Lahat kami ay nagtrabaho sa magulong opisina - mga papel at iba pang mga materyales na nakasalansan sa mga stack, kawani ay bigo at hindi sigurado tungkol sa kanilang mga responsibilidad, at pamamahala ay hindi masaya sa kung ano ang mga kawani ay nakakakuha ng tapos na. Paano mo mapapatakbo nang maayos ang opisina? Ang pagkakaroon ng mga malinaw na pamamaraan para sa mga kawani na sundin ay makakatulong sa lahat ng iba pa sa lugar - magkakaroon ka ng mas malinis na opisina, mas maligaya at mas produktibong kawani, at mas mahusay na mga tagapamahala sa walang oras.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Computer
-
Papel
-
Kuwaderno
Lumikha ng Protocol
Pag-aralan ang mga lugar ng samahan na hindi malinaw sa pamamagitan ng pagsulat ng isang survey at surveying staff. Tanungin ang mga tauhan kung ano ang mga ito ay hindi maliwanag tungkol sa, maging ito man ang kanilang papel at responsibilidad, kung sino ang kanilang iniuulat, o kung paano maayos ang ilang mga pamamaraan.
Gumawa ng isang handbook ng empleyado batay sa kung anong mga empleyado ang nangangailangan ng paglilinaw. Kasama rin sa mga karaniwang patakaran ng kumpanya, kabilang ang impormasyon tungkol sa kapaligiran ng opisina. Kinakailangang malaman ng mga tauhan na ang mga papeles ay kailangang isampa sa isang napapanahong paraan, upang ituwid ang kanilang mga mesa bago umalis sa trabaho, at gawin ang kanilang bahagi upang lumikha ng malinis na workspace.
Gumawa ng mga standard operating procedure, o SOP. Ang mga SOP ay nakasulat na mga tagubilin na tumutukoy sa kung sino, ano, saan, bakit, at kung paano sa bawat gawain. Gumawa ng SOP para sa bawat gawain na nais mong sundin ng kawani. Isama ang buod ng talata tungkol sa proseso, hakbang-hakbang na mga tagubilin kung paano ito gagawin, at isang listahan ng mga mapagkukunan kung kailangan nila ng karagdagang impormasyon. Isama ang isang petsa sa hinaharap, 6 hanggang 12 buwan ang layo, kung susuriin at ma-update ang SOP na ito. Isama din ang pangalan at mga detalye ng pagkontak para sa taong nasa organisasyon na responsable para sa pamamaraang iyon - sa paraang iyon, alam ng kawani kung sino ang makipag-ugnay para sa higit pang impormasyon. Ilagay ang lahat ng mga SOP sa isang kuwaderno at gawin itong naa-access sa lahat ng kawani upang tumingin sila ng isang pamamaraan kung kailangan nila upang suriin ang isang bagay. Sumulat ng mga bagong SOP para sa mga bagong pamamaraan na lumitaw at idagdag ang mga ito sa aklat.
Train Staff at Kumuha ng Organisasyon
Bigyan ang handbook ng empleyado sa lahat ng kasalukuyang empleyado sa oras na natapos na ito at sa mga bagong empleyado kapag sila ay tinanggap. Maaaring mapabuti ng mga empleyado ang paraan ng pagpapatakbo ng opisina kung alam nila kung ano ang inaasahan sa kanila.
Sanayin ang mga empleyado sa lahat ng mga SOP na nalalapat sa kanila. Magkaroon ng tauhan ng tao na may pananagutan para sa pamamaraan na sanayin ang ibang kawani nang isa-isa o sa isang grupo. Magsanay ng mga tauhan sa lahat ng mga pamamaraan pagkatapos na sila ay binuo, kaya ang mga tauhan ay malinaw sa kung ano ang inaasahan sa kanila kapag ginagawa ang pamamaraang iyon.
Maghanda ng isang araw ng paglilinis ng lahat ng kawani upang maorganisa ang opisina. Hindi ito dapat gawin madalas. Matapos basahin ang handbook ng empleyado at sinanay sa mga bagong SOP, dapat magkaroon ng malinaw na ideya ang mga kawani kung ano ang gagawin.
Mga Tip
-
Dalhin ang mga tauhan sa isang retiradong out-of-office para sa karagdagang pagsasanay.
