawan ang pagsisikap na iyong hinihiling ang mga bid. Mag-alok ng mga detalye tulad ng lokasyon, badyet, saklaw at laki ng gawain. Talakayin kung paano naangkop ang pagsusumikap sa loob ng iyong mga layunin at layunin.
Ipakita ang iyong iskedyul para sa buong proseso ng pag-bid. Ipahiwatig ang iyong mga deadline at mga lokasyon para sa pagtanggap ng mga titik ng mga layunin, mga tanong at mga panukalang bid. Ituro ang mga petsa ng anumang nakaplanong mga kaganapan na may kaugnayan sa bid, tulad ng isang pulong ng pre-bid, pagbukas ng bid at pampublikong shortlist, mga pagpupulong o mga pagpupulong ng award.
Sumangguni sa mga mambabasa sa iyong mga naka-attach na bidder tagubilin para sa detalyadong mga direksyon kung ano ang dapat isumite at sa anong format. Bigyang-diin ang pagbibigay ng pansin sa mga iniresetang mga format at mga kinakailangan, at banggitin ang posibilidad ng diskwalipikasyon ng bid sa kaso ng hindi pagsunod. Malinaw na sabihin ang batayan o pamantayan para sa award ng bid, at anumang iba pang impormasyon na nais mong i-highlight, tulad ng bilang ng mga kopya na kinakailangan, at kung paano dapat ma-seal ang mga bid, nakabalot at may label.
Ulitin ang iyong imbitasyon na mag-bid, at pagkatapos ay pasalamatan ang mambabasa para sa kanyang interes. Pirmahan ang sulat at pagkatapos ay lagdaan ang iyong pangalan at pamagat.
Mga Tip
-
Ang mga solicitations ng bid ay maaaring maging mahirap unawain. Kumunsulta sa isang abugado bago isapuso ang iyong sulat at pakete ng tawad na bid. Proofread ang iyong sulat para sa mga error sa grammar at spelling.
I-block-format ang iyong titik at pagkatapos ay i-print ito sa iyong letterhead.
