Kung ikaw man ay isang koponan ng isang tao o isang ganap na kumpanya, ang pagkakaroon ng mga pamamaraan at mga alituntunin sa opisina ay isang mahusay na paraan upang magtatag ng ilang panuntunan sa lupa para sa iyong negosyo. Hindi lamang ito nakakatulong sa iyo sa pang-araw-araw na mga gawain, ngunit maaari rin itong tulungan ang iyong bagong hires kapag nagsimula sila at ang iyong mga itinatag na empleyado kapag kailangan nilang suriin ang mga bagay na pang-administratibo.
Pagtatatag ng Mga Alituntunin at Paggawa ng Mapagkakatiwalaan
Ang paglikha ng manwal para sa ika-21 siglo na opisina ay isang magandang lugar upang magsimula. Ang manual ng opisina ay dapat magsama ng mga proseso at mga pamamaraan para sa mahahalagang aspeto ng iyong negosyo at dapat banggitin ang anumang mga kilalang punto mula sa mga pederal, estado at lokal na batas sa trabaho. Isama ang impormasyon tungkol sa mga patakaran sa bakasyon, mga patakaran ng di-diskriminasyon at kompensasyon ng mga manggagawa.
Ito ay din kung saan maaari mong isama ang iyong kumpanya misyon, paningin at core halaga. Ang mga ito ay tumutulong sa lahat sa negosyo na manatili sa track at magtrabaho patungo sa parehong layunin. Maaari itong isama ang mga alituntunin para sa pag-uugali ng empleyado, dress code, paninigarilyo, oras ng opisina, bayad, promo at benepisyo. Gawin ang iyong handbook na naa-access sa bawat empleyado sa pamamagitan ng pag-aalok nito sa online at sa pag-print. Magbigay ng isang kopya ng lahat ng empleyado at hilingin sa kanila na mag-sign ng isang confirmation letter na nagsasabi na nabasa na nila ang mga alituntunin at nauunawaan ang mga ito.
Pagkuha ng Tala ng Teknolohiya sa Opisina ng ika-21 Siglo
Sa isang tanggapan ng ika-21 siglo, mahalagang isama ang teknolohiya sa iyong mga alituntunin. Anuman ang industriya kung saan ka nagtatrabaho, ang teknolohiya ay may mahalagang papel sa mga pamamaraan sa opisina. Maraming bagay ang ginagawa sa mga computer at smartphone. Magpasya kung pinapayagan ng iyong kumpanya ang paggamit ng teknolohiya sa opisina para sa mga personal na dahilan at kung ano ang mga panukalang seguridad mo. Pinapayagan ba ang mga empleyado na gamitin ang kanilang mga telepono habang gumagana ang mga ito? Sa pamamagitan ng pagtatatag ng mga naturang alituntunin, malalaman mo ang anumang hindi pagkakasundo bago ito mangyari.
Paglikha ng Mga Alituntunin para sa Bawat Papel o Kagawaran
Depende sa iyong negosyo, maaari mong piliin na magtatag ng mga pamamaraan para sa bawat kagawaran o bawat papel sa kumpanya. Halimbawa, kung mayroon kang departamento sa pagmamanupaktura, walang alinlangan na ang kanilang mga pamamaraan ay iba sa iyong departamento ng pagbebenta at sa iyong departamento sa marketing. Sa pamamagitan ng pagsusulat ng mga pang-araw-araw na pamamaraan para sa bawat lugar ng iyong negosyo, makakatulong ka sa paglipat ng mga bagong empleyado nang mas mabilis at makagagabay ng napapanahong kawani kapag nakalimutan nila kung paano gagawa ng isang tiyak na gawain. Ang pagkakaroon ng isang lugar ng reference ay tumutulong din sa iyo na subaybayan ang lahat ng bagay sa iyong negosyo. Ang ilang mga tanggapan na may maraming mga tier ng kawani ay maaaring pumili upang isama ang isang tsart ng organisasyon upang ang lahat ay malaman kung ano ang kanilang papel sa loob ng mas malaking larawan ng kumpanya.
Pagpapanatiling Buksan ang Mga Linya ng Komunikasyon
Maaaring ma-update ang iyong mga alituntunin tuwing kailangang maisama ang isang bagong mahahalagang elemento. Hindi nila kailangang itakda sa bato. Tiyakin na nakikipag-usap ka sa iyong mga tauhan sa isang regular na batayan kapag nagdagdag ka ng anumang bagay sa mga pamamaraan sa opisina o sa iyong opisina ng manu-manong. Bilang karagdagan, ang lahat ng iyong mga gawi sa opisina ay dapat madaling ma-access. Siguraduhing alam ng iyong kawani kung saan sila maaaring humingi ng tulong kung mayroon silang katanungan tungkol sa oras ng bakasyon, paggamit ng cell phone, kompensasyon ng manggagawa o anumang iba pang modernong tungkulin sa opisina.
