Ang memo ng ulat ng mga pag-andar ng pahina ng transmittal ay halos tulad ng resumé cover letter. Isipin ito bilang iyong personal na pitch sa mambabasa. Isulat kung ano ang sasabihin mo sa tatanggap kung ipinapadala mo ang ulat sa kanya sa personal, ngunit unang tipunin ang iyong mga iniisip.
Bago ka magsulat, mahalaga na tukuyin kung ano ang nais mong sabihin. Tukuyin ang iyong tagapakinig at suriin ang kanilang mga partikular na pangangailangan at nais. Isaalang-alang ang mga puntong ito kapag ang pag-draft ng isang memo ng transmittal at ang natitirang bahagi ng iyong ulat o panukala.
I-address ang memo ng transmittal gamit ang simpleng memo na format. Kung may template ng memo ang iyong organisasyon gamitin ito. Kung hindi gamitin ang setup na ito bilang panimulang punto:
MEMORANDUM
Sa: Pangalan at pamagat ng tatanggap Mula sa: Ang iyong pangalan at pamagat Petsa: Petsa ng pag-on mo sa iyong ulat Paksa: Pangalan ng ulat
Sumulat ng isang pambungad na pahayag. "Narito ang ulat na iyong hiniling tungkol …" halimbawa. Hindi na kailangang matagal. Ang isang pares ng mga simpleng pangungusap ay makukuha ang trabaho. Gamitin ang format ng block ng negosyo para sa talatang ito at ang natitirang bahagi ng iyong memo. Maglagay ng isang matigas na pagbabalik, o blangkong puwang, sa pagitan ng bawat talata, ngunit huwag tab o indent bago simulan ang isang bagong seksyon.
Sumulat ng pambungad na talata. Ilarawan ang saklaw ng ulat, eksakto kung ano ang sasaklawin nito at kung paano mo tinipon ang iyong impormasyon.
Isulat ang katawan ng memo. Ipaliwanag kung gaano kapaki-pakinabang ang ulat para sa mambabasa. Ipakita ang iyong mga pangunahing konklusyon at i-highlight ang mga kagiliw-giliw na natuklasan o mga kabanata ng partikular na interes sa iyong madla. Ang anumang impormasyon na gagawing mas kapaki-pakinabang o maa-access ng ulat sa iyong mambabasa ay maaaring maisama sa seksyon na ito. Maaari mo ring gumawa ng mga mungkahi para sa karagdagang pananaliksik.
Gumawa ng isang panapos na talata. Sumulat ng maikling tala ng salamat sa iyong mambabasa at kilalanin ang anumang malaking tulong na natanggap mo mula sa mga katrabaho. Gayundin, mag-alok na linawin ang anumang mga punto o gumawa ng karagdagang trabaho kung kinakailangan.
Lagyan ng tsek ang dokumento para sa mga pagbabaybay at mga balarila ng grammar.
Magkaroon ng isang kasamahan na pinagkakatiwalaan mo sa pag-proofread ang iyong trabaho. Ang kanyang sariwang mga mata ay magiging zero sa nakalilito na pagsasalita at typos.
Gumawa ng anumang mga kinakailangang pagbabago at isama ang mga mungkahi ng iyong tagapagbigay ng proofreader.
Ipasok ang iyong nakumpletong memo ng pagpapadala sa natitirang bahagi ng iyong ulat. Ilagay ito mismo bago ang talaan ng mga nilalaman at pagkatapos ng pahina ng pamagat ng ulat.
Mga Tip
-
Isulat ang memo ng transmittal at iba pang mga prefatory na bahagi ng iyong ulat sa huling, dahil tinutukoy nila pabalik sa natitirang bahagi ng dokumento.
Babala
Ang mga memo ng transmittal ay ginagamit lamang para sa mga panloob na dokumento. Kung ang iyong ulat ay inilaan para sa isang madla sa labas, tulad ng isang potensyal na kliyente, magsulat ng sulat ng pagpapadala sa halip. Ang impormasyon ay magkapareho ngunit gumamit ng form ng sulat sa negosyo upang matugunan ang iyong dokumento.
