Sa isang kapaligiran sa opisina mahalaga na palaging mapanatili ang isang propesyonal na kilos. Ang oras ay mahalaga at ang bawat pagtatangka ay dapat na dumating sa oras. Maliban kung ikaw ay umaasa sa isang mahalagang tawag, ang mga cell phone ay dapat na naka-off o itakda sa vibrate upang hindi maputol ang opisina. Magsuot ng tamang damit para sa uri ng negosyo na isinasagawa. Halimbawa ang suot na maong sa isang propesyonal na kapaligiran sa opisina ay itinuturing na hindi naaangkop, ngunit ang maong ay maaaring katanggap-tanggap na kasuutan sa isang tanggapan ng konstruksiyon.
Serbisyo ng Kostumer
Ang isa sa mga pinakamahalagang bagay sa mga pamamaraan sa opisina ay kung paano ginagamot ang mga customer kapag nag-telepono o bumisita sa opisina.
Kapag nakikipag-ugnayan sa mga customer sa personal ay isang magandang ideya na batiin ang tao ng isang ngiti at maging matulungin sa kanilang mga pangangailangan. Kung ang isang customer ay dumating sa may isang reklamo makinig ng mabuti ngunit hindi maging nagtatanggol, confrontational o makakuha ng mapataob, ito ay maglingkod lamang upang palakasin ang sitwasyon. Ipakita ang tunay na pag-aalala kahit na ekspresyon ng mukha o wika ng katawan, kapag ang isang customer ay nagrereklamo. Kung ang customer ay ranting, payagan ang mga ito upang sumigaw - huwag subukan na ihinto ang mga ito o makipag-usap sa mga ito. Sa sandaling tininigan nila ang kanilang reklamo, tahimik na tumugon sa pamamagitan ng pagsasabi sa kanila kung ano ang iyong pinaplano na gawin upang tulungan sila o kung kanino iyong babanggitin ang mga ito at kung paano matutulungan ang taong iyon sa paglutas ng problema.
Telepono ng Etiquette
Dahil ang tao sa kabilang dulo ng linya ay hindi makakakita sa iyo, ang mga telepono ay dapat na masagot sa isang pagtaas ng paraan. Dapat na marinig ng tao sa kabilang dulo ang "ngiti" sa iyong boses. Laging sagutin ang mga papasok na tawag sa pangalan ng kumpanya na inaalagaan upang ipahayag ang pangalan ng kumpanya upang ito ay maliwanag. Minsan ito ay kinakailangan upang i-screen ang mga tawag bago ipadala ang mga ito sa tatanggap. Gawin ang bawat pagtatangka upang makuha ang tamang pangalan ng tao. Magtabi ng isang notepad magamit upang isulat ang pangalan ng tumatawag sa kaso ng mga pagkagambala o ang tatanggap ay hindi sumagot at ang tawag ay nakabalik sa likod. Magiging posible ito upang matugunan nang direkta ang tumatawag.
Pakikipag-ugnayan sa Iba pang mga Empleyado
Hindi kailanman isang magandang ideya na pag-usapan ang mga personal na isyu sa ibang mga empleyado o makibahagi sa tsismis sa opisina. Ang politika at relihiyon ay dapat na iwasan bilang mga paksa ng pakikipag-usap sa opisina.
Laging maging magalang kapag tinutugunan ang iba pang mga empleyado. Ang isang mahusay na tuntunin-ng-hinlalaki ay kung ang taong iyong tinutugunan ay isang subordinate na ito ay OK upang matugunan ang mga ito sa pamamagitan ng kanilang unang pangalan, ngunit ang isang superbisor o tagapamahala ay dapat na direksiyon bilang G. o Ms maliban kung hinihiling nila na matugunan ng kanilang unang pangalan.
Organisasyon
Ang lugar ng trabaho ay dapat laging malinis, malinis at maayos. Kung ikaw ay may sakit o malayo sa opisina para sa anumang kadahilanan, maaaring kailanganin ng isang tao na kunin ang impormasyon mula sa iyong desk at hindi dapat magkaroon ng "rummage" sa lahat ng bagay sa iyong lugar ng trabaho upang makita kung ano ang hinahanap nila. Mahalaga rin na huwag itago ang mga personal na item sa o sa iyong desk dahil ang isang tao na di-sinasadyang "natisod" sa isang bagay na ayaw mong maging pampubliko.
Pansin sa Detalye
Kung ang trabaho ay nangangailangan ng ilang hakbang upang makumpleto, magandang ideya na gumawa ng isang checklist at suriin ang bawat item kapag nakumpleto na ito. Hindi mahalaga kung anong mga tungkulin ang itinalaga nang malapit sa pansin sa detalye ay napakahalaga sa paggawa ng isang mahusay na trabaho.
Kung ang paglikha ng dokumento ay isang bahagi ng trabaho, siguraduhin na magpatakbo ng spell at grammar check sa bawat dokumento. Anuman ang kinakailangan ng trabaho, ito ay palaging isang magandang ideya na i-double-check ang trabaho bago i-on ito.
