Ang mga hawak ng kredito ay kadalasang kinakailangan kapag ang mga customer ay hindi nagbabayad gaya ng napagkasunduan. Ang pagpipigil ay humahadlang sa kostumer mula sa pagbili ng mga karagdagang kalakal o serbisyo hanggang makatanggap ka ng pagbabayad. Gayunpaman, ang sulat ay nangangailangan ng maingat na pagsasaalang-alang upang matupad nito ang layunin ng pagkolekta sa account habang pinapanatili ang client bilang isang customer. Posible na ang ilang mga customer na nababahala sa pamamagitan ng isang credit account hold account ay maaaring tumagal ng kanilang negosyo sa ibang lugar. Iyan ang dahilan kung bakit mahalaga ang iba pang mga posibilidad para sa pagkolekta bago ipadala ang sulat bilang isang huling paraan.
Suriin ang kasaysayan ng pagbabayad sa account. Kumpirmahin na ang customer ay nakatanggap ng maraming mga paalala sa pagbabayad sa pamamagitan ng koreo at sa pamamagitan ng telepono.
Isulat ang sulat gamit ang isang pang-unawa ngunit malakas na tono habang nagpapakita ka ng pagpapahalaga sa customer habang iginigiit ang pagbabayad. Sa unang talata, pasalamatan ang customer para sa pagsuporta sa iyong negosyo, at kilalanin na ang matigas na pang-ekonomiyang panahon o iba pang mga dahilan ay maaaring maging sanhi ng anumang customer na mahulog sa likod sa isang account.
Ipahayag ang credit hold sa unang pangungusap sa ikalawang talata upang ito ay nag-iisa para sa diin. Isulat na, "Gayunpaman, ikinalulungkot ko na dapat naming suspindihin agad ang iyong credit dahil sa hindi pagbabayad." O gumamit ng iba't ibang mga salita na nagpapahiwatig ng parehong mensahe.
Detalye ng balanse dahil sa ikatlong talata at sabihin nang eksakto kung ano ang dapat mangyari upang iangat ang hold credit. Magbigay ng isang deadline para sa pagbabayad at sabihin sa customer na ang pagtatalaga sa isang utang kolektor ay posible.
Tapusin ang sulat sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa customer para sa kanyang katapatan. Ilagay ang iyong direktang numero ng telepono sa sulat at anyayahan ang kostumer na tumawag upang talakayin ang mga pagsasaayos sa pagbabayad.
