Kung nagpanukala ka ng isang solusyon sa isang matagal na problema, malamang ay hihilingin sa iyo ng iyong tagapamahala na magsumite ng isang pormal na panukala. Kahit na ang haba ay nag-iiba depende sa impormasyong kailangan mong masakop, karamihan sa mga pormal na panukala ay binubuo ng ilang pangunahing sangkap katulad ng mga pormal na ulat. Ang mga karaniwang ito ay kinabibilangan ng prefatory, body at supplementary na bahagi. Tulad ng ipinahihiwatig ng pangalan, ang prefatory bahagi ng panukala ay nagpapakilala sa mambabasa sa konsepto.
Mga Detalye ng Pamagat
Ang fly title ay ang unang pahina ng panukalang inilagay kaagad pagkatapos ng pahina ng pabalat na nagdadala ng walang iba kundi ang pamagat. Kasunod nito ang pahina ng pamagat, na, bukod sa pamagat, ay nagdadala ng mga pangalan ng manunulat at ang taong nagpapahintulot sa manunulat na magsumite ng panukala, kasama ang kanyang pagtatalaga, opisyal na address at mga detalye ng pagkontak. Ang pahinang ito ay dapat ding magtataglay ng petsa ng pagsumite ng panukala.
Mga Sulat
Ang mga panukala na awtorisadong nakasulat ay dapat maglaman ng liham ng awtorisasyon kasunod ng pahina ng pamagat. Sinusundan ito ng transmit o cover letter na isinulat ng taong nagsusulat ng panukala. Kinakailangang tugunan ng cover letter ang tatanggap at tukuyin ang panukala sa pamagat nito. Ang pormal na sulat sa pangkalahatan ay nagbibigay ng impormasyon tungkol sa layunin ng dokumento, nang hindi pumapasok sa mga detalye kung ano ang sakop nito o ang mga konklusyon kung saan dumating ang may-akda. Maaaring gamitin ng manunulat ang cover letter upang kilalanin ang tulong na natanggap niya sa paghahanda ng panukala.
Talaan ng nilalaman
Ang talaan ng mga nilalaman ay nagbibigay ng balangkas ng istraktura ng panukala. Naglalaman ito ng isang kumpletong listahan ng mga heading sa loob ng dokumento, kasama ang may-katuturang numero ng pahina sa tabi ng bawat isa. Mahalaga na i-align ang mga heading na ito nang may sapat na mga puwang at lider upang magbigay ng isang malinaw na pagpapakita ng impormasyon. Kung ang panukala ay naglalaman ng isang makabuluhang bilang ng mga numero, mga talahanayan, mga graph o iba pang mga visual aid, dapat ito ay nakalista sa isang hiwalay na pahina bilang "Listahan ng mga Ilustrasyon" kaagad pagkatapos ng talaan ng mga nilalaman.
Executive Buod
Ang bahaging ito ay naglalaman ng maigsi na impormasyon tungkol sa mga nilalaman na lumilitaw sa panukala. Kasunod ng outline na ibinigay sa talaan ng mga nilalaman, ipinalabas ng executive summary ang paksa, nagbibigay ng may-katuturang data, at ibubuhos ang mga konklusyon at rekomendasyon ng taong gumagawa ng panukala. Ang layunin ng buod na ito ay upang makapagbigay ng pananaw ng mata ng ibon sa paksa para sa mabilis na pagbasa ng abala na mga executive. Bagaman lumilitaw ito bago ang pangunahing katawan ng panukala, mas madali itong buuin ang bahaging ito, matapos ilagay ang buong dokumento.
