Ang isang invoice ay isang tool sa komunikasyon na nagsasabi sa iyong mga customer kung ano ang iyong ibinigay para sa kanila, kung magkano ang mga gastos at kung paano dapat sila magbayad. Ang mga invoice ay maaaring kasing simple ng isang sulat-kamay na sheet na may ilang mga notations o maaari silang maging sopistikadong, propesyonal na dinisenyo computerized dokumento. Ang mga malinaw at nagbibigay-kaalaman na mga invoice ay nagbibigay ng kredibilidad ng iyong kumpanya sa iyong mga customer. Tinutulungan ka rin nila na magbayad nang mas maaga sa halip na sa ibang pagkakataon sa pamamagitan ng pagpapaalam sa iyong mga kostumer kung inaasahan mong sila ay magpadala.
Mga Numero ng Invoice
Ang mga invoice ay nakasulat sa kasunod na order, at ang isang numero ng invoice ay tumutulong sa iyo upang mahanap o sumangguni sa isang partikular na invoice sa isang pagkakasunud-sunod. Kung ang iyong mga invoice ay hindi nakakompyuter, i-file ang mga ito sa pagkakasunud-sunod na iyong isisyu sa kanila upang madali mong mahanap ang invoice na kailangan mo. Kung bumili ka ng mga pad ng mga invoice na pinupuno mo sa pamamagitan ng kamay, magkakaroon sila ng mga preprinted na numero, at ang mga invoice ay magkakasama upang hindi mo kailangang gumawa ng anumang dagdag na trabaho upang panatilihin ang mga ito sa pagkakasunud-sunod. Kung gumagawa ka ng mga nakompyuter na mga invoice na gumagamit ng software tulad ng QuickBooks o Square, gagawin ng programa ang trabaho para sa iyo at isusumite ang iyong mga invoice sa pagkakasunud-sunod.
Kapag kailangan mong mag-refer pabalik sa isang invoice, tulad ng kung may isang katanungan tungkol sa pagbabayad o kung nakatanggap ka ng isang tseke at nais na markahan ang invoice bilang bayad, hanapin lamang ito sa pamamagitan ng numero ng invoice. Maaari mong simulan ang iyong pagkakasunud-sunod ng mga invoice sa anumang numero na pinili mo kahit na kung isinusulat mo ang iyong unang invoice, maaari mong bigyan ito ng isang mas mataas na numero upang gawing mas matatag ang iyong kumpanya.
Ano ang dapat sa isang Invoice?
Bukod sa numero ng invoice, kailangang isama ng isang invoice ang lahat ng kailangan mo upang ihatid ang kinakailangang impormasyon sa iyong kostumer upang mabayaran mo. Bilang karagdagan sa pagiging isang abiso ng isang angkop na halaga, ang isang invoice ay isang kapaki-pakinabang na tool sa sanggunian para sa mga customer na kailangang malaman kung ano ang natanggap nila at sa anong dami. Isama sa iyong invoice:
- Pangalan ng iyong kumpanya, address, numero ng telepono at email.
- Ang petsa na isinulat ang invoice o ang petsa na naihatid ang produkto. Gumamit ng isang dating sistema o iba pang, ngunit maging pare-pareho.
- Pangalan ng iyong kustomer at address ng pagsingil.
- Ang address ng pagpapadala ng iyong customer.
- Ang dami ng bawat item na iniutos, ang pangalan o numero ng imbentaryo ng bawat item na iniutos, ang presyo ng unit ng bawat item na iniutos at ang kabuuang presyo ng bawat item, kinakalkula sa pamamagitan ng pag-multiply ng dami ng presyo ng unit.
- Ang kabuuang halaga na dapat bayaran para sa lahat ng mga item sa invoice.
- Buwis sa pagbebenta dahil, kung naaangkop.
- Mga tuntunin sa pagbabayad, tulad ng cash sa paghahatid o net 15 (15 araw upang bayaran).
Paggamit ng mga Invoice para sa Mabilis na Pagbabayad
Ang kaunting pag-iisip at pag-aalaga kapag ang paglikha ng mga invoice ay makakatulong sa iyo na mabayaran nang mas mabilis at tuluy-tuloy. Ang mas maaga mong ipadala ang iyong invoice, mas maaga ang iyong customer ay malaman kung magkano upang magbayad at kapag ang bayad ay dapat bayaran. Bagaman ang mga tuntunin sa pagbabayad tulad ng haba ng oras sa pagitan ng paghahatid at pagbabayad ay karaniwang nauugnay nang maaga, ang paglalahad ng mga tuntuning ito nang malinaw at nakikitang sa invoice ay maaaring magsilbing isang kapaki-pakinabang na paalala. Kung ang iyong customer ay nasa likod ng pagbabayad para sa mga naunang mga invoice, kabilang ang kabuuang halaga na dapat bayaran sa kasalukuyang invoice ay maaaring mapabilis ang pagbabayad sa pamamagitan ng pagse-save sa customer ang hakbang ng pagtingin ng mga nakaraang balanseng dapat bayaran.
