Ang diagram ng workflow visually ay kumakatawan sa kilusan at paglipat ng mga mapagkukunan, dokumento, data at mga gawain sa pamamagitan ng buong proseso ng trabaho para sa isang naibigay na produkto o serbisyo. Ang isang matagumpay na binuo flowchart ay kakatawan sa tamang daloy ng trabaho nang mabilis at malinaw.
Pagbutihin ang Kahusayan at Pag-iwas sa mga Bottlenecks
Maraming mga proseso sa trabaho ang maaaring maging kumplikado at kumplikado, kaya mahalaga na makita kung paano nakumpleto ang mga gawain upang mapabuti ang pag-unawa at kahusayan ng empleyado. Ang diagram ng workflow ay malinaw na nagsasabi kung sino ang may pananagutan sa bawat yugto, kung ano ang mga dokumento at mga mapagkukunan na kailangan nila, at ang dami ng oras na kinakailangan sa bawat yugto. Ang pag-alam sa mga tungkulin ng empleyado at mga kinakailangan para sa produksyon para sa produksyon ay nagpapahintulot sa pamamahala na madaling tukuyin ang mga kahinaan at magpapagaan ng mga bottleneck. Ang mga bottleneck ay anumang aspeto ng daloy ng trabaho na nakahahadlang at nagpapabagal sa pangkalahatang panahon ng pag-ikot ng proseso.
Ang pagpapataas ng Pananagutan at Komunikasyon
Ang visual na kumakatawan sa buong proseso ng workflow ay nagbibigay-daan sa mga empleyado na mas mahusay na maunawaan hindi lamang ang kanilang mga responsibilidad sa trabaho, kundi pati na rin ang mga tungkulin ng ibang empleyado, na nagdaragdag ng pananagutan. Ang paglikha ng isang matagumpay, tumpak na diagram ng daloy ng trabaho ay nagdaragdag ng kaalaman sa lugar ng trabaho dahil sa kinakailangang pagsasaliksik at pagsasama ng data. Nagpapabuti rin ang komunikasyon kapag mas mahusay ang pag-unawa ng mga empleyado sa proseso ng workflow.
Paggamit ng Mga Hugis upang Ipakita ang Aktibidad
Ang mga diagram ng daloy ng trabaho ay gumagamit ng mga tiyak na hugis na tumutugma sa iba't ibang uri ng mga gawain. Ang isang hugis-itlog ay nagpapakita kung saan nagsisimula at nagtatapos ang workflow. Ang mga parihaba ay kumakatawan sa isang aktibidad, gawain, o pagtatasa ng proseso. Ang mga diamante ay nagpapahiwatig ng proseso ng paggawa ng desisyon, kadalasang nagreresulta sa dalawang posibleng mga direksyon ng daloy ng trabaho. Kung ang sagot sa isang desisyon ay oo, ang daloy ng trabaho ay nagpapatuloy sa inilaan ruta, ngunit kung ang sagot ay hindi, ang daloy ng trabaho ay maaaring tumagal ng isa pang ruta upang malutas ang problema. Ang isang diagram na may maraming mga hugis na brilyante ay maaaring mas mahirap na sundin ang biswal. Ang mga lupon ay kumakatawan sa mga konektor mula sa isang aktibidad patungo sa isa pa.
Pagpapatupad ng Workflow Diagrams
Kahit na ang pagdidisenyo ng workflow diagram ay maaaring isang malawak at oras na proseso, ang pagpapatupad nito ay maaaring maging mas mahirap. Ang mga tagapamahala ay hindi maaaring mag-post ng isang diagram sa lugar ng trabaho at inaasahan ang mga empleyado na maghatid dito nang walang anumang patnubay. Karamihan sa mga diagram ay kinakailangang ikabit sa isang teoriya sa pagpapabuti ng workflow tulad ng paghilig ng pagmamanupaktura, Anim na Sigma o kabuuang pamamahala ng kalidad. (Tingnan ang Reference 1)
Mga alternatibo sa Workflow Diagram
Ang ilang mga negosyo ay gumagamit ng mga alternatibo sa diagram ng workflow tulad ng proseso, pagpaplano ng negosyo at control ng daloy. Ang isang proseso, o proseso ng mapa, ay isang katulad na konsepto sa daloy ng workflow at workflow. Ang isang proseso ng trabaho ay mas tiyak kaysa sa daloy ng trabaho, higit na nakatuon sa mga input at output kaysa sa paglipat ng data, mga dokumento at mga responsibilidad sa gawain. Ang pagpaplano ng negosyo ay higit na nakatutok sa mga pangmatagalang layunin kaysa sa pagpapabuti ng kasalukuyang daloy ng trabaho. Ang mga tagapamahala na interesado sa kontrol ng daloy ay partikular na tumingin upang mapabuti ang kontrol ng imbentaryo.
