Ang mga maiikling ulat ay isang epektibong kasangkapan ng pakikipag-usap sa isang pangkalahatang tagapamahala, na karaniwang isang abala na tagapagpaganap. Maaari silang magamit upang mag-ulat sa pag-usad ng isang proyekto, lingguhan o buwanang pagpapakita ng pananalapi, o mga ulat sa mga operasyon ng produksyon. Hindi tulad ng mga komprehensibong ulat na nangangailangan ng malawak na pananaliksik at mga detalye, ang mga maikling ulat ay nangangailangan lamang ng pangunahing ngunit pinakamahalagang impormasyon. Ang pagsulat ng isang maikling ulat ay sumusunod sa isang katulad na estilo ng pagsusulat ng ulat, maliban na ang buod, background, nilalaman, konklusyon o mga rekomendasyon ay maigsi.
Ipunin ang data na may kinalaman sa proyektong tungkol sa kung saan ka nag-uulat. Gawin ito sa pamamagitan ng paggamit ng magagamit na data, tulad ng mga ulat sa pananalapi, mga ulat ng pagiging posible at mga survey na naidulot na. Gumamit ng mga kaugnay na materyal na sanggunian, tulad ng mga libro o impormasyon mula sa matalinong mga third party, tulad ng mga eksperto sa industriya bilang data para sa iyong ulat.
I-type ang petsa, ang pangalan ng pangkalahatang tagapangasiwa kung kanino ikaw ay nagpapadala ng ulat, ang iyong pangalan, ang iyong lagda at ang paksa ng ulat sa kaliwang sulok sa itaas ng papel.
Ibigay ang buod ng mga nilalaman ng ulat sa madaling sabi sa pamamagitan ng pagpapahiwatig ng problema, mga natuklasan, pag-usad sa ngayon o isang panukala upang malutas ang problema. Bigyang-diin kung ano ang inaasahan mo ay ang mga benepisyo ng proyekto.
Ilarawan ang background sa pamamagitan ng pagsulat ng isang maikling kasaysayan ng patuloy na proyekto o gawain sa negosyo tungkol sa kung saan ka nag-uulat. Isama ang mga pangalan ng mga taong kasangkot sa gawain o proyekto, tulad ng mga miyembro ng koponan ng proyekto, trainer o mga lider ng departamento. Magbigay ng karagdagang paliwanag kung ano ang tungkol sa gawain o proyekto.
Isulat ang katawan o nilalaman ng ulat sa pamamagitan ng pagsasama ng mga natuklasan at data na natipon sa Hakbang 1. Magbigay ng isang maikling pagtatasa ng mga natuklasan at sabihin kung ano ang ibig sabihin nito sa pangkalahatang proyekto at sa negosyo. Isama ang mga tsart, mga questionnaire, mga survey at mga sanggunian sa ulat upang suportahan ang iyong pagsusuri.
Gumuhit ng isang konklusyon sa pamamagitan ng maikling pagpapahayag ng katayuan ng isang proyekto o gawain. Magbigay lamang ng mga rekomendasyon kung hiniling ng pangkalahatang tagapangasiwa ito. Bigyan ang tungkol sa dalawang maikli at pinakamahalagang rekomendasyon na nagbubuod sa lahat ng iba pang mga rekomendasyon na hindi mo malista sa mas mahabang ulat.
Mga Tip
-
Kahit na isang maikling, ang ulat ay hindi dapat iwanan ang mambabasa sa mga hindi nasagot na mga tanong. Magbigay ng lahat ng kinakailangang impormasyon sa malinaw at tumpak na wika.
