Maraming pindutin ang mga pakete ay napupunta nang diretso sa recycling bin. Ang ilan sa mga pakete ay hindi interesado sa mga mambabasa, ngunit ang iba ay hindi maganda ang magkasama. Ang maayos na pag-format ng isang pindutin ang pakete ay mapapahusay ang mga pagkakataon na mai-publish ang impormasyon. Ang pag-email sa pakete ay pinatataas din ang posibilidad na makuha ang impormasyong nakalimbag - hindi lamang mabilis ang pagkuha ng impormasyon, ngunit ang pagpapagana ng materyal ay madaling maipakita.
Kilalanin ang iyong mga layunin para sa pagpapadala ng isang pindutin kit at pagkatapos ay pananaliksik mga organisasyon ng balita na maaaring makatulong matugunan ang mga layunin. Ang mga editor ay may kaunting dagdag na oras, kaya huwag itong sayangin. Ang isang maliit na papel sa Ohio na nag-i-publish lamang ng mga lokal na balita ay hindi interesado sa isang pindutin kit mula sa isang kaganapan sa California. Ang isang istasyon ng balita na nakatutok sa mga pondo ay hindi interesado sa isang pindutin kit tungkol sa isang konsyerto sa bato. Sa sandaling nakilala mo ang wastong mga outlet ng media, hanapin ang email address at pangalan ng editor, kung maaari, sa pamamagitan ng paghahanap sa Internet o pagtawag sa samahan. Maaaring magamit ang isang pangkalahatang email ng kumpanya kung ang email ng editor ay hindi magagamit. Pag-aralan ang iyong sarili hindi lamang sa media outlet, kundi sa estilo ng media outlet. Ang mas malapit sa press kit ay ang estilo ng media organization, mas mabuti.
Sumulat ng isang maikling pahayag (3 hanggang 10 salita) tungkol sa kung ano ang iyong ipinapadala sa linya ng paksa ng email. Kung maaari, subukan upang ipakita kung bakit ang partikular na media outlet ay interesado sa impormasyon. Halimbawa, kung ang kit ay ipinadala sa isang lokal na papel na nakatutok, isama ang lokasyon ng kaganapan o negosyo sa linya ng paksa.
Sabihin agad ang punto sa katawan ng email, at kung maaari, ikonekta ang pangunahing punto sa estilo at interes ng media outlet. Ang isama mo sa katawan ng email ay mag-iiba batay sa kung ano ang kasama sa press kit. Kung ang media kit ay isang pahayag lamang, isama ang teksto ng pagpapalabas sa katawan ng email, at ilakip ang paglabas para sa kaginhawahan. Kung ang press kit ay isang pakete tungkol sa isang kaganapan, magsulat ng isang maikling pahayag na nagsasabi kung ano ang kaganapan, kapag ito ay at kung ano ang iyong nakalakip. Kung ang press kit ay tungkol sa isang lokal na negosyo, magsulat ng isang maikling pahayag tungkol sa kung bakit nagpapadala ka ng kit.
Ilakip ang file ng pindutin kit sa email. Maging maalalahanin kung anong format ng file ang iyong pinapadala, gayunpaman, dahil hindi lahat ng media outlet ay makakapagbukas ng bawat uri ng file. Sa pangkalahatan PDF (Portable Document Format) ay mabubuksan ng halos lahat, at ang software ng viewer ay libre upang i-download. Tiyakin din ng mga PDF na ang nakikita mo sa screen ng iyong computer ay ang nakikita ng tatanggap, nang walang mga pagbabago sa pag-format mula sa iba't ibang mga computer. Ang RTFs (Rich Text Format) ay sadyang madali ring buksan; gayunpaman, ang format ay hindi napanatili sa isang RTF file at hindi pinakamainam para sa mga dokumento na may graphics.
Siguraduhin na ang anumang mga larawan na inilaan para sa pagpaparami ay sapat na malaki upang ma-print muli sa isang mataas na kalidad; huwag siksikin ang imahe upang mas mabilis na maipadala ang email. Ang mga dokumento ng teksto ay maaaring isama sa isang file, ngunit ang mga larawan na dapat isaalang-alang para sa publikasyon ay dapat na naka-attach bilang hiwalay na mga file, dahil ang mga imahe ay hindi maaaring madaling ihiwalay mula sa dokumento. Ang JPG format ng file ay kadalasang pinakamahusay para sa mga larawan.
Bumalik sa katawan ng email. Sa konklusyon, ilista kung anong mga dokumento ang iyong nakalakip at kung bakit; banggitin rin kung ang mga file ay magagamit sa ibang format. Sa dulo ng email, ipahayag ang iyong kumpletong impormasyon sa pakikipag-ugnay.
Suriin ang lahat ng mga aspeto bago mo ipadala ang email. Tiyaking tama ang email address, ang katawan ng email ay walang mga error at ang mga tamang file ay nakakabit.
